會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

會(huì)議的名詞解釋和會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)議的準(zhǔn)備

會(huì)議管理，又名活動(dòng)管理,原譯為eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一種由主辦方或會(huì)議活動(dòng)組織者創(chuàng)建和管理的專門針對(duì)某一場會(huì)議的專題網(wǎng)站.與一般的網(wǎng)站不同,會(huì)議管理有詳細(xì)的會(huì)議所舉辦的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、已經(jīng)對(duì)參會(huì)人員的要求，并且有在線報(bào)名和購買門票等功能。通常由會(huì)議主辦方進(jìn)行管理、不定期發(fā)布新的會(huì)議動(dòng)態(tài)或新聞。一個(gè)典型的會(huì)議管理結(jié)合了文字、圖像、視頻、及其它與主題相關(guān)的媒體。能夠讓參會(huì)者以簡便有效的的方式在網(wǎng)上了解本次會(huì)議的信息。會(huì)議管理是社會(huì)媒體網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字會(huì)務(wù)服務(wù)的一部分。會(huì)議管理的服務(wù)對(duì)象涉及復(fù)雜的品牌推廣，尋找受眾目標(biāo)，甚至挖掘參會(huì)人員的數(shù)據(jù)。會(huì)后對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，確保投資回報(bào)，這一專業(yè)流程已經(jīng)成為市場活動(dòng)一個(gè)重要的事件驅(qū)動(dòng)。在會(huì)議和活動(dòng)作為一個(gè)產(chǎn)業(yè)在世界各地最近的增長意味著市場營銷及客戶管理不能再象以前那樣單一。會(huì)議和活動(dòng)，如全球氣候變暖峰會(huì)，亞運(yùn)會(huì)等在某些情況下，已經(jīng)對(duì)他們的社區(qū)甚至整個(gè)國家產(chǎn)生巨大的影響。會(huì)議管理的應(yīng)用規(guī)模沒有明顯的界定，現(xiàn)在包括所有從奧運(yùn)會(huì)規(guī)模下降至5人的商界人士早餐會(huì)。包括許多行業(yè)，慈善組織和利益集團(tuán)都將舉辦各自的大小會(huì)議，以推銷自己，建立業(yè)務(wù)關(guān)系，籌集資金或慶祝。

目前國內(nèi)打造會(huì)議管理的途徑主要有兩種：一是找網(wǎng)絡(luò)公司專門為本次會(huì)議制作一個(gè)專業(yè)的網(wǎng)站;二是利用會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。找網(wǎng)絡(luò)公司價(jià)格大概_(tái)_~5000元不等，主要根據(jù)會(huì)議管理的欄目價(jià)格會(huì)有出入，開發(fā)周期大致15個(gè)工作日。優(yōu)勢是可根據(jù)會(huì)議組織者的要求獨(dú)立設(shè)計(jì)網(wǎng)站樣式模板和功能，可與開發(fā)公司溝通加入一些會(huì)議組織者個(gè)性化的一些元素，但目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)公司對(duì)這種會(huì)議管理都不會(huì)專門編寫一個(gè)網(wǎng)站，而是利用主流的cms系統(tǒng)進(jìn)行生成，只是修改下網(wǎng)站的樣式，考慮到開發(fā)周期、費(fèi)用和網(wǎng)站的不可重復(fù)使用性這種方式已經(jīng)越來越不被認(rèn)可。會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)則更加智能和實(shí)惠，國外一般稱為eventsmanagementsoftware可見主要用作活動(dòng)的管理，一些中發(fā)達(dá)國家的活動(dòng)、會(huì)議、聚會(huì)較為發(fā)達(dá)和常見，因此這類的管理和應(yīng)用系統(tǒng)也孕育而生。國外比較常用的如eventbrite，regonline，就連專門做郵件營銷的巨頭constencontact今年年初也開始涉足eventsmarketing.國內(nèi)目前常用的有mymova.因?yàn)閙ymova主要針對(duì)會(huì)議的客戶，因此較國外的此類服務(wù)更為專業(yè)，生成的網(wǎng)站也較完善。

目前大部分會(huì)議的主辦方均有意嘗試信息化更強(qiáng)的會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議管理的建設(shè)，不僅節(jié)約開發(fā)周期、并且費(fèi)用低廉、同樣也可以自定義網(wǎng)站樣式及風(fēng)格，并且在線注冊(cè)環(huán)節(jié)比自主開發(fā)的要更為穩(wěn)定和可靠。

注意事項(xiàng)

考慮周全要成功地舉辦一次會(huì)議，尤其是大型會(huì)議，須要考慮很多方面的問題，比如開會(huì)的時(shí)間是否能保證大家都能參加，會(huì)不會(huì)遇到外賓來訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò);會(huì)議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng);會(huì)議需要什么輔助器材，由誰負(fù)責(zé);會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間預(yù)計(jì)有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會(huì)議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。

選擇合適的會(huì)議場所

會(huì)議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會(huì)議室;有時(shí)公司會(huì)在周末安排員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會(huì)，一邊度假;至于大型的、重要的會(huì)議則可以專門租用飯店的會(huì)場。不管采用哪種方式，對(duì)會(huì)場的基本要求是一致的，即：會(huì)場應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時(shí)看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。

用文字記錄會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)

在準(zhǔn)備會(huì)議的過程中，有關(guān)會(huì)議的各個(gè)事項(xiàng)，如時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會(huì)議的決定、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時(shí)候秘書已經(jīng)通知了各個(gè)部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細(xì)致。

會(huì)場的器材準(zhǔn)備

現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。

桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。

會(huì)議上的茶水飲料最好用礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。

簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

黑板、白板、筆

在有的場合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現(xiàn)在視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。