怎樣制作辦公表格

時間：2024-03-06 06:08:59 倩儀0由分享

人們在通訊交流、科學(xué)研究以及數(shù)據(jù)分析活動當(dāng)中廣泛采用著形形色色的表格。作為一名文秘，制作表格是我們的必備技能。下面是小編給大家?guī)淼脑鯓又谱鬓k公表格，希望能夠幫到你喲!

怎樣制作辦公表格

wps的功能和word、Excel表格是相同的，只不過在工具按鈕的位置上有一些區(qū)別，下面介紹一下新手wps制作表格的步驟，希望能幫到你。

新手wps制作表格的步驟

第一步：在電腦空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，新建一個wps表格，鼠標(biāo)左鍵雙擊打開。

第二步：選中要形成表格的區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)。

第三步：彈出如下圖所示“單元格格式”設(shè)置對話框。

第四步：切換至“邊框”，選擇內(nèi)邊框和外邊框。

第五步：切換至“字體”，對字體、字號和樣式進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。

第六步：表格邊框、字體和字號設(shè)置完成。

第七步：根據(jù)需要在表格中輸入數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)的對齊方式等進(jìn)行調(diào)整。

第八步：選中單元格的行，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“行高”，對表格的行高進(jìn)行設(shè)置。

第九步：按照同樣的方法，設(shè)置表格的的列寬。

第十步：設(shè)置完成后，單擊“保存”按鈕，完成操作。

文秘工作職責(zé)

1、熟悉了解公司組織框架結(jié)構(gòu)及管理運(yùn)作程序，詳細(xì)掌握公司各文本文檔的建立結(jié)構(gòu)，熟知公司各項(xiàng)管理規(guī)定及營運(yùn)流程。

2、負(fù)責(zé)辦公區(qū)的各項(xiàng)衛(wèi)生清潔工作。

3、負(fù)責(zé)公司印鑒、證照的使用和管理以及年檢等工作，證明管理，各種資料、文件、檔案的收集、編撰、起草、收發(fā)、制做、打印、復(fù)印和存檔保管工作。

4、排版打印公司各個部門的各種文件(上行文、下行文等)。

5、負(fù)責(zé)下發(fā)、張貼公司各項(xiàng)管理規(guī)章、公告、通知等文件。

6、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)簽呈、狀況處理、獎懲提報等呈報文案的各部門會簽。

7、熟悉公司的各項(xiàng)規(guī)章制度細(xì)則及行政歸檔程序，配合各部門負(fù)責(zé)人隨時調(diào)取各類存檔。

8、先期負(fù)責(zé)公司人事檔案管理及公司各單位考勤的稽核。

9、負(fù)責(zé)公司辦公物品采購計劃、采購申請的審核工作;辦公設(shè)施設(shè)備及備品管理工作。

10、整理并保存公司所有電腦文檔并備份文件，用密碼保護(hù)不得外泄于任何單位或個人，員工合理化建議和提案的`接收、整理、轉(zhuǎn)交、存檔保管工作。

11、負(fù)責(zé)公司辦公室所有來電接聽。

12、接待董事長、總經(jīng)理之來訪人員。

13、負(fù)責(zé)公司各種會議的資料準(zhǔn)備、會議召集、會議服務(wù)安排、會議記錄、會議紀(jì)要整理分發(fā)工作。

14、外出復(fù)印、投遞公司業(yè)務(wù)單位之材料、信函等相關(guān)文件。

15、負(fù)責(zé)公司上級各檢查單位下發(fā)的通知等各項(xiàng)政府文件的管理、記錄、存檔。

16、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他任務(wù)及緊急、重要事務(wù)。

文秘知識

基本素質(zhì)：

(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

(二)熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。

(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識

文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等。基礎(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實(shí)際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。

二是實(shí)際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力

文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

1、文字綜合處理能力

2、書寫能力

3、速記能力

4、印制能力

5、校對能力

6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

秘書部分觀點(diǎn)

(一)秘書的知識結(jié)構(gòu)

秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。

秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實(shí)的專業(yè)知識。

1、基礎(chǔ)知識層次

基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件。基礎(chǔ)知識不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。

(1)文化基礎(chǔ)知識

秘書具有的文化基礎(chǔ)知識，一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等;

(2)理論基礎(chǔ)知識

掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、黨的基本政策;

(3)法律基礎(chǔ)知識

法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

2、輔助知識層次

輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。

(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識

(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。

3、專業(yè)知識層次

專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：

(1)業(yè)務(wù)知識

主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書學(xué);分支秘書學(xué)(如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué));秘書寫作學(xué);秘書心理學(xué);文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識;調(diào)查研究、會務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。

(2)行業(yè)知識

秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識

注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態(tài)性;層次性。

B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實(shí)。

(二)秘書的能力結(jié)構(gòu)

秘書能力是指秘書人員在實(shí)踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

1、基礎(chǔ)能力

指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

(1)秘書的觀察力

一個人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

(2)秘書的記憶力

良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

(3)秘書的思維力

思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的'表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

(4)秘書的想象力

想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

2、專業(yè)能力

(1)閱讀能力

秘書閱讀能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。

(2)寫作能力

即書面表達(dá)能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。

(3)說話能力

即口頭表達(dá)能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

(4)辦事能力

秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。

3、特殊能力

指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個性差異的重要方面。

(1)協(xié)調(diào)能力

指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

(2)調(diào)研能力

一般要求是：要有計劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。

(3)操作能力

主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

(三)秘書的心理素質(zhì)

秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成

(1)秘書的興趣

即認(rèn)識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

(2)秘書的情感與情緒

情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。

(3)秘書的意志

良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)

(4)秘書的氣質(zhì)

氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。

注意：

上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

(1)秘書的性格

秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動的方式上。

秘書健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

2、秘書的心理健康

(1)影響秘書心理健康的因素

負(fù)擔(dān)過重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。

(2)秘書心理健康的標(biāo)準(zhǔn)

一個心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。

(3)秘書常見的心理障礙及消除