秘書基礎知識要點
基礎知識要點顧名思義就是比較重要的方面，下面是小編為你整理的秘書基礎知識要點，希望對你有用!
秘書基礎知識要點1
應用文書的概念與制發(fā)
(一) 文書的含義與分類
1. 含義：應用文書是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體以及個人處理事務中經(jīng)常應用到的具有一定格式的文體總稱。
2. 分類：
(1) 行政公文(通用公文)
黨的機關獨有5種：決議、指示、公報、條例、規(guī)定。
行政機關獨有4種：命令、公告、通告、議案。
黨政機關共有9種：通知、通報、決定、報告、請示、批復、函、會議紀要、意見。
(2) 事務文書
傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結、述職報告、講話稿。
(3) 商務文書
意向書、訂貨單、商品說明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。
(二)通用公文的制發(fā)程序
包括：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)。
1. 草擬
(1)人名、地名、數(shù)字、引文準確。
(2)結構層次序數(shù)，一 (一) 1. (1)
(3)使用國家法定計量單位。
(4)公文的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和慣用的詞素的數(shù)字必須使用漢字，其余應當使用阿拉伯數(shù)字。
2. 審核
行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求。
3. 簽發(fā)
上行文應交由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
下行文或者平行文由主要負責人或者授權的其他責任人簽發(fā)。
應用文書的格式
一、通用公文的格式
(一) 通用公文用紙和印裝規(guī)格
1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm_297mm。
2. 公文頁邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;
訂口(左白邊)：28mm±1mm;
