秘書溝通技巧
秘書溝通技巧
生活中沒有溝通,就沒有快樂人生,事業(yè)中沒有溝通,就沒有成功。工作中沒有溝通,就沒有樂趣。而作為秘書直接與上司打交道就更要求溝通技巧了。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了秘書溝通技巧,供你閱讀參考。
秘書溝通技巧:“三心”溝通法
一、 守本分,讓領(lǐng)導(dǎo)放心
1、不要越位
越位包括兩方面,一方面對領(lǐng)導(dǎo),秘書不能代領(lǐng)導(dǎo)做決策,凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進行;一方面對同事,不要自以為是二把手,同事尊重你,不代表你能對他們發(fā)號施令。
2、不要多言
即便你通過對領(lǐng)導(dǎo)長期的觀察,知道他下一步可能采取的行動,也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知,手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活,只吩咐你去做,沒有過多說明的,就不要好奇去問。很多領(lǐng)導(dǎo)把家庭生活當(dāng)作隱私,領(lǐng)導(dǎo)的隱私你探聽不得。
二、有眼色,讓領(lǐng)導(dǎo)省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領(lǐng)導(dǎo)吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作,例如領(lǐng)導(dǎo)幾天后要參加某個會議,那將與會議有關(guān)的資料提前準(zhǔn)備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會擋駕
推銷電話是秘書需要準(zhǔn)確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導(dǎo)的丈母娘打來電話呢?電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦?這需要秘書日常留心領(lǐng)導(dǎo)的社會關(guān)系,盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。
三、 能忠心,讓領(lǐng)導(dǎo)貼心
1、 功高不震主
新領(lǐng)導(dǎo)遇到老秘書時,救場幫了領(lǐng)導(dǎo)時,你怎么擺正自己的位置?記住,作為秘書,你幫助領(lǐng)導(dǎo)再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責(zé)所在。
2、 細心不計較
秘書瑣事多,細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高,以至心態(tài)不平衡。這時秘書要調(diào)整心態(tài),明白自己的位置,盡量向領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)要求看齊。
3、 及時背黑鍋
股東會上領(lǐng)導(dǎo)忘帶文件、同事面前領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪錯人,發(fā)生這些影響領(lǐng)導(dǎo)形象的事情,你及時出現(xiàn)當(dāng)眾向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)錯背黑鍋,領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾人面罵你,背后卻十分感激你。
秘書溝通技巧:五個把握
把握好角色,不越權(quán)越位
做工作要把握好自己的角色,不要越權(quán)越位。做協(xié)調(diào)工作時,秘書工作者作為主持者,并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的,不能把主持者誤認(rèn)為決策者,如這樣認(rèn)為,必將產(chǎn)生角色錯位問題。在與協(xié)調(diào)對象溝通、傳達領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時,不可隨意引申發(fā)揮,加進自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見一致的內(nèi)容。
把握好方法,不以權(quán)壓人
在協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的,特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候,傳達權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商,應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見。不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者,就以領(lǐng)導(dǎo)自居,自以為是,聽到不同聲音就進行打壓,那樣必將引發(fā)對立情緒,給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。
把握好分寸,不把簡單的問題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把復(fù)雜的問題簡單化,不把簡單的問題復(fù)雜化,不把小事擴大化,不把明白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中,需要協(xié)調(diào)的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題,說幾句調(diào)節(jié)的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權(quán)力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事,處理時應(yīng)是能私下解決的就不公開解決,能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會,即便需要開會協(xié)調(diào)的,也應(yīng)在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
把握好火候,既不失時機也不急于求成
要搞好協(xié)調(diào),時機十分重要。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù),工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關(guān)系。當(dāng)時機不成熟,若此時十分勉強地去統(tǒng)一認(rèn)識,統(tǒng)一行動,反而會擴大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善于捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
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