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領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)

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秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事,那么秘書在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出過程中應(yīng)注意以下事項(xiàng)和禮儀呢?下面小編給大家介紹關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項(xiàng)如下

一、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項(xiàng)

1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通,了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見的對象,并根據(jù)工作內(nèi)容和接見對象準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料和禮品,攜帶的證件、甚至相機(jī)等等,安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。

2、如果是開會,就應(yīng)準(zhǔn)備開會需要的資料,自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會議的內(nèi)容。以便能在開會時(shí)做好會議的記錄。

3、如果是走訪或談判,就應(yīng)當(dāng)先做好對走訪或談判對象的一些調(diào)查和了解。

4、了解本次外出活動的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對一些重要問題的基本看法,以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時(shí)提供服務(wù),避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。

5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系,提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等),說明此行目的和行程計(jì)劃等。

6、如果自己開車,則要提前通知司機(jī)準(zhǔn)備好車輛,帶好差旅費(fèi)用、換洗衣物及常用藥品等。

7、時(shí)間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見后,要與司機(jī)等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車路線;外出中的所有活動,隨員都要提前做好準(zhǔn)備,按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo),不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。

8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí),一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因?yàn)樵谕獬龌顒又?,情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此,隨員哪怕是短時(shí)間的單獨(dú)行動也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。

9、入住賓館后,要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間,要及時(shí)將同行者所住房號、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)聯(lián)絡(luò)。

二、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀

1、乘車行走

(1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時(shí),隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車,自己后上。

(3)要主動打開車門,并以手示意,待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊,所以應(yīng)先開右門,關(guān)門時(shí)切忌用力過猛。

(4)注意乘車座位。一般是右為上,左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后,隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開啟車門。陪同客人時(shí),要坐在客人的左邊。

(5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則,陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯,若無人操作,隨行者應(yīng)先進(jìn)后出,一邊操縱電梯,若有人操作,隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。

2、見面介紹、握手、交換名片

(1)如果走訪客戶,應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo),如果對方領(lǐng)導(dǎo)是女士,則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

(2)如果拜訪,如果對方身份較高,應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

(3)和對方的距離合適時(shí)才可伸出手。

(4)握手的力度要適宜,不可太緊,也不可顯得太隨意。

(5)握手時(shí)雙眼要正視對方,面露笑容。

(6)男士與女士握手時(shí),要待女士伸出手后方可伸手,握手時(shí)間不要過長。

(7)與對方領(lǐng)導(dǎo)握手,以其職位由高到低為序。

(8)交換名片時(shí)要雙手接遞,并說謝謝。接到對方名片時(shí),不要立即收起,要先觀看,以示尊重。

3、就坐

(1)參加會議時(shí),除大型會議按桌牌就座外,一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會議,是坐在桌前還是后排,則視與會人員的具體情況而定。

(2)就餐時(shí),要分清主位、客位,把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo),且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機(jī)等通行的其他人員,因?yàn)榻哟讲豢赡苷J(rèn)識所有來客。容易造成遺漏。

(3)會見時(shí),主賓、主人席安排在面對正門位置,領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè),隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。

(4)會談時(shí),雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準(zhǔn),主人在背門一側(cè),領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門居中。如會談桌一端向正門,則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn),右為客方,左為主方。多邊會談,座位則按主辦方安排座位就坐。

4、言談要得當(dāng)

(1)商務(wù)活動要講普通話,聲音自然、清晰,音量、語速適中。

(2)語言文明,不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關(guān)系、謝謝、再見”等禮貌用語。

(3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí),說話非常重要,什么時(shí)候該說,什么時(shí)候不該說,該說時(shí)怎么說都有講究。不該說時(shí)說了會失禮,該說時(shí)不說會誤事。

(4)當(dāng)客戶對本單位、具體情況詢問時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手,作出補(bǔ)充,不能越俎代皰。

(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時(shí),可以根據(jù)具體情況插話,但一點(diǎn)要恰到好處,言之有物,大方得體。

5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合

(1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位,和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄,并且作適當(dāng)?shù)?a href='http://www.athomedrugdetox.com/fwn/ziwojieshao/' target='_blank'>自我介紹,第一次就要給對方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話過程中,要不卑不亢,給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí),應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對方有問題問你,需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見,然后給對方以滿意的回答。談判過程中,如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭論得比較激烈,要適時(shí)地從中打圓場。在商談結(jié)束時(shí),無論成交還是不成交,都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響,應(yīng)盡賓主之儀,親切地道別,不要讓對方有這樣的評價(jià):“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂?!被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò),可用人不太精明,怎么選了這么不懂禮貌的隨從?!?/p>

