怎樣做一名好秘書

時間：2021-02-11 12:11:46 小邱0由分享

企業(yè)逐漸趨向信息化、國際化及多元化發(fā)展，對稱職出色的秘書及行政助理人員普遍有殷切的需求，對加強秘書及行政人員的工作能力極為重視，以適應社會成長的速度。怎么做才算是一個好秘書，怎樣做到高級秘書?

如何做好中國式領導秘書

不管你是政府機關，還是在廠礦企業(yè)，不管你是為一位領導人當秘書，還是同時為幾位領導人服務，你對領導人的作風、性格、辦事習慣、起居規(guī)律、思維路子、語言特點和生活愛好，甚至他的工作經(jīng)歷，都應當了解得清清楚楚。這樣，就可以把服務工作做到恰到好處，就容易配合協(xié)調，節(jié)拍一致。與這一點有連帶意義的一個問題，是秘書人員不但應有自己的特長，更重要的是要有適應能力，盡可能與領導人的特長、愛好相接近。

領導人都有個人的愛好和專長，或喜歡聽音樂，或喜歡看戲，或喜歡下棋，或喜歡繪畫書法，或喜歡體育;或擅長研究理論、總結經(jīng)驗，或擅長寫文章，或擅長講話，或擅長到基層調查，找人談話，等等。秘書不妨設法同領導人的這樣那樣的興趣一致起來，不會也要學會，以便有共同語言，從生活上能打成一片，工作上便于服務。假如秘書對領導人的專長和愛好，既不了解又不感興趣，而且處處躲閃回避、不聞不問，至少會導致相互淡漠如水，除了公事公辦之外，就互無往來了。

才干是做秘書的基本功，若是你不能勝任秘書職務，不能完成任務，比如說：辦事，丟三拉四、拖拖拉拉;傳話，天南海北、走弦跑調;寫材料，詞不達意、不知所云;出主意，云里霧里，不得要領，等等。這樣的人、這樣的事，一次兩次也許沒多大關系，三次、四次還是這樣，總會導致領導人的不滿意，哪里還會處好關系!

秘書的才干，大體上分為三種類型：

一是辦事型，要求精明強干、思路敏捷，辦事利落。大部分秘書人員應是這種類型。

二是秀才型，是主事寫文章的，他的辦事能力不一定很強，但寫文章很擅長，同樣要求思路清楚，頭腦靈活，有學有識。有的秘書，兼有辦事、寫作兩種才能，那更受歡迎。

三是技術型，比如打字、印刷，辦公設備(傳真機、計算機、電話機)使用和維修、機要譯電等。

三種類型的人員，都要把自己的本事掌握好，達到熟練程度，才能勝任愉快，才能與領導的需要相適應，也才能把關系搞好?，F(xiàn)在，研究、討論秘書工作的各種文章、講義、講話，反反復復講得最多的是秘書的參謀職能，這雖然沒有什么不可，但是，秘書人員的基礎職能是辦事，參謀多半也是在辦事中體現(xiàn)的。因此，決不可忽視秘書的辦事職能。而秘書的辦事才干有許許多方面，即使是如領會能力、語言能力和了解領導這樣在日常生活中常用上的本事，也同搞好與領導的關系有直接影響。

秘書與領導人共事，經(jīng)常接受任務，匯報工作。領導人說話各自有不同的特點：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認為秘書懂了。而事實上，秘書聽到的與領導人頭腦中想的總是有一定差距。這當中就全靠秘書領會了。把領導人的意圖領會了，把握準確了，才能很好地執(zhí)行。如果秘書一知半解，懵著去干，不是不周全，就是把事情弄擰了，后果可想而知。自己也會疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘書都能熟練地寫文章，但所有的秘書必須有語言表達能力。

