如何解決溝通問題
如何解決溝通問題
對(duì)于溝通難題，如果你置之不理，它們可能會(huì)逐步升級(jí)，使同事關(guān)系緊張，最終影響工作成果。那么要如何解決溝通問題?解決溝通問題的方法有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了解決溝通問題的方法，供你閱讀參考。
解決溝通問題的方法：了解自己所處狀況
處理溝通難題需要時(shí)間、耐心和精力。因此，在著手準(zhǔn)備解決棘手問題之前，先仔細(xì)思考各方面因素將使你事半功倍。你的首要目標(biāo)是將時(shí)間和精力明智地投入到那些改善效果最明顯的難題中。對(duì)于那些你覺得值得處理的溝通難題，你需要掌握一些技巧，以獲悉這些情況背后的事實(shí)，了解由此產(chǎn)生的情緒問題，并應(yīng)對(duì)通常隨之而來的對(duì)自我形象的擔(dān)心。
你與同事之間存在沖突時(shí)，你也許需要和對(duì)方有建設(shè)性地面對(duì)面解決問題。但是，如果問題只是出現(xiàn)在你自己身上，又該怎么做呢?
解決溝通問題的方法：自問實(shí)際沖突是否因你而起
有時(shí)候，與他人之間的溝通難題更多是源于你自己，而非你和對(duì)方的關(guān)系使然。如果是這種情況，那么就溝通進(jìn)行討論也是于事無補(bǔ)。例如，假設(shè)你總是替幾個(gè)下屬處理問題，而不是幫助他們學(xué)習(xí)如何自己解決問題。那么，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己的工作時(shí)間越來越長，而實(shí)際管理工作卻越積越多。你開始感覺到了壓力，并對(duì)這些員工感到不滿。進(jìn)行一次開誠布公的討論，能否緩解這些溝通難題?如果你替下屬處理問題的理由是，若讓下屬自行解決，怕別人認(rèn)為自己無能或?qū)ο聦倮淠疅o情，那么答案可能是否定的。不要和員工進(jìn)行漫長、費(fèi)時(shí)、氣氛緊張的討論，相反，你應(yīng)該認(rèn)真審視自己極力替員工處理問題的真實(shí)動(dòng)機(jī)，并提醒自己，授權(quán)是一項(xiàng)重要的管理技能。
解決溝通問題的方法：審視自己的動(dòng)機(jī)
對(duì)于某些溝通難題，你可能很想干脆任由自己感情用事。你可能會(huì)這樣安慰自己“畢竟，至少我做了一些努力來處理這些問題”。可是，你是真的只求一時(shí)的情緒宣泄，還是盡可能從長遠(yuǎn)考慮問題。將自己的不良情緒發(fā)泄到長久以來令你不滿的員工身上，可能會(huì)暫時(shí)緩解你的不滿，甚至?xí)仁惯@名員工在短期內(nèi)改變自己的行為方式。但從長遠(yuǎn)看，發(fā)泄可能會(huì)留下隱患，對(duì)彼此的關(guān)系產(chǎn)生不良影響。
尤其出現(xiàn)“新晉領(lǐng)導(dǎo)”和“有經(jīng)驗(yàn)的下屬”共事，而你就是那個(gè)“新晉領(lǐng)導(dǎo)”的時(shí)候，你就更需調(diào)動(dòng)自己的主動(dòng)性去處理溝通的難題。通常，在這樣的管理情境里，“新晉領(lǐng)導(dǎo)”會(huì)遭遇“有經(jīng)驗(yàn)下屬”的一些挑戰(zhàn)：比如某個(gè)項(xiàng)目，你非常重視，事無巨細(xì)，但對(duì)這位有經(jīng)驗(yàn)的下屬來說，這個(gè)項(xiàng)目就是他原來每天都會(huì)做的，駕輕就熟，不需要你時(shí)刻地盯著，否則他會(huì)有不被信任的感覺，容易有敵對(duì)情緒。聰明的老板這時(shí)候應(yīng)該放低自己。因?yàn)槟愕哪繕?biāo)很明確，是要這個(gè)部門的發(fā)展，你對(duì)這個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的下屬是倚重的。所以，你需要有對(duì)專家應(yīng)有的態(tài)度，而不能利用權(quán)力打壓他。盲目地生氣并不能解決問題。而且，你也不要指望能一次解決問題，它一定是一個(gè)漸進(jìn)的過程。特別需要注意的是，當(dāng)溝通的雙方陷入某種負(fù)面情緒的時(shí)候，馬上把確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、具體事項(xiàng)等等溝通的具體內(nèi)容放在一邊，因?yàn)檫@時(shí)候，越說事實(shí)，對(duì)方越有壓力，覺得你是不是認(rèn)為他動(dòng)機(jī)不純。