(2)如果是請領(lǐng)導(dǎo)訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”,應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場,使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí),應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式,并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時(shí),適當(dāng)?shù)亍敖禍亍?氣氛過“冷”時(shí),不時(shí)地“加溫”,解除尷尬,不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此,不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí),可以若無其事地推動;當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí),應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí),配合他們,尊重他們,不僅能增進(jìn)上下級的關(guān)系,在客戶眼中看來,則是認(rèn)為你是一個(gè)應(yīng)對得體的好“幕僚”,從而提高公司的信譽(yù)。

(3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時(shí),應(yīng)對所調(diào)研的課題有所了解和思考,在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準(zhǔn)確。

(4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時(shí),要把握好說話的時(shí)機(jī)和分寸,不能搶話說、隨意說,既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo),也不能目無領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨(dú)尊。

6、舉止得體

(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場合相協(xié)調(diào)。在外活動時(shí)應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。

(2)如果是開會,在進(jìn)入會場時(shí)應(yīng)主動把手機(jī)調(diào)到振動檔位,無論是參加會議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話,接電話時(shí)都要離開現(xiàn)場。

(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議或作講話時(shí),如無極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)要盡量壓低聲音,減少影響面和影響程度。

7、衣著、發(fā)式等儀表儀容

(1)著裝應(yīng)整齊潔凈,衣冠端正,莊重大方。

a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋,不能戴戒指;重要的商務(wù)活動要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時(shí)要扣好鈕扣,不得敞開外衣,卷起褲腳、衣袖,領(lǐng)帶須系正,皮鞋要光亮。

b. 女士要穿職業(yè)套裝,鞋跟高低適中,襪口不得露在裙角或褲角之外。

(2)從事商務(wù)活動前,隨行人員必須整理一次儀表,包括著裝、儀容。

(3)與人交往熱情、友好,不卑不亢。在公眾場合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。

(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時(shí),必須先征求主人同意。

8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”

(1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會議、會談時(shí),要確定自己是否應(yīng)該在場,如不需參加時(shí),則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場外等候。

(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話,要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來說,領(lǐng)導(dǎo)在會后或賓館住地等的小范圍談話,特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí),可能要說一些不宜公開的話和知心話,這時(shí)隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水,作一些簡單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來是研究探討某個(gè)問題,自己應(yīng)當(dāng)在場,但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說起一個(gè)自己不應(yīng)了解的話題時(shí),也應(yīng)有意識的退出一會兒,估計(jì)此話題已說完再返回。

9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間,領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容,除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外,其它內(nèi)容決不可隨意透露,即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個(gè)前提,就可能產(chǎn)生歧義,如果再傳就會走樣,給工作帶來影響。

10、會見和會談

(1)作為隨員應(yīng)在會談與會見前要做好充分的準(zhǔn)備工作。要掌握會談人姓名、職務(wù)、會談時(shí)間、地點(diǎn)、會談順序安排及有關(guān)事項(xiàng)。

(2)如對方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪,則應(yīng)以主人身份安排對方作為客人就座。

(3)領(lǐng)導(dǎo)與對方會見(會談)結(jié)束后,隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對方至車前或門口握別。

11、宴請客人

(1)根據(jù)宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。

(2)宴席前賓客到達(dá)時(shí),隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。

(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序,引賓客進(jìn)入餐廳。

(4)宴請要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。

(5)桌次的高低以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定,右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。

(6)同一餐桌上席位的高低,以離主人的遠(yuǎn)近而定。

(7)通常對門口或居中的桌是主桌,主桌對門口或居中的位置是主人位置。

(8)一般情況下,第一主人的右邊是第一主賓。

(9)宴席中,以領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓交談為主,隨員不要主動提話題,不要隨便插斷領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓的交談。

(10)宴會中要文明敬酒、理智飲酒,正式場合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐,不發(fā)出不雅聲響。

(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上,不要大聲喧嘩。

(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴,不劃拳,吃過魚、雞的骨頭放在盤子外側(cè)。

(13)為別人夾菜要使用公筷。

(14)使用牙簽時(shí),要用左手遮住口部。

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