秘書隨從事務(wù)的工作程序
隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國(guó))。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短長(zhǎng)，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：
1、準(zhǔn)備階段
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。
(1)思想準(zhǔn)備。秘書要了解商務(wù)出訪的意圖、目的;出訪的內(nèi)容和重點(diǎn);邀請(qǐng)單位和對(duì)象;參加出訪的有關(guān)人員;出訪的大致日程安排;希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。
(2)組織準(zhǔn)備。秘書要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案;通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工;組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù);印發(fā)出訪方案和日程安排;與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。
(3)資料準(zhǔn)備。秘書要收集：邀請(qǐng)單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班子，當(dāng)前工作發(fā)表及評(píng)價(jià)的資料;同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件;同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料;出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。
(4)物質(zhì)準(zhǔn)備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。
2、出訪階段
(1)做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問(wèn)等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無(wú)論哪種活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。
秘書看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(2)主動(dòng)提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。
(3)及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。
(4)處理好日常事務(wù)。隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
3、結(jié)束階段
隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：
(1)做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。
(2)整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問(wèn)題的建議。
(3)抓緊有關(guān)問(wèn)題的落實(shí)。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后秘書要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。
(4)報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。
(5)回顧總結(jié)。隨從秘書工作要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。
秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。
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