文秘必備日常工作會議流程
組織日常工作會議也是文秘的主要工作之一，日常工作會議也是一門大學(xué)問，下面一起來學(xué)習(xí)日常工作會議主要流程吧。
日常工作會議主要流程：
會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。
1.會議文件資料的立卷歸檔
1)會議文件的收集整理工作
(1)確定會議文件的收集范圍。
(2)選擇收集會議文件的渠道。
(3)運用收集文件的不同方法。
2)會議文件的立卷歸檔
把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報、會議報道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。
2.會議經(jīng)費結(jié)算工作
(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。
①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。
②應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。
③如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。
④開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。
(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款的方法和時間。
3.安排與會人員返程
案例
天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。
分析
會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點
1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作
(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。
(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。
(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機、火車、汽車、輪船票。
(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。
2.幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備
(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。
(2)提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。
(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。
(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。
(5)幫助部分與會者托運大件物品。
4.會議總結(jié)
總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。績效考評標(biāo)準(zhǔn)是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評價的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。
(1)會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查?？偨Y(jié)工作的方法如下。
①檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。
②檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。
③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。
④以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。
(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。
①是否具有召開會議的必要。
②會議準(zhǔn)備得是否充分。
③議程是否科學(xué)合理。
④主持人的能力水平。
⑤是否嚴(yán)格控制了會議人數(shù)。
⑥與會人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。
會議流程及服務(wù)安排
一、會前準(zhǔn)備
1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務(wù)要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務(wù)工作人員，由會務(wù)工作人員準(zhǔn)備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，并做好會務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會議的順利進(jìn)行。
2、確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時調(diào)整會議場地，并對會場的各項設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。
3、草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達(dá)給與會人員。
4、合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點：
(一)儀容儀表
(1) 著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。
(2) 接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。
(3) 坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。
(二)語言
(1) 語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。
(2) 語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。
(3) 對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。
(三)態(tài)度
(1) 敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。
(2) 微笑服務(wù)，態(tài)度誠懇、熱情、周到。
(3) 工作差錯失誤及時糾正并當(dāng)面賠禮道歉。
(4) 解釋問題有禮有節(jié)。
(四)紀(jì)律
(1) 會議服務(wù)前不吃異味食品。
(2) 不在會議期間使用電話。
(3) 服務(wù)過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
(4) 嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。
5、辦公室應(yīng)在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。
6、重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。
7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進(jìn)行合理購買;如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單;宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。
8、參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8.5_15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。
9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。
10、會務(wù)工作人員進(jìn)行會場布置：
(1)檢查會議室衛(wèi)生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壺等)，確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅(會標(biāo))、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。
(2)采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。
(3)根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準(zhǔn)備工作。
(4)根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試(話筒位置的高低、效果及接口等)，確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放;如需要投影儀，則根據(jù)會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時更換。
(5)會議所需的備品要按以下要求擺放：
座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度)，靠近水杯位置擺放消毒濕巾(也可不備)，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水(以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水)，正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。