版心尺寸：156mm_225mm。
(二) 各要素標識規(guī)則：分為眉首、主體、版記三部分。
(1) 主題詞：先標類別詞，再標類屬詞?！爸黝}詞”用三號黑體字居左頂格標識，
詞目用三號小標宋體字，詞目之間空1字。堅持“誰辦文，誰標引”的原則。
(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號仿宋字體標識。名稱中間用逗號
隔開，最后一個標句號。
(3) 印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。三號仿宋字
體。印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標識。
(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同
版心。
(三) 通用公文的特定格式：
1. 信函式：發(fā)文名稱后不加“文件”兩字。范文機關全稱下4mm處為一條橫線為武文
線(上粗下細)，居下頁邊20mm處為文武線(上細下粗)。
2. 會議紀要格式
_______________會議紀要
第_期
_______辦公室 _年_月_日
應用文書的要素
一、材料：一系列的事實和依據(jù)。包括四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。
(一)材料的占有
(二)材料的鑒別
(三)材料的選擇
1.圍繞主題選擇材料
2.選擇典型材料
3.選擇真實準確的材料
4.選擇生動新穎的材料
(四)材料的使用
二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。
三、結構：
(一)內(nèi)容：標題、開頭、結尾、層次、段落、過渡、照應。
1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式。
2.層次：總分式、并列式、遞進式、因果式、時序式、三段式。
3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。
4.照應：首尾照應、文題照應、行文前后照應。
5.結尾：強調式、期求式、希望式、說明式、禿尾。
(二)要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一。
四、語言
(一)標準：準確、簡潔、平實。
(二)應用文書專用語言：
1.開頭用語：為了、根據(jù)、鑒于、目前、茲有
2.承啟用語：根據(jù)~~~決定，為了~~~現(xiàn)決定，擬采取以下措施，經(jīng)~~~研究，答復如下。
3.引述用語：悉，收悉。
4.批轉用語：批示、閱批、審批、批轉、轉發(fā)、印發(fā)。
5.稱謂用語：我、貴、你、本、該
6.經(jīng)辦用語：經(jīng)、擬、施行、審定、會議聽取了。
7.表態(tài)用語：不同意、不可、批準。
8.結尾用語：
(1)請示：當否，請批示。
(2)函：請研究函復，請予復函。
(3)報告：請指正，請審閱。
(4)復函：特此專復，特函復。
(5)知照性公文：特此公告。
應用文書的表達方式
一、敘述
1、 六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果
2、 敘述人稱：第一人稱、第三人稱。
3、 敘述方式：順敘、倒敘。
二、議論
1、三要素：論點、論證、論據(jù)。
2、類型：立論、反駁。
3、方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。
三、說明
1、方法：定義和表述，分類和比較，數(shù)字和圖表。
秘書基礎知識要點2
文書的擬寫和處理
文書擬寫
一、批轉轉發(fā)性通知
1. 概念：批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文的通知。
2. 類型：批轉通知、轉發(fā)通知、印發(fā)通知。
3. 擬寫要點：標題+主動機關+正文+落款+成文日期+轉發(fā)文件原文
4. 所有的批轉轉發(fā)性通知均附帶文件。此類附帶文件不屬于附件。
二、報告
1.概念：匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。
2.特點：匯報性、陳述性。
3.報告與請示的區(qū)別：
(1)性質要求不同。請示必須答復，報告則不必。
(2)行文時限不同。事前請示，事后報告。
4.類型：匯報工作報告、反映情況報告、答復詢問報告。
5.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
6.主送機關只有一個，若還需呈送其他上級機關，應采用抄送形式。
7.尾語：特此報告、專此報告、請審閱、請指正。
8.報告不得夾帶請示事項。
三、請示
1.概念：向上級機關請求指示、批準的公文。
2.特點：一文一事、請批對應、事前行文。
3.類型：求示性、求批性。
4.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注
5.請示只主送一個機關、逐級請示、語言溫和謙恭。
四、問答函
1.概念：不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函。
2.擬寫要點：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
3.尾語：請速回復、盼復、請予復函、即請函復;此復、特此專復、特此函復、專此函告。
五、簡報
1.概念：國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務文書。
2.特點：簡、快、新、實。
3.類型：工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。
4.擬寫要點：報頭+報核+報尾。
5.一事一報，切忌面面俱到?？刂圃?000字以內(nèi)。
_______________公司
情況簡報
第(_)期
_____辦公室
_____黨群部__年_月_日(大寫) 編者按：__________________________________________________________________.
標題
_月_日，___公司在___地方召開______會議。
會上，領導傳達了_____精神，____文件。(以上為導語)
___領導作了重要講話。提出_點意見：
一、
二、
三、
四、(以上為正文)
最后再次強調，_______________。(結尾)
送：__辦公室、公司各部門 (共印30份) (以上為報尾)
六、意向書
1.概念：當事人雙方或者多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。
2.特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。
3.結構： 標題：文種即可。
正文：導語+主體(分條款寫明)+結尾(未盡事宜，在正式簽訂合同或者協(xié)議書時予以補充)
尾部：意向書簽訂各方單位的名稱、代表人姓名并加蓋公章、私章和日期。
一、通告
1. 含義：公布社會各方面周知或遵守的事項的公文。
2. 與公告的區(qū)別：使用范圍不同：公告(國內(nèi)外)，通告(國內(nèi)社會)
宣布事項不同：公告(法定事項)，通告(具體遵守周知事項)
制發(fā)者不同：公告(國家權力機關和行政機關)，通告(企事業(yè)單位等)
3. 類型：制約性、告知性。
4. 擬寫要點：標題+正文(發(fā)文緣由+通告事項+尾語)+落款+成文日期
5. 與通知的區(qū)別：通知有特定的發(fā)文對象，通告沒有。
二、通報
1.概念：表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的公文。
2.類型：表彰通報、批評通報、傳達通報。
3.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發(fā)文緣由+通報事項+分析+決定+號召要求)+附件+落款+成文日期
4.與通知的區(qū)別：通知帶有一定的指令性。
三、決定
1.概念：對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項的公文。
2.特點：決策性、制約性。
3.類型：指揮性、知照性。
4.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發(fā)文緣由+決定事項+要求)+附件+落款+成文日期(屬于領導機關的決定，成文日期通常置于落款下方;也可加括號置于標題下居中。屬于會議通過的決定，加括號置于標題下居中，常用形式：_年_月_日____會議通過)
四、請批、批答函
1.含義：不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的公文。 2.擬寫要點：標題+主送機關+正文(發(fā)文緣由+函事項+尾語[請審查批準，當否，請審批，此復，特此專復，特此函復，專此函告])+落款+成文日期
五、計劃
1.特點：針對性、預見性。
2.結構：文章式、表格式。
3.文章式計劃寫法：標題(文種)+正文(前言+主體+結尾)+尾部
4.語言簡潔明了，樸實自然，表達方式以說明、敘述為主，行文中不夾雜不必要的議論。
六、總結
1.類型：綜合性、專題性
2.擬寫要點：標題(公文式標題或者非公文式標題)+正文(前言+主體+結尾)+尾部
3.注意事項：正確的指導思想、堅持實事求是，總結出規(guī)律性的東西，分清主次，突出重點，語言簡明、準確
七、述職報告
1.概念：各級機關、企事業(yè)單位、社會團體的各級領導干部及管理人員，向上級管理機關陳述自己在任職期間履行崗位職責情況的書面報告。
2.特點：個人性、真實性、通俗性。
3.擬寫要點：標題(文種)+稱謂(各位領導、董事會、組織人事部)+正文(開頭+主體[履行職務的基本情況+所取得的成績和實踐經(jīng)驗+存在問題和努力方向]+結尾[以上報告，請領導們指正])+落款+成文日期
4.注意事項：實事求是、突出特點、語言簡潔。
八、講話稿
1.特點：內(nèi)容針對性強、語言平易通俗、交流具有互動性。
2.擬寫要點：開頭+主體+結尾
九、市場調查報告
1.概念：對市場調查所獲得的信息資料，進行整理、得出結論，提出采取行動的合理化建議之后撰寫的書面報告。
2.特點：針對性、真實性、典型性、時效性
3.擬寫要點：標題+前言+正文(情況部分+預測部分+建議部分)+尾部
4.注意事項：深入調查，充分占有材料;實事求是。
十、招標書
1.概念：招標人利用投標者之間的競爭，從而達到優(yōu)選投標人的一種告知性文書。
2.特點：明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。
3.擬寫要點：
標題
秘書基礎知識要點3
收發(fā)文處理
一、繕印文書
1. 含義：對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。
2. 要求：文字準確，字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;
裝訂齊整牢固;注意保密。
3. 文件的繕印應該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。
4. 工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文書。
二、校對文書
1、含義：根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。
2.校對的內(nèi)容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規(guī)范字體字號。檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調整和改版之處。
3.工作程序：準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉核對校正。
三、用印
四、傳閱文書
1.含義：在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。
2.工作程序：確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續(xù)-〉檢查清理文件。
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