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文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)技能說(shuō)明

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  作為一名秘書(shū)人員,應(yīng)該涉獵廣泛,了解各方面的知識(shí),這樣在日常工作中才能得新應(yīng)手。下面是小編給大家?guī)?lái)的文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)說(shuō)明,歡迎大家閱讀參考,我們一起來(lái)看看吧!

  秘書(shū)與上級(jí)之間交談技巧

  一般說(shuō)來(lái),人們?cè)谂c自己同等級(jí)、同層次的人講話時(shí),表現(xiàn)比較正常,行為舉止都會(huì)比較自然、大方。但是,在與比自己地位高的人交往時(shí),就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn),并且自卑感強(qiáng);相反,在與社會(huì)地位低于自己的人講話時(shí),就會(huì)表現(xiàn)得比較自如、自信,甚至比較放肆。

  比如,有的人在自己的上級(jí)面前從不敢“妄言”,在同一科室的也不多說(shuō)話,可是在自己的下級(jí)或所管班組面前講話時(shí),則落落大方,侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢(shì),可是一見(jiàn)到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠(chéng)。

  因此,上下級(jí)之間的講話,上級(jí)要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級(jí)的口吻說(shuō)話,而是要放下架子,以平易近人的方式對(duì)待下級(jí)。這樣,下級(jí)才會(huì)向你敞開(kāi)心扉。談話是雙邊活動(dòng),只有感情上的貫通,才談得上信息的交流。

  平等的態(tài)度,除說(shuō)話本身的內(nèi)容外,還通過(guò)語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)、表情、動(dòng)作等體現(xiàn)出來(lái)。所以,不要以為是小節(jié),純屬個(gè)人的習(xí)慣,不會(huì)影響上下級(jí)的談話。實(shí)際上,這往往關(guān)系到下級(jí)是否敢向你接近。此外,上級(jí)同下級(jí)談話時(shí),要重視開(kāi)場(chǎng)白的作用。不妨與下級(jí)先扯幾句家常,以便使感情接近,打掉拘束感。

  上級(jí)同下級(jí)說(shuō)話時(shí),不宜作否定的表態(tài):“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

  在必要發(fā)表評(píng)論時(shí),應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點(diǎn)個(gè)頭,搖個(gè)頭都會(huì)被人看作是上級(jí)的“指示”而貫徹下去,所以,輕易的表態(tài)或過(guò)于絕對(duì)的評(píng)價(jià)都容易失誤。

  例如一位下級(jí)匯報(bào)某改革試驗(yàn)的情況,作為領(lǐng)導(dǎo),只宜提一些問(wèn)題,或作一些一般性的鼓勵(lì):“這種試驗(yàn)很好,可以多請(qǐng)一些人發(fā)表意見(jiàn)?!薄澳銈儗?lái)有了結(jié)果,希望及時(shí)告訴我們?!边@種評(píng)論不涉及具體問(wèn)題,留有余地。

  如上級(jí)認(rèn)為下級(jí)的匯報(bào)中有什么不妥,表達(dá)更要謹(jǐn)慎,盡可能采用勸告或建議性的措詞:“這個(gè)問(wèn)題能不能有別的看法,例如……”“不過(guò),這是我個(gè)人的意見(jiàn),你們可以參考。”“建議你們看看最近到的一份材料,看看有什么啟發(fā)?”這些話,起了一種啟發(fā)作用,主動(dòng)權(quán)仍在下級(jí)手中,對(duì)方容易接受。

  下級(jí)對(duì)上級(jí)說(shuō)話,則要避免采用過(guò)分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從,甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話,改變誠(chéng)惶誠(chéng)恐的心理狀態(tài),而要活潑、大膽和自信。

  下級(jí)跟上級(jí)說(shuō)話,成功與否,不只影響上級(jí)對(duì)你的觀感,有時(shí)甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽?/p>