解決溝通問題的方法：確定重要關(guān)系
努力培養(yǎng)積極的工作關(guān)系當(dāng)然是件好事，但是這些工作關(guān)系的重要程度卻有所不同。在確定是否要處理某個(gè)溝通難題時(shí)，請(qǐng)考慮一下你與此人關(guān)系的重要程度。此外，還要考慮這個(gè)關(guān)系是長期關(guān)系還是短期關(guān)系，以及利益相關(guān)性有多高。
重要關(guān)系。如果你和主管助理由于工作方式不同產(chǎn)生了矛盾，但是在未來很長一段時(shí)間里你還要天天和他打交道，處理一些重要事項(xiàng)，那么這個(gè)關(guān)系就非常重要。你也許需要設(shè)法與他和睦共處。
不太重要的關(guān)系。 如果是在一個(gè)一次性的短期項(xiàng)目中，你與一個(gè)同事有矛盾，那么你就沒必要花時(shí)間和精力去改善彼此的關(guān)系。畢竟，項(xiàng)目結(jié)束后，你很可能不會(huì)再和他一起從事此類利益高度相關(guān)的工作。
無論你采用什么標(biāo)準(zhǔn)來決定是否著手處理與某人的溝通難題，請(qǐng)記住你無法強(qiáng)迫他人改變其態(tài)度或行為。你只能通過改變自己的行為方式以及與對(duì)方溝通的方式來嘗試改善彼此間的關(guān)系。
解決溝通問題的方法：交換對(duì)相關(guān)情況的看法
在任何溝通難題中，兩個(gè)當(dāng)事人都是從各自的角度看待有關(guān)情況的事實(shí)。在著手解決溝通難題前，你需要通過坦誠的交流，全面了解這些事實(shí)。在解決沖突的過程中，分享自己的看法是非常重要的一步。那么，可以有如下方法：
說明自己的意圖。在和對(duì)方就溝通難題進(jìn)行交流時(shí)，要說明自己的意圖。只要將兩個(gè)人的意圖進(jìn)行比較，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，你們兩人的目標(biāo)和對(duì)優(yōu)先事項(xiàng)的判定基本一致。你至少會(huì)覺得，即使大家的意圖不盡相同，但出發(fā)點(diǎn)都是好的。不論是哪種情況，雙方可能都會(huì)認(rèn)同一點(diǎn)，即對(duì)方并不是在故意刁難。
承認(rèn)自己對(duì)問題應(yīng)負(fù)的責(zé)任。大多數(shù)溝通難題的產(chǎn)生都不是一個(gè)人的過錯(cuò)，問題雙方都有不可推卸的責(zé)任。為使雙方都認(rèn)識(shí)到解決問題是大家的共同責(zé)任，就要坦白地承認(rèn)自己對(duì)問題應(yīng)負(fù)的責(zé)任，并要求對(duì)方也這么做。在了解事實(shí)的過程中，你還需要關(guān)注溝通難題背后隱藏的情緒，以及解決難題時(shí)所引發(fā)的自我形象顧慮。
解決溝通問題的方法：處理員工間的溝通難題
作為管理者，你應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)許下屬自行解決彼此間的沖突。但是，你如何判斷勢(shì)態(tài)失控，需要你介入呢?如果介入，又需要怎樣做呢?如果員工之間產(chǎn)生沖突，你應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮是否需要扮演一個(gè)積極的角色，幫助他們解決爭(zhēng)端。
解決溝通問題的方法：決定是否干預(yù)
