秘書(shū)基本禮儀介紹
秘書(shū)基本禮儀介紹
禮儀使我們必備的基本條件，下面是小編為你整理的秘書(shū)基本禮儀，希望對(duì)你有用!
秘書(shū)基本禮儀
禮儀是一門(mén)綜合性較強(qiáng)的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來(lái)表現(xiàn)的律己、敬人的完整行為。由于地區(qū)和歷史的原因，各地區(qū)、各民族對(duì)于禮儀的認(rèn)識(shí)各有差異。在長(zhǎng)期的國(guó)際往來(lái)中，逐步形成了外事禮儀規(guī)范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國(guó)際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強(qiáng)調(diào)交往中的規(guī)范性、對(duì)象性、技巧性。隨著我國(guó)改革開(kāi)放腳步的加快，人們?cè)谏詈凸ぷ髦型馐陆煌龆?，了解涉外禮儀的內(nèi)容和要求，掌握與外國(guó)人交往的技巧則顯得尤為重要。中國(guó)人民大學(xué)國(guó)際關(guān)系學(xué)院外交系主任，金正昆教授，從政務(wù)、商務(wù)和日常生活三個(gè)方面，詳細(xì)闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識(shí)要求。
他認(rèn)為，人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會(huì)互動(dòng)，這是三個(gè)重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會(huì)了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國(guó)際交往的角度來(lái)看，宏觀上涉外禮儀有三個(gè)基本要求：
第一個(gè)要求尊重為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛(ài)，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位.
第二個(gè)方面的理念就是要善于表達(dá)。在國(guó)際交往中，接待外國(guó)客人，
第三個(gè)方面是要強(qiáng)調(diào)接待三聲：“來(lái)有迎聲，問(wèn)有答聲、去有送聲”。
金正坤教授結(jié)合日常交往和社交活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)的一些內(nèi)容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國(guó)朋友交換禮物、宴請(qǐng)外國(guó)朋友等等需要使用的一些常規(guī)的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對(duì)涉外禮儀有一個(gè)全面地了解。他認(rèn)為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)際上就等于肯定自我，那說(shuō)明你寬容，說(shuō)明你謙虛，說(shuō)明你好學(xué)。所以在國(guó)際交往中，要善于發(fā)現(xiàn)別人的所長(zhǎng)。
什么是涉外禮儀?涉外禮儀實(shí)際上就是我們參與國(guó)際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規(guī)范，規(guī)范就是標(biāo)準(zhǔn)。你講不講規(guī)范，是你這個(gè)人懂不懂規(guī)范的問(wèn)題;你講不講規(guī)范，是你這個(gè)單位有沒(méi)有規(guī)范的問(wèn)題。這個(gè)在國(guó)際交往中是很強(qiáng)調(diào)的。比如在大庭廣眾之下，一個(gè)男人一個(gè)女人著裝，他又規(guī)范的說(shuō)法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什么呢?看發(fā)型，比如染不染色，長(zhǎng)度如何等等。像我們服務(wù)行業(yè)，政府機(jī)關(guān)一般公務(wù)員是不染彩色發(fā)的，除非把花白的頭發(fā)染黑。另外頭發(fā)不宜過(guò)長(zhǎng)，作為女性，一般工作崗位上不長(zhǎng)于肩部。有同志講了，長(zhǎng)于肩部如何?長(zhǎng)于肩部要做技術(shù)性處理，盤(pán)起來(lái)、挽起來(lái)、梳起來(lái)，不能隨意披散開(kāi)來(lái)。道理很簡(jiǎn)單，年輕姑娘的一頭飄逸的長(zhǎng)發(fā)是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒(méi)準(zhǔn)附近的每個(gè)人就暈了?！澳腥丝囱保词裁戳?不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什么品牌，而是看這樣一個(gè)細(xì)節(jié)，要上掛不掛東西。我們說(shuō)句涉外交往中的行話，一個(gè)有社會(huì)地位的人，一個(gè)有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見(jiàn)過(guò)普京總統(tǒng)腰上掛手機(jī)嗎?你見(jiàn)過(guò)安南腰上有一串鑰匙嗎?所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個(gè)特點(diǎn)，就是規(guī)范性。
那么實(shí)際上從比較研究的角度來(lái)看，我們現(xiàn)在講的涉外禮儀，國(guó)際交往中要遵守的國(guó)際慣例，和我國(guó)傳統(tǒng)禮儀還是有一些差異的。我國(guó)有五千年的傳統(tǒng)文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個(gè)良好的氛圍中繼任成長(zhǎng)，那么我們大家應(yīng)該說(shuō)是學(xué)識(shí)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，但是，從國(guó)際交往的角度來(lái)看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國(guó)際禮儀它是強(qiáng)調(diào)關(guān)心有度，換而言之，不得打探或者涉及個(gè)人隱私問(wèn)題。而我國(guó)傳統(tǒng)禮儀，強(qiáng)調(diào)親密無(wú)間。這個(gè)恐怕在國(guó)際交往中，此點(diǎn)不了解就麻煩了，按照我們的規(guī)范性說(shuō)法，國(guó)際交往中不宜隨便探討對(duì)方、請(qǐng)教對(duì)方的問(wèn)題有五，我們叫涉外交往五不問(wèn)：第一不問(wèn)收入問(wèn)題，第二不問(wèn)年紀(jì)大小，第三不問(wèn)婚姻家庭，第四不問(wèn)健康狀態(tài)，第五不問(wèn)個(gè)人經(jīng)歷。第二個(gè)特征講對(duì)象性，對(duì)不同的人，有不同的要求，內(nèi)外有別，自己人你該問(wèn)還是問(wèn)，但是外人你還是不問(wèn)比較好。比如在國(guó)際交往中，每個(gè)人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會(huì)跟你合作?那缺乏可_程度嘛，但是說(shuō)實(shí)話，這個(gè)問(wèn)題是我們很多人比較愛(ài)問(wèn)的。
