公司應(yīng)該如何與內(nèi)部公眾溝通
公司應(yīng)該如何與內(nèi)部公眾溝通
在公司快速發(fā)展的過程中，如何確保公司內(nèi)部暢通有效的溝通?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了公司與內(nèi)部公眾溝通的方法，供你閱讀參考。
公司與內(nèi)部公眾溝通的方法：“有意見直接提”工作例會(huì)
在公司招聘時(shí)，他們只要那些善于提出和接受意見反饋的人。這些人往往敢于對他們所從事的工作提出質(zhì)疑，如果對產(chǎn)品有什么問題和意見，他們會(huì)直接提出來，不會(huì)藏著掖著。此外，他們還能夠建設(shè)性地接受別人的批評。公司設(shè)立了“有意見直接提”工作例會(huì)。每周五下午，公司的所有團(tuán)隊(duì)成員都會(huì)聚集在一起參加這個(gè)會(huì)議，每個(gè)人都可以在會(huì)上直接分享自己的想法、訴說自己的苦衷、提出自己的反對意見以及對工作的不同看法。這里只談事，不談人。
URX公司的很多問題都是在“有問題直接提”工作例會(huì)上解決的，包括URX 是否應(yīng)該和某個(gè)客戶合作、員工的休假制度的制定等。對員工提出的所有意見反饋，URX的領(lǐng)導(dǎo)層都會(huì)作出積極回應(yīng)。
Milinovich說，在一次工作例會(huì)上，有個(gè)員工表示，每次想休假都不好意思向公司提，因?yàn)楣镜膭?chuàng)始團(tuán)隊(duì)成員都沒有休假的，而對于員工休假，公司也沒有明文規(guī)定。了解了這位員工提出的這個(gè)問題后，我們又向其他員工了解他們是否也有同樣的感受，經(jīng)了解后發(fā)現(xiàn)大部分員工都有同樣感受。于是，我們便抽時(shí)間和這些員工一道制定了詳細(xì)的員工休假制度。
每次的“有意見直接提”工作例會(huì)的時(shí)間只有大約 1 個(gè)小時(shí)，因此我們鼓勵(lì)那些有問題和意見的員工直入主題，同時(shí)也鼓勵(lì)員工對他人提出的問題和意見積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，共同解決問題。
URX的領(lǐng)導(dǎo)層通常會(huì)用 GoogleModerator 提前搜集員工的問題和需要在工作例會(huì)上討論的話題，這樣他們可以提前準(zhǔn)備如何更好地回答員工提出的問題。在時(shí)間分配上也要考慮，如果搜集了 10個(gè)問題，那么在例會(huì)上我們在每個(gè)問題上只能花 5-6 分鐘的時(shí)間。
在“有意見直接提”工作例會(huì)上討論過的所有問題都會(huì)傳到URX 內(nèi)部的討論論壇。在論壇上，公司所有員工都能實(shí)時(shí)了解哪個(gè)問題是交由誰去完成的以及問題解決的進(jìn)展情況。問題一旦解決，它們的狀態(tài)就會(huì)更新為“完成”。
在公司目前的招聘中，“有意見直接提”工作例會(huì)也發(fā)揮了重要的作用。新員工在入職后的第一周都會(huì)被要求參加這個(gè)例會(huì)，如果他們一開始就能很好地融入其中，說明他們與公司文化是有一定的契合度的。有充滿好奇的新面孔和新聲音加入進(jìn)來可以為大家提供不同的看待問題和解決問題的視角。
還有一點(diǎn)非常重要，要以一種或大或小的慶祝勝利的方式來結(jié)束每次的例會(huì)。不管在過去一個(gè)小時(shí)的例會(huì)中碰到過什么問題，氣氛有多么緊張，要確保大家都以一種積極的狀態(tài)結(jié)束例會(huì)和過去一周的工作，這是非常有益的，因?yàn)樗o大家一個(gè)彼此鼓勵(lì)、祝賀和分享成績的機(jī)會(huì)。
