如何做好溝通工作前的工作
如何做好溝通工作前的工作
如何做好溝通工作前的工作?做好溝通工作前的工作的方法有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了做好溝通工作前的工作的方法，供你閱讀參考。
工作中的溝通方法1、做好“三不”
首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說(shuō)過(guò)，沒(méi)有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位，要面對(duì)層出不窮的新情況、新問(wèn)題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學(xué)會(huì)從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠(yuǎn)矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來(lái)。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了，辦公室的工作人員想問(wèn)題就更全面、更深刻了。同時(shí)也就會(huì)慢慢克服鼠目寸光、捉襟見(jiàn)肘、顧此失彼的被動(dòng)局面。另外要自覺(jué)的維護(hù)大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間，部門之間的團(tuán)結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。
其次，要超前運(yùn)籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)為，水無(wú)常形、物無(wú)橫勢(shì)、斗轉(zhuǎn)星移、事過(guò)境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢(shì)，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)形勢(shì)。萬(wàn)物的運(yùn)行皆有規(guī)律。古語(yǔ)言，凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運(yùn)籌的意識(shí)，例如制定工作預(yù)案、工作計(jì)劃等等。而且要明確工作的重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有條不紊、忙而有序的進(jìn)行。同時(shí)要密切注視工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)由于銜接不及時(shí)或其他難以預(yù)測(cè)到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動(dòng)”。有人說(shuō)沖動(dòng)是魔鬼，這一點(diǎn)也不假。人在沖動(dòng)的情況中，就會(huì)喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動(dòng)就會(huì)給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對(duì)方，并用換位思考來(lái)考慮共同面臨的問(wèn)題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
工作中的溝通方法2、處理好“四個(gè)統(tǒng)一”的關(guān)系
第一、處理好程序性與時(shí)效性的統(tǒng)一。無(wú)規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達(dá)到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會(huì)錯(cuò)失做事的最佳機(jī)會(huì)，影響工作的實(shí)際效果。為此，在做具體工作時(shí)要簡(jiǎn)化程序。尤其是對(duì)一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅(jiān)持時(shí)效第一，急事急辦的原則。有時(shí)甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問(wèn)題，再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外，危機(jī)時(shí)刻還可以臨時(shí)越級(jí)指揮或處理。有些事因找不到或來(lái)不及向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有時(shí)為了快速處理問(wèn)題減少中間環(huán)節(jié)，可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過(guò)中間部門而直接下達(dá)到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅(jiān)持時(shí)效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級(jí)之間的關(guān)系時(shí)，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級(jí)工作的難度。再者，由于體制和個(gè)人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個(gè)人利益的角度考慮，將對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)的服務(wù)割裂開來(lái)、對(duì)立起來(lái)。他們對(duì)上級(jí)曲意逢迎、阿諛?lè)畛校瑢?duì)下級(jí)傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實(shí)上講對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)結(jié)合起來(lái)，才能使服務(wù)更到位，更有效。所以，辦公室應(yīng)該對(duì)上級(jí)的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)要高度重視，作充分的準(zhǔn)備，全面領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，確保上級(jí)指示通過(guò)溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實(shí)。同時(shí)對(duì)下級(jí)要放下架子，拉下面子，要“不恥下問(wèn)”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問(wèn)題的解決與上級(jí)政策的順利的實(shí)施。
第三、處理好靜態(tài)與動(dòng)態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會(huì)、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過(guò)。辦公室管理中要堅(jiān)持靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相結(jié)合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實(shí)寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個(gè)道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學(xué)會(huì)在“動(dòng)”中聚精會(huì)神做事;在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識(shí)、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，才能出色地完成各項(xiàng)工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時(shí)，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅(jiān)定立場(chǎng)、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無(wú)原則的事，就會(huì)是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無(wú)力，單位也就毫無(wú)戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無(wú)法預(yù)料，所以辦公室必須隨時(shí)調(diào)整思想改變應(yīng)急對(duì)策，多做思考換位靈活應(yīng)對(duì)，堅(jiān)持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套，簡(jiǎn)單行事，這樣只會(huì)進(jìn)一步激化矛盾。在實(shí)際工作中只有把原則性與靈活性接起來(lái)取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，否則會(huì)給工作帶來(lái)不利的影響和結(jié)果。