秘書在日常工作中不管是對上對下，都不能說話過快、過慢、羅嗦、冗長，詞不達意，不可夾俚語或者不文明的口頭語，使人費解，引出歧義，導致雙方都不愉快。精明的秘書，說話應當簡練明白，富于感染力，而且又忠于事實。與處好同領導的關系有特殊意義的一條，是秘書要了解領導、熟悉領導。

秘書的五大修養(yǎng)：

一、謀事不傳事。“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當好領導秘書的第一要訣?！澳X筋要多動”就是要為領導決策收集信息，提供情況，當好參謀，出好主意。養(yǎng)成勤于思考的習慣，要把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議及時提供給領導，這樣才能想領導之所想、急領導之所急，超前地、有效地為領導當好參謀。“嘴巴要少用”，就是說領導秘書說話必須要保持謹慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因為你在領導身邊，別人很容易把你說的與領導聯(lián)系在一起，加以議論、猜測和傳播，以免造成一些不良的影響。我認為只要注意做到“三不”就可以了：一是不議論領導的事。二是不傳播干部的事。三是不吹噓個人的事。

二、干事不鏟事。踏踏實實干好工作，完成好領導交給的各項任務，這是當好領導秘書的基礎。當了秘書，就不能像其他工作人員一樣按點來、到點走，管家務、帶孩子，就必須做好不僅自己要加班加點、而且妻子也要跟著多吃苦多受累的思想準備。不怕艱苦的同時，還要做到不怕批評、不怕仔細，在工作中干錯了會挨批，干對了有時也會挨批(當然這種情況很少)，對待批評必須要保持“有則改之，無則加勉”的態(tài)度，否則就會覺得委屈，導致心理不平衡。有時九件工作干好了，一件工作沒干好，如果你以為這就差不多了，那就大錯特錯了，有時十減一并不等于九，而是等于零。必須要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。作為領導秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

三、抹事不激事。特別是作為主要領導的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協(xié)調前后任領導之間的關系、協(xié)調黨政主要領導之間的關系，以及主要領導與其他班子成員之間的關系中，有著非常重要的作用。作用發(fā)揮得好，可以使領導之間水乳交融，即使有一些非原則性的分歧也會得到化解，大事化小，小事化了;作用發(fā)揮得不好，會使領導之間的矛盾火上澆油，無意中推波助瀾。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結的話要兩頭瞞，有利團結的事要兩頭傳”;切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。

四、攬事不躲事。領導秘書本身任務繁重，完成好職責范圍內的工作已屬不易;盡管如此，對于一些與領導密切相關，領導又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事，或是一躲了之,必須要義不容辭地承攬過來，了解情況，做好工作，即使是非常嚴重的問題，非需領導出面不可，也通過秘書這一關得到緩沖?！皵埵隆迸c“攬權”不同，“攬事”體現(xiàn)了工作的責任心，不管領導在與不在、知與不知，該攬的都要主動承攬。否則，領導在時就攬，知道就攬;不在時、不知時就不攬，很容易造成一些矛盾的積累和激化?！皵垯唷眲t體現(xiàn)了一個人的虛榮心，這是做領導秘書的大忌。

五、成事不敗事。領導秘書必須要站在領導的高度和角度去分析、考慮事情，事事都要從大局出發(fā)，為領導設身處地地去想、去辦，才能把事情辦好。主要領導公務纏身，日理萬機，光是大事、要事就應接不暇，對于一些日常小事、家務瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事、瑣事，如果處理不當，往往會在社會上、在群眾中給領導造成很大很壞的影響，這也是一些秘書“成事不足，敗事有余”的關鍵所在。秘書給領導敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領導辦私事。表面上看給領導省了一點錢，實際上領導形象無形之中受到很大損害。另一種是“假私濟私”，就是借給領導辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領導辦個一，自己得個十;給領導辦個十，自己得個百。好處我得，責任你擔。借領導之名，謀個人之利，這種情況尤其不能原諒，最終結果只能是既害了領導，也害了秘書個人。一些領導秘書“翻船”的深刻教訓，是值得我們認真借鑒和深思。

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