董事會(huì)秘書(shū)工作指南
什么是工作指南呢? 下面是小編為你整理的董事會(huì)秘書(shū)工作指南，希望對(duì)你有用!
董事會(huì)秘書(shū)工作指南
一、 負(fù)責(zé)每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。
二、 負(fù)責(zé)起草社聯(lián)的各項(xiàng)工作匯報(bào)。
三、 負(fù)責(zé)社聯(lián)文件的印發(fā)(如：策劃書(shū)、總結(jié)書(shū)等)。
四、 負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項(xiàng)規(guī)章制度。
五、 負(fù)責(zé)各種例會(huì)的考勤。
六、 負(fù)責(zé)辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。
七、 負(fù)責(zé)傳達(dá)各項(xiàng)通知，包括口頭傳達(dá)、手機(jī)傳達(dá)等方式(如開(kāi)會(huì)的時(shí)間、場(chǎng)地等)
八、 加強(qiáng)各部之間的聯(lián)系，搜集同學(xué)的意見(jiàn)，及時(shí)反饋，取長(zhǎng)補(bǔ)短。
九、 制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。
十、 定期的向老師、主席匯報(bào)有關(guān)工作等。
一、值班要求
值班時(shí)間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30
值班地點(diǎn)：南山書(shū)院社聯(lián)辦公室(南山書(shū)院208教室)
值班人員：秘書(shū)處成員及各部成員
(一)值班規(guī)定
1、值班人員不得無(wú)故遲到，早退或曠到，因故不能及時(shí)值班需事先向秘書(shū)長(zhǎng)申請(qǐng)調(diào)崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護(hù)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的形象。
2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認(rèn)真做好值班記錄
3、不得把與工作無(wú)關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料，不得將同學(xué)的個(gè)人資料透露給其他人。
4、對(duì)外來(lái)人員及電話需做好接待工作，對(duì)于所提問(wèn)題或要求的工作及時(shí)解決，不能解決的要及時(shí)傳達(dá)給秘書(shū)長(zhǎng)或主席，并做好詳細(xì)記載。
5、值班人員有責(zé)任管理和愛(ài)護(hù)辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時(shí)間，若在當(dāng)時(shí)沒(méi)有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報(bào)。
6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的交接。值班結(jié)束時(shí)保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關(guān)掉各種電器，鎖好門窗。
二、人員通知
(一)通訊錄更新
1、定期確認(rèn)各中心主要成員有無(wú)人員和聯(lián)系方式的變動(dòng)，及時(shí)修改。
2、在右下角標(biāo)注日期，方便日后整理。
(二)發(fā)放通知
1、時(shí)間要求：最晚提前一天通知。
2、內(nèi)容格式：說(shuō)明時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容。若用短信通知，須加上“收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝!”，并以“(南山社聯(lián)秘書(shū)處)”結(jié)尾，須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位，對(duì)方的回復(fù)須在該活動(dòng)結(jié)束后方可刪除。
(三)負(fù)責(zé)人
龔玭、陳佳其
三、會(huì)議記錄
(一)會(huì)議記錄
1、會(huì)議包括：周例會(huì)、社團(tuán)聯(lián)席會(huì)、秘書(shū)處例會(huì)及其他會(huì)議。
2、會(huì)議前在簽到表上簽到，列出缺席、請(qǐng)假人員。
3、會(huì)議記錄格式：按會(huì)議記錄紙要求。
4、記錄內(nèi)容：包括發(fā)言人及其內(nèi)容，列出層次，分清主次，詳略得當(dāng)。結(jié)尾標(biāo)注“會(huì)議結(jié)束”。
5、重要會(huì)議制作電子文檔。
附：會(huì)議記錄格式
年 — 年第二學(xué)期第一次周例會(huì)
會(huì)議時(shí)間 ： 會(huì)議地點(diǎn) ： 會(huì)議主持人： 參會(huì)人員： 缺席人數(shù)： 會(huì)議記錄人：
會(huì)議內(nèi)容：
一、各部長(zhǎng)匯報(bào)所分管部門上周工作情況 二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作 三、主席對(duì)本周工作進(jìn)行安排
四、到會(huì)人員就社聯(lián)當(dāng)下所存在問(wèn)題進(jìn)行討論并作出解決方案 五、征集對(duì)社聯(lián)工作的建議 會(huì)議結(jié)束
西安建筑科技安大學(xué)南山書(shū)院社聯(lián)秘書(shū)處
年/月/日
(二)記錄人員
鄒淑文、洪夢(mèng)姝
(三)教室申請(qǐng)
1、在開(kāi)會(huì)前一天申請(qǐng)教室。
2、及時(shí)協(xié)調(diào)保證會(huì)議正常進(jìn)行。
西安建筑科技大學(xué)教室借用申請(qǐng)單(草堂校區(qū))
注意事項(xiàng)：
1. 使用時(shí)必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學(xué)活動(dòng);
2. 應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。
工作指南的作用
1.以有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化