工作中的溝通方法3、建立良好正常的人際關(guān)系
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當(dāng)局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關(guān)系。試想如果有一個(gè)在整個(gè)組織中人際關(guān)系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調(diào)的目標(biāo)就很容易達(dá)到了。美國(guó)人際關(guān)系學(xué)家卡耐基曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，良好的人際關(guān)系是一個(gè)人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務(wù)的同時(shí)還必須要建立良好的人際關(guān)系。具體就是要做好以下兩個(gè)方面：
首先、要學(xué)會(huì)感情聯(lián)絡(luò)法。人非草木，孰能無(wú)情? “感情投資是人際溝通中的潤(rùn)滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力。”感情投入有著其他方法難以達(dá)到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關(guān)系，使辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的順利實(shí)施。
其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對(duì)某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來(lái)說(shuō)，某一問(wèn)題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問(wèn)題，或這個(gè)問(wèn)題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。溝通協(xié)調(diào)工作就是要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂的“機(jī)”通常指人們對(duì)事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識(shí)與利用。在辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作中，如能有效地察機(jī)、識(shí)機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會(huì)以較少的勞動(dòng)獲得較大的成果。如對(duì)“機(jī)”熟視無(wú)睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會(huì)喪失良機(jī)，前功盡棄。“機(jī)”隨時(shí)隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無(wú)機(jī)時(shí)尋機(jī)，弱機(jī)時(shí)強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時(shí)乘機(jī)。得先機(jī)之利的工作人員不可忘記“見(jiàn)而不決，人將先發(fā);發(fā)而不繁，人將先收;難得者時(shí)，易失者機(jī)，迅而行之，速哉!”機(jī)不可失，失不在來(lái)，要及時(shí)溝通，相機(jī)協(xié)調(diào)。
工作中的溝通方法4、提高辦公室人員的自身素質(zhì)
辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調(diào)工作面廣量大，頭緒繁多。加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，具有本職工作相適應(yīng)的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。魏征說(shuō)：“求木之長(zhǎng)者，必固其根本;欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源。”溝通協(xié)調(diào)之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒(méi)有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來(lái)都會(huì)感到吃力，做溝通協(xié)調(diào)工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認(rèn)識(shí)自身素質(zhì)的高低對(duì)辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對(duì)性地提高自己，充實(shí)自我。
搞好素質(zhì)建設(shè)，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準(zhǔn)則方面的問(wèn)題。這是一個(gè)涉及政治方向、階級(jí)立場(chǎng)及工作原則的問(wèn)題。在辦公室溝通協(xié)調(diào)工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調(diào)好組織的工作為重，以整個(gè)組織的利益為重。為此，要加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力的強(qiáng)弱，與溝通協(xié)調(diào)的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)，多智才能多溝通協(xié)調(diào)，足智才能善溝通協(xié)調(diào)。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調(diào)之心，無(wú)溝通協(xié)調(diào)之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。
其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更不必說(shuō)是一個(gè)單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動(dòng)力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹(jǐn)小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調(diào)工作也就無(wú)法有新的進(jìn)展。
總之，搞好溝通協(xié)調(diào)工作既是提高辦公室整體工作水平的一個(gè)基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動(dòng)的一個(gè)“法寶”。只有充分認(rèn)識(shí)清楚了溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，準(zhǔn)確把握好溝通協(xié)調(diào)之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)，誠(chéng)心建立了良好正常的人際關(guān)系，切實(shí)提高了自身的素質(zhì)，才能適應(yīng)新世紀(jì)，新形勢(shì)對(duì)辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進(jìn)而做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作。
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