  跟上級(jí)說(shuō)話,要尊重,要慎重,但不能一味附和?!疤мI子”、“吹喇叭”等等,只能有損失自己的人格,卻得不到重視與尊敬,倒很可能引起上級(jí)的反感和輕視。

  在保持獨(dú)立人格的前提下,你應(yīng)采取不卑不亢的態(tài)度。在必要的場(chǎng)合,你也不必害怕表示自己的不同觀點(diǎn), 只要你從工作出發(fā),擺事實(shí),講道理,領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。

  還應(yīng)該了解上級(jí)的個(gè)性。上級(jí)固然是領(lǐng)導(dǎo),但他首先是一個(gè)人。作為一個(gè)人,他有他的性格、愛(ài)好,也有他的語(yǔ)言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆,有些領(lǐng)導(dǎo)則沉默寡言,事事多加思考,你必須了解清楚,不要認(rèn)為這是“迎合”,這正是運(yùn)用心理學(xué)的一種學(xué)問(wèn)。此外,與上級(jí)談話還要選擇有利時(shí)機(jī)。

  上級(jí)一天到晚要考慮的問(wèn)題很多。所以,假若是個(gè)人瑣事,就不要在他埋頭處理大事時(shí)去打擾他。你應(yīng)該根據(jù)自己的問(wèn)題重要與否,去選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)反映。

  文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)

  一、基礎(chǔ)知識(shí)

  秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次,是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣,基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。

  1.科學(xué)文化知識(shí)

  基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ),包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高,重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí),可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

  2.馬列主義理論知識(shí)

  哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí),才能提高理論修養(yǎng)。

  3.政策法規(guī)知識(shí)

  這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí),包括黨的路線、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí),特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。

  二、專業(yè)知識(shí)

  專業(yè)知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體,也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。

  1.理論知識(shí),是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí),是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提,總的理論,也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí),秘書(shū)指導(dǎo)思想。

  分門別類的理論,包括文書(shū)處理,信息處理,信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

  2.業(yè)務(wù)知識(shí),秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí),基本技能,操作規(guī)范,公文的起草等。

  3.行業(yè)知識(shí),秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

  三、相關(guān)知識(shí)

  秘書(shū)工作者的輔助知識(shí),它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

  1.新的學(xué)科知識(shí),社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué),是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容,包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

  2.管理學(xué)知識(shí),行政管理,領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),決策等方面的知識(shí)。

  3.社會(huì)交往知識(shí),社會(huì)關(guān)系學(xué),公共關(guān)系學(xué),人際關(guān)系學(xué)等,以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力,信息溝通能力。

  4.心理學(xué)知識(shí)。

  四、社會(huì)知識(shí)

  國(guó)際知識(shí),當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題,世界格局,政治,經(jīng)濟(jì),軍事,思想,科技,文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。國(guó)內(nèi)知識(shí),國(guó)情,民情,民俗,民風(fēng)等。

  文秘專業(yè)內(nèi)容:

  一個(gè)稱職的秘書(shū),必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的,也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)??梢赃@么說(shuō),文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員的基本功,是“看家”的本領(lǐng)。

  那么,怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái),主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

  首先,要端正態(tài)度,培養(yǎng)興趣,自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。

  不管干什么事情,必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣,這樣才有動(dòng)力,才樂(lè)于去干,并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作,是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn),是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng),決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。

  美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出:“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中,有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住,而其中的一件就是:在這個(gè)文字密集的社會(huì)里,我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的?讀寫(xiě)技能?,首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力,也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力?!?/p>

  與此同時(shí),我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣,變被動(dòng)為主動(dòng),變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò):熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣,熱愛(ài)寫(xiě)作,熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度,“衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴”,“每有會(huì)意,便欣然忘我”,樂(lè)此不疲,如饑似渴地去鉆研,廢寢忘食地去琢磨,持之以恒,這樣就一定會(huì)學(xué)得好,學(xué)得入門,就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