作為管理者，你可以為下屬提供輔導(dǎo)，讓他們學(xué)會(huì)自己處理溝通難題。在某些情況下，你也可以決定直接干預(yù)下屬之間的沖突。許多專家建議，如果爭(zhēng)端沒有影響到員工的績效，沒有對(duì)工作環(huán)境造成不利影響，沒有違反公司的規(guī)章制度，那么“善意的忽視”是你的最佳選擇。不干預(yù)會(huì)給予下屬一個(gè)自行化解矛盾的機(jī)會(huì)，并有可能形成一個(gè)高效的工作團(tuán)隊(duì)，而且還會(huì)提高他們解決問題的能力。如果沖突破壞了工作氛圍或影響了工作效率，那么你應(yīng)當(dāng)進(jìn)行干預(yù)。當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，也需要采取干預(yù)措施：一名強(qiáng)硬的員工與一名怯懦的員工之間，或兩個(gè)不同級(jí)別的員工之間產(chǎn)生爭(zhēng)論;兩個(gè)下屬間的分歧擴(kuò)大化，波及到了其他員工;工作中的不和升級(jí)為個(gè)人間的仇恨;沖突一方或雙方向你尋求幫助。當(dāng)然，如果沖突涉及到非法行為，如性騷擾或侵犯民事權(quán)利，那么就超出了溝通難題的定義范圍。出現(xiàn)此類情況時(shí)，你應(yīng)該請(qǐng)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)(通常為公司的人力資源部門或法律部門)來解決問題。
解決溝通問題的方法：推進(jìn)問題解決
一旦你決定要對(duì)員工間的沖突進(jìn)行干預(yù)，那么請(qǐng)考慮以下處理技巧，以推進(jìn)問題的解決：
幫助當(dāng)事人用具體，清晰的措辭來界定問題。鼓勵(lì)他們表達(dá)與此相關(guān)的情緒、動(dòng)機(jī)和看法。
確保每個(gè)人真人傾聽對(duì)方的想法。運(yùn)用改述和其他積極傾聽技巧來示范該如何傾聽。
幫助爭(zhēng)論的雙方尋找共同點(diǎn)。例如，也許兩個(gè)人心里都對(duì)項(xiàng)目非常重視，只是在如何最好地開展工作上產(chǎn)生了分歧。
鼓勵(lì)爭(zhēng)論雙方用頭腦風(fēng)暴法找出其它解決方法。對(duì)所提議的解決方案能夠在多大程度上滿足他們的利害關(guān)系和利益要求進(jìn)行評(píng)估。
建議雙方一起制定解決問題的計(jì)劃。 必要時(shí)幫助他們制定并啟動(dòng)計(jì)劃。
安排今后的會(huì)議，以便當(dāng)事人在你的指導(dǎo)下討論事情的進(jìn)展以及解決方案是否有效。
解決溝通問題的方法：輔導(dǎo)員工處理溝通難題
人的性格千差萬別，因此，每個(gè)人的見解也各不相同。你無法改變這一點(diǎn)，但是你可以幫助他們了解對(duì)方的長處，這樣可以促使他們更有效地合作。要教授下屬自己處理溝通難題，請(qǐng)考慮運(yùn)用以下輔導(dǎo)策略：
與一個(gè)或多個(gè)員工一起扮演沖突解決情況中的角色。征求員工的意見，讓他們說出哪些方面效果好，哪些方面效果不好，并就如何更有效地開展下一次情景模擬練習(xí)發(fā)表看法。
設(shè)定練習(xí)和增強(qiáng)解決沖突技巧的目標(biāo)。 例如，建議員工挑選出一個(gè)與自己分歧很小的同事。然后，該員工可與自己選出的“安全”同事一起練習(xí)沖突解決技巧，如將問題界定在雙方的差異上，表達(dá)自己的感受而不是指責(zé)對(duì)方，等等。然后逐漸擴(kuò)大練習(xí)范圍，學(xué)習(xí)處理更多溝通難題。
確定進(jìn)展衡量標(biāo)準(zhǔn)。 例如，你的下屬與同事進(jìn)行過三次會(huì)談后，他們達(dá)到改善關(guān)系的目標(biāo)了嗎?
提供所需的資源，如參加沖突解決課程或講座。建議員工與那些特別擅長解決沖突的同事進(jìn)行交流。
在輔導(dǎo)過程中，要牢記員工需要一段時(shí)間才能完全掌握處理溝通難題的技巧。他們還需要經(jīng)常練習(xí)來鞏固相關(guān)技巧。有些人最初可能甚至沒有意識(shí)到自己缺乏妥善處理沖突的能力。另一些人可能知道自己需要加強(qiáng)這方面的技能，但卻不知道如何去做。還有一部分人可能懂得處理溝通難題的技巧，但無法嫻熟運(yùn)用。你的指導(dǎo)會(huì)對(duì)他們有很大幫助。只要經(jīng)過足夠的輔導(dǎo)、練習(xí)和反饋，你的下屬最終都應(yīng)當(dāng)能夠有效地處理所遇到的沖突。
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