公司與內(nèi)部公眾溝通的方法：技術(shù)講座
URX公司的所有團(tuán)隊(duì)成員都會(huì)被邀請參加各種技術(shù)講座，通常是在午餐時(shí)間，一周幾次。主講人通常是公司內(nèi)的某個(gè)員工，講座的內(nèi)容非常廣泛，可以以自己所從事的一個(gè)項(xiàng)目為主題，也可以是自己感覺非常有意思的任意一個(gè)話題。雖然這些講座都是自愿參加的，但每次講座都能吸引眾多的員工參加。
通過這種講座的方式可以加深同事間的了解。很多人愿意花很多時(shí)間去準(zhǔn)備自己的講座內(nèi)容，同時(shí)也會(huì)很耐心地與那些對自己講述的話題不是很了解的同事一起探討交流。講座這種方式也能夠很好地鍛煉員工的展示和教學(xué)能力，這對他們今后的職業(yè)發(fā)展都是非常有益的。
我們希望所有的員工都能深入理解整個(gè)團(tuán)隊(duì)正在從事的工作，包括所面臨的技術(shù)難題和市場反饋。技術(shù)講座能夠?qū)⑺袌F(tuán)隊(duì)成員聚集在一起，幫助他們加強(qiáng)對彼此的了解和對其他同事正在從事的工作的了解，同時(shí)也可以看看自己的同事都有哪些專長。
技術(shù)講座還能夠加強(qiáng)公司工程團(tuán)隊(duì)和營銷團(tuán)隊(duì)之間的溝通交流，他們在日常的工作中并沒有太多交流的機(jī)會(huì)。技術(shù)講座可以讓他們聚集在一個(gè)房間里圍繞一個(gè)話題進(jìn)行探討，這有利于相互間更好地交流與合作，以使公司的產(chǎn)品更好地滿足客戶的需求。
公司與內(nèi)部公眾溝通的方法：一對一單獨(dú)交流
Milinovich最重要的工作就是成為一個(gè)反饋回路，既是產(chǎn)品和市場間的反饋回路，也是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的反饋回路。這具體體現(xiàn)在他對一對一單獨(dú)交流的承諾。
從公司創(chuàng)建之初，Milinovich 就曾承諾，堅(jiān)持和公司的所有員工都定時(shí)進(jìn)行一對一的單獨(dú)交流，到現(xiàn)在還是如此。
很多時(shí)候，員工并不想在公開場合講述自己的意見和問題，但是，這些問題又是急需解決的。在這種情況下，一對一的單獨(dú)交流的重要性就凸現(xiàn)出來了。不過對于Milinovich而言，非常重要的一點(diǎn)就是要確保所有員工都知道和他們進(jìn)行 1 對 1 的單獨(dú)交流是安全和可靠的，只有這樣，員工才愿意敞開心扉，告訴你他們所遇到的問題和真實(shí)的感受。
Milinovich說，在一對一的單獨(dú)交流中，有的員工會(huì)深入談?wù)撟约核鶑氖鹿ぷ鞯那闆r，有的會(huì)談?wù)撚捎谇楦谢蚪】捣矫娴脑蚨鴽]能做好自己的工作，不管他們想談什么，我們都會(huì)認(rèn)真傾聽。總之，我們會(huì)鼓勵(lì)他們毫無保留地將自己遇到的問題告訴我們，這樣我們才能為他們提供幫助。
在單獨(dú)交流的時(shí)候，很多員工只是想知道，要想在公司獲得成功，他們是否在做正確的事情。沒有人比公司的CEO更適合來回答這類問題了。和公司員工進(jìn)行單獨(dú)交流可以讓他們時(shí)時(shí)都能把握公司的脈搏，了解員工的實(shí)際情況。
“沒有人愿意在一個(gè)需要時(shí)刻保持警惕的地方工作。我們的目標(biāo)就是讓員工盡早敞開心扉，放下警惕。”
要想讓員工敞開心扉，最好的辦法就是以身示范。在公司，Milinovich很愿意向員工敞開心扉，讓大家了解他的真實(shí)生活、所面臨的問題以及工作上的棘手難題等。