  其次,學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),借鑒優(yōu)秀作品。

  寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō):“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”,“定體則無(wú),大體須有”,這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。

  我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材,就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié),就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。

  要提高文秘寫(xiě)作能力,還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文,以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò):“凡是已有定評(píng)的大作家,他的作品,全部就說(shuō)明著?應(yīng)該怎樣寫(xiě)?。只是讀者很不容易看出,也就不能領(lǐng)悟。

  我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到:讀書(shū)是讀他人之書(shū),作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng),經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套,模仿抄襲,“依葫蘆畫(huà)瓢”。

  最后,要勇于實(shí)踐,堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

  寫(xiě)作是一種技能,技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練,這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě),那就會(huì)眼高手低,所學(xué)到的確良知識(shí),將無(wú)用武之地,寫(xiě)作水平也就止步不前。

  天道酬勤,勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練,堅(jiān)持不懈,才會(huì)熟能生巧,運(yùn)筆自如,真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員,多寫(xiě)多練固然重要,但每次擬稿時(shí),還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律,也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。

  文章頻改,工夫自出。事實(shí)上,多一次認(rèn)真修改,就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn),就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書(shū)人員,要有高度的責(zé)任感,,養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣,虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn),克服怕人挑“刺”的思想,對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲,精思細(xì)改,這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。

  文秘必須掌握的電腦技巧

  一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

  1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置

  選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。選擇“版式”附簽,將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

  2、插入頁(yè)號(hào)

  選擇“插入”——“頁(yè)碼”,“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼,在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字,偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

  3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

  選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng),鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”,在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,出現(xiàn)一個(gè)文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),輸入完成后,選中該文本框,單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”,在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。

  選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”;垂直對(duì)齊:“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn),“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

  選擇“文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅色”,字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”,字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào),但要盡量充滿該文本框,這樣,寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

  4、紅線制作

  首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形,左手按住鍵盤上的Shift鍵,右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格式”,紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。

  選擇“大小”附簽,“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”,垂直對(duì)齊:“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn),“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

  5、文號(hào)制作

  平行文文號(hào):文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

  上行文文號(hào):文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注:文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法:選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽,找到六角符號(hào)后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。

  6、主題詞制作

  選擇“表格”——“插入”——“表格”,選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容:主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

  7、保存成模板文件

  單擊“文件”——“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”:給模板命名;“保存位置”:模板所在路徑(一般不做,默認(rèn)即可)。至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進(jìn)行公文正文的排版。

  要對(duì)該模板進(jìn)行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”——“打開(kāi)”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

  二、公文正文排版

  1.依據(jù)模板建立新公文:

  選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。

  2.制作公文正文內(nèi)容:

  正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái),但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):

  標(biāo)題——二號(hào)小標(biāo)宋字體,居中顯示;主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體,頂格,冒號(hào)使用全角方式;

  正文——三號(hào)仿宋字體;

  成文日期——三號(hào)仿宋字體,右空四個(gè)字的距離,“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致,不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

  文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后,將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

  三、用Word制作電子公章

  1、圖章輪廓

  選擇“插入→圖片→自選圖形”,在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓,設(shè)置為“無(wú)填充色”,線條寬度為2磅,顏色為紅色,“疊放次序”為“最底層”。

  2、編輯文字

  在文檔中插入藝術(shù)字,選擇環(huán)形藝術(shù)字,輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào),然后用藝術(shù)字周圍的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形,并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內(nèi),可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

  3、插入五角星

  在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星,然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星,并設(shè)置成紅色,移動(dòng)到圓中合適的位置,然后選中圓、藝術(shù)字、五角星,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“組合”,一個(gè)公章就制作出來(lái)了,要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處,是不是很正規(guī)啊!

