秘書人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)有哪些
在社會經(jīng)濟發(fā)展的需求下,秘書人員必須具備工作的基本素質(zhì),具體是哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)文章內(nèi)容。
秘書應(yīng)具備的基本職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德是秘書人員從業(yè)立業(yè)之根本。秘書相對其他職業(yè)而言,最接近決策層,領(lǐng)導(dǎo)層,甚至直接參與其中,知密多、知密早、知密深,如果一旦道德淪喪,造成的損失無法估量。因此,秘書人員的職業(yè)道德修養(yǎng)尤其重要。秘書的職業(yè)道德,體現(xiàn)在“忠、信、勤、廉、儉”五個方面。
(一)忠于職守。作為文秘人員,要忠誠于職守、忠誠于集體?,F(xiàn)實生活中有這樣的情況,有的同志僅僅對某個人忠心,處處偏重某個人,甚至無視組織原則和組織紀(jì)律,而搞得領(lǐng)導(dǎo)之間不團結(jié)。不可否認,由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因,一個秘書人員同哪位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系緊一點,感情深一點,這很正常。但是在實施服務(wù)時,都要盡心盡力;在原則問題上,都要一視同仁;在協(xié)調(diào)工作中,都要按規(guī)矩和程序辦事。只有這樣,才不會引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿,造成領(lǐng)導(dǎo)之間的隔閡,才不會出現(xiàn)所謂的“排錯隊”、“跟錯人”,領(lǐng)導(dǎo)和組織就會誠心待你、放心用你。
(二)恪守信用。秘書人員作為決策者和執(zhí)行者間的橋梁,負責(zé)綜合協(xié)調(diào),擔(dān)負著上傳下達和在領(lǐng)導(dǎo)之間傳遞工作意見的重要使命。因此,在傳達指示、傳遞意見、反映情況都要重事實,做到準(zhǔn)確無誤。否則就可能影響工作的展開,甚至導(dǎo)致重大決策的失誤。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言,一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到,遇到曲折變化,要事先說明原因,使人信服。嚴(yán)守機密。秘書人員一個顯著的特點,是掌握的機密較多,因此,要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機密的職業(yè)道德,自覺加強保密觀念。做到不該看的不看,不該打聽的不打聽,不該問的不問。在一般場合避免談?wù)撽P(guān)于工作上的事情。
(三)業(yè)精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤,就是善于觀察,善于發(fā)現(xiàn),由此及彼、由表及里,及時掌握事情真實動態(tài),分析利弊,去偽存真,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實有利的依據(jù);手勤,就是要多動手,多做事,會做事,善成事,以一絲不茍、心細如發(fā)的工作態(tài)度,主動拾遺補缺,做到不誤事、不出事、不亂事,進而成大事;腳勤,就是要多深入基層,搞調(diào)查研究,抓督查落實,了解實情,反映實際,掌握第一手資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實可靠、實事求是的依據(jù);腦勤,就是要勤于思考,善于思索,錘煉思維,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,想領(lǐng)導(dǎo)之未想,為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)、參好謀、成好事。
(四)廉潔奉公。不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公,是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn),是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則,不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利,不搞你給我一點“好處”,我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以整體利益為重,自覺奉獻,不為名利所動,以自己的實際行動抵制和反對不正之風(fēng)。
(五)儉以養(yǎng)德。秘書要耐得住寂寞,安得退屈,不慕榮華,寵辱不驚。古人常說,良田千頃,一日三餐,廣廈萬間,微驅(qū)八尺。做秘書不能貪得無厭,更不能夜夜笙歌,花天酒地。要靜以修身,儉以養(yǎng)德,把事業(yè)看得重一些,把名利看得淡一些,把個人得失看得輕一些。人無千日好,花無百日紅,陰晴圓缺,潮漲潮落,秘書無論順逆都應(yīng)保持一顆平常之心,不以物喜,不以己悲,固守住做人的底線,千萬不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。
秘書應(yīng)具備的基本職業(yè)能力素質(zhì)
良好的職業(yè)道德是秘書人員在知識經(jīng)濟時代得以立足的一個重要條件,而個人的職業(yè)能力,則直接影響到工作的質(zhì)量和效率??梢哉f,能力是新時代秘書人員邁向成功的保證。
(一)深厚的文字功底。秘書人員工作中的一個重要任務(wù),就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,秘書人員必須具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn),要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實的內(nèi)容,并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)洗煉的文字表達能力。
(二)熟練的操作能力。隨著科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,秘書的傳統(tǒng)工作方式有了根本性的轉(zhuǎn)變,如,信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高;計算機、掃描儀、復(fù)印機、投影儀、電視會議系統(tǒng)、圖像編輯軟件、公司局域網(wǎng)等數(shù)字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運用,不僅提高了秘書人員的辦事效率,也增強了秘書人員事務(wù)處理的準(zhǔn)確性,同時對秘書人員的辦公自動化操作能力也提出了更高的要求,即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術(shù)操作系統(tǒng),為日常工作的處理提供便利化的技術(shù)操作服務(wù)。
(三)較強的組織能力。現(xiàn)代的秘書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求,秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點,統(tǒng)籌安排工作。
(四)良好的溝通能力。秘書的工作比較復(fù)雜,要相當(dāng)好秘書這個角色,就要學(xué)會處理方方面面的關(guān)系,分析某項工作的相關(guān)因素,解決和處理其相關(guān)方面的事項,以達到溝通協(xié)調(diào)目的。在各職能部門之間,通過秘書的協(xié)調(diào),明確職責(zé)、合理分工、相互配合。溝通協(xié)調(diào)中經(jīng)常會出現(xiàn)被協(xié)調(diào)者各方在認識和觀點上的分歧,有時可能會相當(dāng)大。溝通協(xié)調(diào)者應(yīng)采取求同存異,在分歧中找共同點,提出雙方能接受的方案,促使溝通協(xié)調(diào)成功。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快,在開展各項工作時,更加游刃有余,還會使一個企業(yè)的效益在無形中得到進一步提高。
(五)敏捷的應(yīng)變能力。秘書的一個主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù),減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要秘書的隨機應(yīng)變。在一些正式或非正式場合中,秘書是上司的代表和發(fā)言人,這要求秘書默契的配合上司,幫上司打圓場,為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關(guān)系。在面對一些緊急情況時,有良好的應(yīng)變能力并能在短時間內(nèi)作出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
總之,文秘工作是一項綜合性的標(biāo)準(zhǔn)性非常強的工作,從事這項工作的人員必須具備較高的綜合素質(zhì),才能更好地完成工作。作為一名文秘工作人員,必須立足實際,認真學(xué)習(xí),勇于實踐,善于總結(jié),不斷提高,才能真正成為一名稱職的文秘工作者。
秘書的基本職責(zé)
大致也有以下11個方面:
日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)
接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)
會議事務(wù)(會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等)
行政事務(wù)
信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)
調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息,提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)
文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)
寫作事務(wù)(各種文體的寫作)
協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況)
其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)
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