Milinovich表示，“當(dāng) URX 只有9-10 名員工的時(shí)候，我就認(rèn)識到，公司能夠反映出我自己的狀態(tài)。如果我焦慮不安，其他員工往往也會(huì)有同樣感受。我的狀態(tài)和情緒往往會(huì)影響到公司里其他所有人。”
這是一個(gè)很普遍的現(xiàn)象，但很多公司的領(lǐng)導(dǎo)卻沒有意識到。作為公司領(lǐng)導(dǎo)，你的一個(gè)自己都沒注意的細(xì)微動(dòng)作甚至語調(diào)都可能造成整個(gè)公司的焦慮、不安和騷動(dòng)。一對一的單獨(dú)溝通能夠讓Milinovich 將自己想傳達(dá)的意思更準(zhǔn)確的傳達(dá)給對方，避免不必要的誤解產(chǎn)生。
在一對一的單獨(dú)交流中，如果對方是帶著特定的問題或所關(guān)心的事來的，Milinovich通常會(huì)采用“內(nèi)在原因 - 癥狀”的方式來與對方交流。問題的癥狀是顯現(xiàn)在外的，很容易發(fā)現(xiàn)，但引發(fā)癥狀的內(nèi)在原因則需要花更多的時(shí)間和經(jīng)歷去探究。在一對一的單獨(dú)交流中，你可以深入挖掘和分析引起對方所提及問題的根本原因，然后想辦法對癥下藥。
例如，如果對方說他感到壓力特別大，但又不知道壓力大的愿意，Milinovich便開始從細(xì)微處著手。“我會(huì)問他在一天的什么時(shí)間段壓力最大，然后我們再去分析產(chǎn)生壓力的原因，是因?yàn)殚_會(huì)，還是因?yàn)槿穗H關(guān)系，亦或是因?yàn)槟稠?xiàng)工作等等。”
在與員工單獨(dú)交流的過程中，認(rèn)真傾聽非常重要。有時(shí)在交流的過程中，你能做的最有用的事便是將100% 的注意力用于傾聽對方，讓對方知道你真的是在關(guān)注他，他是這次談話的主角。這有助于讓對方敞開心門，進(jìn)而幫助他解決所提出的問題。Milinovich發(fā)現(xiàn)，在單獨(dú)交流時(shí)，有些人從來不提前做任何準(zhǔn)備，喜歡即興交流，有些人則喜歡帶著事先準(zhǔn)備的問題來與你交流。了解到這一點(diǎn)能夠讓你知道哪些員工擅長哪些項(xiàng)目工作。
Milinovich絕大多數(shù)時(shí)候會(huì)選擇在散步的時(shí)候與員工進(jìn)行一對一的單獨(dú)交流，這讓人感覺更加自然隨意，就像兩個(gè)朋友散步交流一樣，有助于讓對方敞開心扉。
作為公司 CEO，在與員工單獨(dú)交流時(shí)善于讓員工打開心扉說實(shí)話有很多益處，你可以從中獲取很多有價(jià)值的信息。如果你發(fā)現(xiàn)有幾個(gè)人問你同樣一個(gè)問題時(shí)，你就該意識到應(yīng)該向全公司員工解釋說明這個(gè)問題了。
這聽起來不錯(cuò)，不過在 URX 進(jìn)入快速發(fā)展期時(shí)，如何保證自己有足夠的時(shí)間與公司的所有員工定時(shí)進(jìn)行單獨(dú)交流就成了一個(gè)不小的問題。為解決這個(gè)問題，Milinovich有自己的解決方案，讓員工感覺到自己隨時(shí)都能與公司的決策層進(jìn)行單獨(dú)交流，解決方案如下：