  文秘公文寫(xiě)作“五步”法

  第一步,搜集資料

  方法是“看兩篇寫(xiě)一篇”

  寫(xiě)作之前,可以先找兩篇文章。第一篇,要找以往領(lǐng)導(dǎo)同志在類似教育實(shí)踐活動(dòng)中的總結(jié)講話。因?yàn)槊糠N類型的講話,都有著相對(duì)固定的套路和邏輯,這篇文章,解決的是“形似”的問(wèn)題,就是文章結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言風(fēng)格要像。第二篇,要找上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者同級(jí)其他機(jī)關(guān)群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)總結(jié)大會(huì)上的講話。因?yàn)槊糠N內(nèi)容的講話,在一定時(shí)期內(nèi),都有著相對(duì)固定的內(nèi)容要求,這篇文章,解決的是“神似”的問(wèn)題,就是文章最基本的內(nèi)容、方向要準(zhǔn)。找出這“兩篇文章”,通過(guò)學(xué)習(xí)和模仿,之后寫(xiě)出來(lái)的文章,最起碼在結(jié)構(gòu)上、內(nèi)容上不會(huì)出現(xiàn)大的偏差。

  第二步,琢磨內(nèi)容

  方法是“換位思考”

  替領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿,當(dāng)然要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問(wèn)題,學(xué)會(huì)“換位思考”是最基本的方法。那么,可以從哪些角度換位思考呢?概括起來(lái),可以有以下五個(gè):

  第一,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么?就是在這次總結(jié)大會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容、要求等。

  第二,文件起草的部門希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?就是有關(guān)部門對(duì)于這項(xiàng)工作的考慮,希望通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號(hào)。

  第三,聽(tīng)眾希望聽(tīng)到什么?講話都是有對(duì)象、有聽(tīng)眾的,聽(tīng)眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼,或是答疑解惑,或是肯定表?yè)P(yáng),或是明確思路等,應(yīng)該將聽(tīng)眾的需求反映在領(lǐng)導(dǎo)講話之中。

  第四,領(lǐng)導(dǎo)同志本人希望講什么?每位領(lǐng)導(dǎo)同志講話都有一貫的思路、風(fēng)格,每位領(lǐng)導(dǎo)同志都有近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。

  第五,上級(jí)希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開(kāi)展,科學(xué)地傳遞上級(jí)的要求也是講話的題中應(yīng)有之義。

  有了這五種角度,是不是就全面了、窮盡了?不一定,最起碼還可以“更上一層樓”,在綜合各個(gè)角度之后,重新回到最初始的問(wèn)題——在這樣的場(chǎng)合,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么?這并不是簡(jiǎn)單的回歸,而是采取螺旋式上升方式,否定之否定,站在更高的平臺(tái)去重新思考。通過(guò)多個(gè)角度的思考,我們就會(huì)對(duì)文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。

  第三步,擬定提綱

  方法是“閉上眼睛”

  講話開(kāi)寫(xiě)之前,要起草提綱。起草提綱要在掌握基本素材、充分思考的基礎(chǔ)上,合上參考文章,合上各類材料,越過(guò)紙面看實(shí)質(zhì),閉上眼睛想清楚,合上書(shū)本寫(xiě)提綱。要切忌“找”提綱,翻閱各類材料,這里摘一個(gè)意思,那里找一個(gè)想法。擬定提綱,最起碼要寫(xiě)到二級(jí),想得清楚的地方要寫(xiě)到三級(jí)。

  第四步,起草文章

  方法是“一氣呵成”

  長(zhǎng)期用電腦寫(xiě)作,很多人往往養(yǎng)成“先寫(xiě)容易的”和“復(fù)制粘貼”的習(xí)慣。好的講話稿應(yīng)做到文氣貫通,如果先寫(xiě)材料豐富的、容易的、想清楚的,會(huì)使文章看上去是“拼湊”出來(lái)的,而不是“寫(xiě)”出來(lái)的。這是公文寫(xiě)作的大忌。因此,在公文寫(xiě)作的培養(yǎng)階段,就要形成一個(gè)良好的寫(xiě)作習(xí)慣,想清楚、寫(xiě)清楚,按照提綱,從頭到尾寫(xiě)下來(lái)、順下來(lái)。