在編制工作指南之前 ，有一個(gè)工作分析的過(guò)程，是對(duì)組織內(nèi)各職位、部門設(shè)置、人員匹配 以及工作業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行的一次大盤點(diǎn)，之后形成了工作指南。試想經(jīng)過(guò)這樣一次大盤點(diǎn)，會(huì)達(dá)到一種什么效果?部門劃分明確、職責(zé)清晰、人崗匹配等，所以有利于提高工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。
2.是對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理的依據(jù)
何為目標(biāo)管理?目標(biāo)管理縮寫為MBO(Management by objectives)是20世紀(jì)50年代中期出現(xiàn)于美國(guó)，以泰羅的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論(尤其是其中的參與管理)為基礎(chǔ)形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標(biāo)的制定，實(shí)現(xiàn)自我控制，并努力完成工作目標(biāo)。對(duì)于員工的工作成果，由于有明確的目標(biāo)作為考核標(biāo)準(zhǔn)，從而使對(duì)員工的評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)更加客觀、公平、公正、合理，可以大大激發(fā)員工為完成工作目標(biāo)而努力。
3.是制定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)的基本依據(jù)
工作指南確定了崗位職責(zé):在績(jī)效考核的時(shí)候，只有通過(guò)考察工作說(shuō)明書(shū)，才會(huì)知道這個(gè)崗位有哪些職責(zé)，員工是不是履行了這些職責(zé)，以及完成的情況如何。假如在工作說(shuō)明書(shū)中根本就沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核員工，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，工作說(shuō)明書(shū)在工作目標(biāo)管理和績(jī)效考核工作中起很大的作用，也是績(jī)效考核的一個(gè)基本依據(jù)。
4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
直接決定薪酬的依據(jù)有幾個(gè)(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系)，其中職位薪資體系用的比較廣泛，確定的前提是崗位評(píng)價(jià)，即崗位的職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜程度、勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)條件等。如何來(lái)了解這些信息呢，就是工作分析和工作說(shuō)明書(shū)所提供的依據(jù)。如果沒(méi)有工作說(shuō)明書(shū)，就無(wú)法進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)，也就無(wú)法確定各個(gè)崗位的薪酬。因此從根本上說(shuō)，工作說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了工作指南，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
工作指南的格式
第一部分 崗位規(guī)格說(shuō)明
一、基本資料
崗位名稱：
崗位評(píng)價(jià)：
崗位編碼：
定員標(biāo)準(zhǔn)：
直接上級(jí)：
分析日期：
二、崗位職責(zé)
(一)概述
(二)工作職責(zé)
三、其他職責(zé)
四、監(jiān)督及廣為關(guān)系
(一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督
1.所受監(jiān)督：
2.所施監(jiān)督：
(二)與其他崗位關(guān)系
1.內(nèi)部聯(lián)系：
2.外部聯(lián)系：
(三)本崗位職務(wù)晉升階梯圖
(四)本崗位橫向平移情況
五、工作內(nèi)容及要求
六、崗位權(quán)限
七、勞動(dòng)條件和環(huán)境
室內(nèi)or室外?輕體力勞動(dòng)or重體力勞動(dòng)?腦力勞動(dòng)?工作環(huán)境溫度、適度、噪音情況、有無(wú)粉塵、照明條件
八、工作時(shí)間
第二部分 員工規(guī)格要求
九、資歷
1.工作經(jīng)驗(yàn)
2.學(xué)歷要求
十、身體條件
十一、心理品質(zhì)及能力要求
1.智力：
2.語(yǔ)言能力：
3.領(lǐng)導(dǎo)和管理能力：
4.判斷能力;做事能力
十二、所需知識(shí)和專業(yè)技能
(一)擔(dān)任本崗位職務(wù)應(yīng)具備的專業(yè)知識(shí)和技能
(二)招聘本崗位員工應(yīng)考核的內(nèi)容
(三)上崗前應(yīng)接受的培訓(xùn)內(nèi)容
(四)上崗后應(yīng)繼續(xù)教育訓(xùn)練的內(nèi)容
十三、績(jī)效管理
從德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面對(duì)員工進(jìn)行考核，以領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定為主，自我評(píng)定和同級(jí)評(píng)定為輔進(jìn)行，其中領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定占70%，同級(jí)評(píng)定占20%，自我評(píng)定占10%。
(一)本崗位工作考核的內(nèi)容
(二)本崗位工作從時(shí)間角度考核要求
(三)考核結(jié)果的分析和反饋
由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行核實(shí)及可靠性分析，以保證考核結(jié)果的真實(shí)性，并將考核結(jié)果與同期指標(biāo)和工作要求相比較，及時(shí)將分析結(jié)果反饋給本人。
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