怎樣建立溝通協(xié)調機制與人溝通手法
怎樣建立溝通協(xié)調機制與人溝通手法
調工作是系統(tǒng)內(nèi)部運動不停頓的調節(jié)組合工作，也是深入細致的思想工作。下面學習啦小編整理了建立溝通協(xié)調機制的方法，供你閱讀參考。
建立溝通協(xié)調機制的方法：與人溝通手法
把握好角色，不越權越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。秘書工作者做協(xié)調工作時，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說，秘書工作者是代表領導做協(xié)調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問題。我們在與協(xié)調對象溝通，傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發(fā)揮，加進自以為和領導意見一致的內(nèi)容。
把握好方法，不以權壓人
在工作協(xié)調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調者意見難以統(tǒng)一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。因為協(xié)調的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽各方意見，即便是錯誤的要求，也要考慮有無合理因素。不能因為你是協(xié)調的主持者，就以領導自居，自以為是，“老子天下第二”，聽到不同聲音就給以顏色，進行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調工作制造障礙。
把握好分寸，不把簡單的問題復雜化
在協(xié)調工作中，既不要把復雜的問題作簡單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡單的問題復雜化，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調的事，幾乎無時不有，但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調節(jié)的問題，說幾句調節(jié)的話，甚至開一個幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。有些矛盾在未激化前，做點幕后工作就可緩解。就協(xié)調而言，涉及重大原則的事，權力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。但一般的，發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開解決，能會下協(xié)調的就不開協(xié)調會，即便需要開會協(xié)調的，也應在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
把握好火候，既不失時機也不急于求成
要搞好協(xié)調，時機十分重要。機不可失，時不再來。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們及時出面理順關系，就可一呼百應。相反，時機不成熟，十分勉強地去統(tǒng)一認識，統(tǒng)一行動，反而會擴大矛盾，形成誤解或成見。有的同志急于完成領導交辦的任務，在有關部門毫無思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結果形成了僵持的態(tài)勢。有的雖然勉強讓步，但并不服氣，在落實時扯皮推諉，影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。
建立溝通協(xié)調機制的方法：辦公室溝通技巧
1、溝通協(xié)調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”
每個黨政機關與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協(xié)調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務、管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機構尤其是如此。著名管理學家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起,以實現(xiàn)共同目標的手段”。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢?這就需要溝通協(xié)調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現(xiàn)。
2、溝通協(xié)調是領導者激勵下屬，實現(xiàn)其職能的基本途徑
一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現(xiàn)領導的職能?領導環(huán)境理論認為，領導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協(xié)調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。
3、溝通協(xié)調是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁
無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結合人民的要求調整政策，承擔自己應盡的社會責任。有時公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調相互之間的關系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。
溝通協(xié)調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協(xié)調工作的重要性，把溝通協(xié)調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。
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