  第五步,反復(fù)修改

  方法是“逼著自己改”

  好文不厭百回改。剛學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作的同志在寫(xiě)完初稿后,往往會(huì)感覺(jué)“不知道改什么”“不知道怎么改”“不會(huì)改”“改不動(dòng)”,這是很正常的。這時(shí)候,就需要對(duì)自己“狠一點(diǎn)”,進(jìn)行自我否定、自我提升,要強(qiáng)迫自己多換角度、加深思考、提高站位,對(duì)已有的文稿反復(fù)琢磨,反復(fù)修改,有時(shí)甚至還要推倒重來(lái)。要相信,“山重水復(fù)疑無(wú)路,柳暗花明又一村”,一篇文章每突破一次“改不動(dòng)”的困境,就會(huì)上升一個(gè)水平,自己的寫(xiě)作能力也會(huì)提高一個(gè)層次。

  經(jīng)過(guò)這樣五個(gè)步驟,就形成了一個(gè)相對(duì)完整的寫(xiě)作流程,寫(xiě)出的講話初稿就可能達(dá)到基本的要求。但是,從提高自身公文寫(xiě)作的水平來(lái)看,還需再做好兩項(xiàng)工作:

  第一,整理學(xué)習(xí),方法是“對(duì)照花臉稿”。提交初稿之后,領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)對(duì)文稿提出修改要求,有的時(shí)候還會(huì)有顛覆性意見(jiàn),這是提升自己公文寫(xiě)作水平最好的教材、最好的機(jī)會(huì)。我們應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)改動(dòng)的部分和自己起草的內(nèi)容進(jìn)行比照,細(xì)致揣摩,認(rèn)識(shí)到“應(yīng)該這么寫(xiě)”的道理和 “不應(yīng)該那么寫(xiě)”的原因。每對(duì)照一次,就相當(dāng)于和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了一次間接的思想交流。當(dāng)文章最后成稿后,還應(yīng)該對(duì)一稿、二稿、三稿甚至更多的修改過(guò)程進(jìn)行重溫,這樣常常會(huì)有新的啟發(fā),也會(huì)逐步找到寫(xiě)公文的竅門。有的同志將領(lǐng)導(dǎo)改過(guò)的花臉稿整理起來(lái),形成個(gè)人的“錯(cuò)題本”,就是一個(gè)很好的辦法。

  第二,豐富完善,方法是“傷其十指,不如斷其一指”。寫(xiě)上一百篇文章,不如寫(xiě)好一篇文章。要提升公文寫(xiě)作水平,聚焦目標(biāo)、集中火力是一個(gè)很好的辦法。同樣以領(lǐng)導(dǎo)同志在群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)機(jī)關(guān)總結(jié)大會(huì)上的講話為例,可以嘗試把這篇講話改造成大會(huì)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)習(xí)通知、新聞通稿、評(píng)論員文章、社論文章、專欄文章、發(fā)言摘要等各類形式,雖然基本內(nèi)容一致,但不同形式對(duì)文章的要求是不同的,把一篇文章拆開(kāi)了揉碎了,重新排列組合,反復(fù)咀嚼琢磨,就會(huì)對(duì)各種類型的文體有基本把握,也會(huì)大大加深對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話的理解。

  提升公文寫(xiě)作水平是一個(gè)需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過(guò)程,不可能一蹴而就。所謂的“五步”寫(xiě)作法,只是為初學(xué)者提供一個(gè)最基本的思路和方法,如果希望真正地提升公文寫(xiě)作水平,恐怕還需要勤學(xué)苦練,孜孜以求,在工作之外多讀、多問(wèn)、多思、多背、多寫(xiě),下苦功夫、深功夫、真功夫。這“五多”比前面的“五步”寫(xiě)作法,要重要得多。


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