具體細(xì)節(jié)：
①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。
②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個花瓣的夾角對準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。
③礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。
④毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。 ⑤筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。 ⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。
11、會議開始前一個小時要準(zhǔn)備好充足熱水，會議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。
12、準(zhǔn)備工作的檢查
會務(wù)工作人員應(yīng)提前一個小時進(jìn)入會場，檢查會場整體效果，確保各項準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整)，同時檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好)。打開電子設(shè)備，打開照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時開啟。
13、準(zhǔn)備工作完成后
會場外應(yīng)設(shè)有與會人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進(jìn)入，同時根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候(如早上好、下午好等文明用語)。
二、會議過程中
1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾(上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。
首次倒茶后應(yīng)在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎?”或做個手勢，待客人同意時方可進(jìn)行?？筛鶕?jù)實際情況(領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量)來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。
通常會議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應(yīng)及時更換，會場中均使用托盤服務(wù)。
2、工作人員在音控室時隨時注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時查找問題所在，并迅速解決。(及時檢查話筒、調(diào)音臺、功放機、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情況)。
3、根據(jù)會議議程，及時關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。
4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時，及時上前詢問。
5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人 員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動。
6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然后立即向上一級報告，并盡快給予答復(fù)。
7、會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充和更換各種用品。
8、在會議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會場，要保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。
三、會議結(jié)束階段
1、會議結(jié)束時，工作人員應(yīng)及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。
2、會后及時做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時歸還。
3、會后嚴(yán)格做好工作，工作人員應(yīng)不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進(jìn)入會議室。
4、如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。
5、配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進(jìn)行合影留念。如會議結(jié)束后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。
6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。(如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。)
7.關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開會場。(會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現(xiàn)象)。
四、會后服務(wù)總結(jié)
每次會議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對會議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進(jìn)行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時用。同時，針對每次會議出現(xiàn)的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進(jìn)行內(nèi)部討論，總結(jié)每次會議服務(wù)過程中的優(yōu)點及不足，不斷進(jìn)行修正和改進(jìn)。
會議中心日常工作程序
早班工作安排(工作時間為：08：00~17：00)
一﹑班前:(07：50~08：00)
1.開啟各個會議室大門，并檢查各個會議室的設(shè)施設(shè)備是否可正常運作。如：燈光、空調(diào)。
班前例會：1.檢查該班員工的儀容儀表，符合酒店的標(biāo)準(zhǔn)。
講述當(dāng)天會議室預(yù)定的情況及基本要求。
2.安排早班工作任務(wù)，員工清楚自己的工作后，
進(jìn)入其負(fù)責(zé)的工作崗位。
檢查備餐間物品(08：00~08：15)
1. 熱水，熱毛巾準(zhǔn)備是否足夠供應(yīng)。
2. 檢查托盤，茶壺、工作車等所需物品是否住夠用。
3. 檢查工作間電梯是否正常運作。大堂檢查(08：00~08：15)
1. 檢查電梯、燈光、空調(diào)、等設(shè)備是否運作，如有損壞，立即通知關(guān)部門進(jìn)行維修。
2. 檢查地面衛(wèi)生是否干凈，無積水。
3. 檢查指示牌、電視機、休息室茶幾、沙發(fā)、等環(huán)境衛(wèi)生是否干凈、擺放規(guī)范。
4. 檢查綠化是否有枯葉，是否鮮艷。
5. 會議中心大門外的衛(wèi)生情況，橫幅是否正確懸掛
會場內(nèi)檢查(08：00~08:15)
1. 確保場內(nèi)整體清潔并符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，無污垢，無雜物，無異味，臺布，用具整潔，無破損，規(guī)范統(tǒng)一。
2. 根據(jù)EO單的要求逐一檢查會場的布置需求：橫幅懸掛是否規(guī)范，字體，字距，高度是否鮮明，無錯字。
3. 確認(rèn)臺型是否正確，是否有更變，臺布顏色，鋪設(shè)是否規(guī)范。
4. 椅子要擺放整齊，數(shù)量與要求的人數(shù)相符
5. 主席臺，名牌卡，講臺，講臺花等等都要逐一檢查，無一遺漏的檢查。
6. 桌面物品 擺放規(guī)范，統(tǒng)一。
7. 植物、簽到臺、音響設(shè)備、空調(diào)、投影、燈光等設(shè)備確保會議期間完好使用。
營業(yè)時間(08：30~11:30)
1. 站會場門口迎接客人
2. 幫客人存衣
3. 指引客人入場，如客人攜帶資料物品較多時，應(yīng)主動上前幫助提拿、協(xié)助擺放。
4. 為客人沏茶(茶水七成滿)上毛巾。
5. 會場服務(wù)、茶點服務(wù)、會休服務(wù)、等工作。
11：30~13：30
1.晚班交接，頂替用膳。
2.會議結(jié)束后的復(fù)原工作
3.結(jié)賬服務(wù)，擺會等工作
(會場內(nèi)檢查)
14:00~17:00
1.下午會議進(jìn)行。
2.會場服務(wù)。
17：30~下班
1. 班后小結(jié)會。
2. 倒掉垃圾筒的垃圾
2.工作交接。
晚班班工作安排(工作時間為：11：00~19：30) (11：00~17：30)
1.班前例會
2.交接工作，頂替早班用膳
3.檢查日常消耗品是否夠用。
4.整理會議室的擺放、衛(wèi)生情況
5.送洗及領(lǐng)回布草
6.了解明天的會議情況，根據(jù)訂單布置場地。
7.根據(jù)易耗品的使用情況，領(lǐng)取貨品。
8.看會服務(wù)
8.接手早班工作并完成。
(17：30~19：30)
1. 互相頂替用餐。
2. 會場結(jié)束后，引領(lǐng)客人退場。
3. 收拾并布置會場。
4. 收拾并整理備餐間。
5. 檢查所有會場的安全隱患。
6. 關(guān)掉燈光、空調(diào)、等電源及門窗并鎖好。
7. 班后總結(jié)會議，寫下交接。
8. 再次巡檢會議中心所以位置。
9. 向上級匯報所有工作檢查完畢。
10. 較移鑰匙前臺。