秘書(shū)會(huì)議禮儀
按參會(huì)人員來(lái)分類，會(huì)議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。
會(huì)議的分類：外部會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議、發(fā)布會(huì)、工作例會(huì)、研討會(huì)、部門(mén)會(huì)、座談會(huì)…、計(jì)劃總結(jié)會(huì)……。
內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等。
我們以外部會(huì)議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后。
1.會(huì)議前
在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
?when-會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間?where-會(huì)議地點(diǎn)確認(rèn)?who-會(huì)議出席人?what-會(huì)議議題?others-接送服務(wù)、會(huì)議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。
when-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。
where-地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。
who-人物，以外部客戶參加的公司外部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些人物來(lái)參加，公司這邊誰(shuí)來(lái)出席，是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來(lái)出席這個(gè)會(huì)議。
what-會(huì)議的議題，就是要討論哪些問(wèn)題。
others-會(huì)議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會(huì)議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。
2.會(huì)議中
在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：
(1)會(huì)議主持人
主持會(huì)議要注意：
介紹參會(huì)人員;
控制會(huì)議進(jìn)程;
避免跑題或議而不決;
控制會(huì)議時(shí)間。
(2)會(huì)議座次的安排
會(huì)議座次的安排分成兩類：方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議。
一般情況下會(huì)議室中是長(zhǎng)方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì)議，方桌可以體現(xiàn)主次。
在方桌會(huì)議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個(gè)長(zhǎng)方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說(shuō)以會(huì)議室的門(mén)為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來(lái)參加的會(huì)議，一般分兩側(cè)來(lái)就坐，主人坐在會(huì)議桌的右邊，而客人坐在會(huì)議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì)議。在圓桌會(huì)議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門(mén)作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
3.會(huì)議后
在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：
?會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒(méi)有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);
?贈(zèng)送公司的紀(jì)念品;
?參觀，如參觀公司，或廠房等。
?如果必要，合影留念。
秘書(shū)電話禮儀
(一)重要的第一聲
當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給 對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好， 這里是__公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽(tīng)到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的 單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電 話鈴聲后，附近沒(méi)有 其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的， 這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì) 十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時(shí)② who何人③ where何地 ④ what何事⑤ why為什么⑥ how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于 5wih技巧。
(六)了解來(lái)電話的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。