1.對公司的各級管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們像自己一樣定時(shí)與員工進(jìn)行單獨(dú)交流。當(dāng)公司增加了新的管理層級時(shí)更要如此。讓新進(jìn)管理者與自己團(tuán)隊(duì)的所有成員單獨(dú)交流，允許員工隨意選擇想交流的內(nèi)容和遇到的問題，幫助他們分析產(chǎn)生問題的深層原因并幫助共同解決問題。在URX，公司 CTO Andrew 就是一個(gè)很好的例子，他現(xiàn)在已經(jīng)能夠像 Milinovich 那樣一樣定時(shí)與員工單獨(dú)交流，讓整個(gè)工程師團(tuán)隊(duì)有個(gè)可以依賴的支柱。
2. 我自己仍會(huì)堅(jiān)持這樣做。隨著公司員工規(guī)模的壯大，他與員工單獨(dú)交流的頻次可能不會(huì)像之前那么頻繁，從一周一次，到兩周一次，到一個(gè)月一次，再到一個(gè)季度一次。雖然次數(shù)少了，但他仍堅(jiān)持這樣做。很重要的一點(diǎn)是，如果真的沒有需要交流探討的問題，他也不會(huì)強(qiáng)迫員工去參加一對一的單獨(dú)交流，這樣可以節(jié)省更多時(shí)間。“員工可以和自己的主管領(lǐng)導(dǎo)交流，如果真的想與我交流，我肯定也會(huì)抽出時(shí)間。”
公司與內(nèi)部公眾溝通的方法：將所有有價(jià)值的信息都記錄在案
Milinovich確保公司內(nèi)部溝通暢通的第四個(gè)方法便是嚴(yán)格的內(nèi)部文檔記錄制度。當(dāng)你碰到一個(gè)被反復(fù)問及的問題，而你又知道問題的答案時(shí)，你就需要將其記錄下來共享全體員工公布，這樣其他碰到同樣問題的人可以根據(jù)你的記錄自己找到問題的答案，確保所有人在同一進(jìn)度上。
最初，他們將公司產(chǎn)品的演化歷程用一篇長達(dá) 5 頁的文章記錄了下來。這篇記錄文章不僅講述了產(chǎn)品的所有轉(zhuǎn)型過程，同時(shí)也說明了轉(zhuǎn)型背后的原因，這樣人們看到文章后就會(huì)對產(chǎn)品轉(zhuǎn)型的前因后果一目了然。
如今，公司的很多類似的文件檔案都在 URX 的內(nèi)部討論論壇上，公司的所有員工都可以在論壇上查看、評論或是編輯。
為了保證論壇上信息的實(shí)用性，放在論壇上的所有信息都需要符合一定的標(biāo)準(zhǔn)。你要確保新員工在讀到這些信息后能有所收獲，幫助他們對公司有更深入的了解。
讓員工能夠方便快捷地在論壇上查詢到自己所需要的信息同樣非常重要。隨著論壇上信息量越來越大，要確保信息布局的有序和合理，方便人們查詢。有些信息是所有人都需要知道的，而有些信息只有特定部門的人才需要了解。我們現(xiàn)在正在創(chuàng)建的文檔查詢系統(tǒng)可以幫助人們隨時(shí)查詢到與自己最緊密相關(guān)的信息。例如，有用的代碼片段只會(huì)向工程師團(tuán)隊(duì)成員顯示，而客戶名單信息則會(huì)顯示在業(yè)務(wù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的論壇頁面的顯著位置。隨著公司的發(fā)展，這還會(huì)持續(xù)得到改善。
Milinovich每天都會(huì)花 10%-20% 的時(shí)間用在信息的記錄上，以確保公司內(nèi)部溝通的暢通。除了他之外，公司其它的聯(lián)合創(chuàng)始人也會(huì)這樣做。
“我們開發(fā)的產(chǎn)品和經(jīng)營的業(yè)務(wù)是之前市場上從未有過的，沒有先例可以參照。我們花很多時(shí)間用于記錄有關(guān)公司的各種有價(jià)值的信息，這樣其他員工看到后就能對公司及公司產(chǎn)品有更深入的認(rèn)識和了解。這非常重要。”Milinovich說。
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