秘書如何處理特別會議

時間：2021-02-12 14:22:52 小邱0由分享

文秘工作人員遇到特別會議如何處理呢？本文是小編為大家整理的如何處理特別會議，僅供參考。

秘書如何處理特別會議

所謂“特別會議”是指那些在規(guī)定的時間而定期召開的例行會議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時召開或指派他人臨時召開的內部工作性會議，是該部門在管理或商務活動出現(xiàn)特殊情況時，而采取的一種應變措施。

特別會議雖然是在應急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開會。

當主宇航局經(jīng)理吩咐秘書人員就特定的問題臨時召集一個會議時，如果經(jīng)理就會議的背景、目標、問題和參加會議的人員做出明確的部署時，秘書人員可按照經(jīng)理的要求一一進行辦理。

但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會議時，而并沒有獲得對此會議有關要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個方面的問題向主管經(jīng)理進行探明，并迅速作出準備。這六個需探明的問題是：

(一)為什么開會

這個會議是為什么開的?是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結論呢?是為了交換情報，還是為了出謀劃策?明確會議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得成功的必要條件。

(二)議題是什么

會議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進行的方式和出席會議人員的基礎。

(三)誰參加會議

會議由誰主持?要有哪些人參加?其中關鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會的是否可找人代理?

(四)什么時間開會

會議什么時間開始?預計什么時間結束?

(五)在什么地方開會

會場安排在哪里?對會場有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽設備?

會議怎么開

會議采取什么方式進行?是否要求與會者在前來參加會議時攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項?

大型會議接待方案

(一)會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

(二)會議接待方案的基本內容

1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3.接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4.接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。

7.接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。

如何做好會議記錄

一、會議記錄的概念及作用

會議記錄是把會議的基本情況和會上的報告、議論的問題、發(fā)言、決議等內容當場記錄下來的文字材料。

會議記錄的作用十分重要。歸納起來，主要有：

(一)原始憑據(jù)作用

會議記錄反映和記述了會議的全過程，什么時候在什么地方開過什么會議，由誰主持，有哪些成員出席了會議，會上傳達了何種文件或有關會議精神，作出了什么重要決議等，均一一記錄在案。這為分析、研究有關會議的議題，或總結、上報情況，起了原始憑據(jù)作用。

(二)撰文基礎作用

很多重要會議之后，要撰寫一系列文件，諸如決定、決議、會議紀要和簡報等，都要以會議記錄和大會文件提供的情況為基礎。尤其是會議紀要，它完全是以記錄為基礎，通過整理加工而成的。因此，會議記錄在撰寫文件時起著不可替代的基礎作用。

(三)存檔備查作用

會議記錄既有原始憑據(jù)作用，也有存檔備查作用。很多事情和問題，時過境遷，容易忘卻。有了會議記錄等于有儲備資料的“活電腦”。如過去一些重要議決事項或事情研究處理結果，只要一查當時的會議記錄就一目了然。

二、會議記錄的寫法

會議記錄的格式共分三部分：

(一)標題

會議記錄的標題一般分兩種：一是完全式公文標題，如《鬃縣人民政府關于落實棉花種植面積辦公會議記錄》;二是省略性的公文標題，如《鬃學院第五次行政辦公會議記錄》。

(二)正文

正文由兩部分組成：

1.會議的組織情況。它包括：

(1)會議名稱。寫清召集會議的單位或機構名稱，要寫全稱。

(2)開會時間。寫明會議起止時間，注意年、月、日的準確。

(3)會議地點。

(4)出席人。指按照規(guī)定必須參加的人數(shù)。規(guī)模小、人數(shù)少的會，應將出席人的名字全部列上;規(guī)模大、人數(shù)多的會，只寫會議對象和范圍，如全委會便寫委員、候補委員多少人，擴大會擴大到哪一級。工作例會只寫缺席者和名字，注明其他人均到。

(5)列席人。不屬于本次會議的正式代表，被邀請參加會議的人員。

(6)主持人或會議主席?？蓪懼鞒秩诵彰?、職務。

(7)記錄人。

以上七項均在會議開始前寫好。

2.會議內容：

會議內容是記錄的主體部分。

記錄的內容包括：會議議題、領導的報告、會議的發(fā)言、討論情況、形成的決議，及主持會議的總結情況。

3.會議記錄的方法有三種：

(1)詳細記錄法

此種方法適用于重要會議，特別是會議審議或討論的重大的關鍵性問題，或者是對審議的問題有重大原則分歧時，一定要將其發(fā)言具體完整地記錄下來，盡量記錄原話。記錄時，應抓?。孩僦鞒秩嘶驁蟾嫒说陌l(fā)言。如果發(fā)言有書面稿子，只需記個題目，用括號注明。如是即興發(fā)言，必須詳細記下原話。②討論發(fā)言。發(fā)言人的姓名、職務及談話的內容。③主持人總結性發(fā)言，包括決議事項都得記清楚。④會議通過的情況，贊成、反對、棄權的票數(shù)要寫清楚。

(2)摘要記錄法

此種記錄適用于一般性會議。其方法有兩種：①記討論情況的，將發(fā)言的要點和有爭議的問題摘錄下來，并寫上發(fā)言人的名字;②不反映討論情況，不記發(fā)言人，直接摘出議程、議題及決議事項。實則只需記下會議所報告的事情、討論的問題、通過的決議。

(三)結尾

會議記錄的結尾包括“散會”說明和“核稿簽名”兩項。前者另起一行，寫上“散會”二字;后者是記錄整理后，由主持人審核簽名，記錄人同時簽名。

三、記錄寫作要注意的事項

(一)記錄前要作好思想、物質方面的準備

作好思想準備，是指會前要了解會議的性質、任務，參加對象和主要議程，估計會議過程中可能產(chǎn)生的意見分歧。只有情況明，記錄才能抓住會議重點，把握會議的大方向，掌握其主要精神，發(fā)現(xiàn)不同意見的分歧點。

作好物質準備是指及時準備好紙、筆、墨水等，盡管這些是微不足道的小事，一旦不注意，也會影響會議的記錄。

(二)記錄中要快要準

要忠實地記錄會議情況，“快”和“準”是記錄的基本功。如何做到快?一要耳聰、腦靈、手快。平日養(yǎng)成邊聽、邊記、邊思的良好習慣;二要掌握一些速記的手段，諸如簡稱、簡化符號的運用，以及長句的壓縮和意表眾多意義的合體字符，者要加快記錄速度的有效手段。

要想做到準，首先，必須符合原意，不管是會議情況，還是發(fā)言，決議等，不能用記錄人的語言加工概括，更不能隨便增刪改調，要忠于原話原意。有時，連發(fā)言人的措辭、語氣、手勢都要顯示出來。其次，做到完整、清楚。對發(fā)言者，除記錄他們的原話外，發(fā)言的中心、線索，分幾層意思，都要記得一清二楚。

(三)記錄后要仔細整理

記錄有原始記錄，整理記錄和印發(fā)記錄之分。會議進行中的記錄，多為原始記錄，這種記錄不可能達到準確無誤的完美程度，這就需要整理加工。這種整理不象其它文字材料的整理，能加材料、換觀點。它只要檢查文字上的錯漏，或記錄中因時間緊張，空掉或錯記、短缺的原話將其補正。

記錄整理要趁熱打鐵，一般在會議的后半段，或者會議結束，就必須著手整理，趁著記憶猶新，及時完善整理工作，使記錄更為完善。

例文：辦公會議記錄一(詳細記錄法)

黨支部會議記錄

地點：___會議室

主持者：___(職務)

記錄者：___(職務)

出席者：支部全體黨員(詳見點名簿)

列席：___(職務)、___(職務)??

缺席者：___(缺席原因，如學習、出差、生病、無故等) 會議主題：

1、討論支部工作報告;