醫(yī)院檔案管理制度及要求（精選14篇）
2023醫(yī)院檔案管理制度及要求（精選14篇）
在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度對社會經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。下面是小編整理的關(guān)于醫(yī)院檔案管理制度及要求的內(nèi)容，歡迎閱讀借鑒！
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇1】
為了規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，提高檔案質(zhì)量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發(fā)利用。結(jié)合本院實際情況，特規(guī)定如下。
1、檔案工作人員設(shè)置
1.1檔案室歸院辦管理，設(shè)專職檔案員（2～3）名，負責(zé)指導(dǎo)各科檔案員工作，以及醫(yī)院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。
1.2各職能科室設(shè)立兼職檔案員1名，負責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。
2、檔案歸檔
2.1凡反映醫(yī)院各項工作活動，具有查找利用價值的文件資料，均應(yīng)按要求歸檔。
2.2立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規(guī)律和特點，區(qū)別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內(nèi)文件的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫(yī)院活動的全貌，便于保管和利用。
2.3歸檔案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及立卷人、立卷時間均應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限準(zhǔn)確，裝訂要齊整、牢固。
2.4科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。
2.5各科室檔案員于每年4月底前根據(jù)《房山區(qū)第一醫(yī)院保管期限表》的內(nèi)容，將本科室上一年度的檔案進行整理立卷并移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。
2.6根據(jù)醫(yī)院院志續(xù)編工作的要求，各科室檔案員于每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。
3、檔案保管
3.1檔案庫房內(nèi)的檔案材料，要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列、編號，柜架要排列有序。
3.2調(diào)閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，盡量減少檔案的機械磨損。
3.3建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統(tǒng)計工作。
3.4定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的溫濕度，及時采取各種措施把溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。
3.5檔案庫房要保持清潔，庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放與檔案管理工作無關(guān)的物品。
3.6按照標(biāo)準(zhǔn)配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設(shè)施。
3.7檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關(guān)人員責(zé)任并予以相應(yīng)處罰。
4、檔案
4.1檔案保管員必須有嚴格的觀念，認真執(zhí)行《法》和《守則》，不得泄漏檔案機密。
4.2及時按照上級有關(guān)規(guī)定調(diào)整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批準(zhǔn)手續(xù)，要正確處理利用和的關(guān)系。
4.3嚴格遵守檔案的銷毀審批制度，銷毀檔案時要有專人負責(zé)，并在指定地點銷毀。
4.4檔案庫房門窗要堅固，保管設(shè)備要符合要求。
5、檔案借閱
5.1借閱者查閱檔案，要在閱覽室進行，一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。
5.2借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3借閱者要愛護檔案，不準(zhǔn)在檔案資料上加注、勾劃、涂改、折疊，不得抽拆文件。
5.4借閱者未經(jīng)檔案保管員允許，對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等。凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的，必須經(jīng)檔案保管員審查核對。
5.5歸還檔案時，檔案保管員要認真檢查檔案是否完好，及時做好歸還登記，并形成檔案利用效果。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇2】
一、綜合檔案室是本局檔案信息儲存、開發(fā)利用、服務(wù)交流的.中心，負責(zé)全局檔案管理的各項工作。
二、對全局的檔案工作實行監(jiān)督指導(dǎo)。
三、負責(zé)檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用等工作。
四、負責(zé)制定檔案管理工作的各項制度，并負責(zé)制度的貫徹執(zhí)行，同時負責(zé)對本局各組室兼職檔案人員的考評工作。
五、負責(zé)綜合檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按照“八防”的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。
六、組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
七、研究制定檔案管理現(xiàn)代化方案，努力實現(xiàn)全局檔案管理的現(xiàn)代化。
八、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項工作任務(wù)。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇3】
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須嚴格執(zhí)行安全和制度，嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案，由財務(wù)科負責(zé)整理立卷，裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限：
（1）5年保管期：會計月、季報表
（2）15年保管期：總帳、明細分類帳；原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊
（3）25年保管期：現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
（4）永久性保管期：會計年度決算報表；會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時，應(yīng)由檔案室、財務(wù)科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應(yīng)復(fù)留存，以便備查。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇4】
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料，必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，進行科學(xué)管理，妥善保存，存放有序，查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案，由財務(wù)處長指定專人負責(zé)裝訂、整理及造冊，財務(wù)處長（或指定人員）負責(zé)保管一年，一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證，應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊，裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi)，要將全年所有賬簿集中整理，裝袋保存，將所有會計報表按順序裝訂成冊，妥善保存。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇5】
一、對未歸檔會計資料進行日常管理。
（一）要求對各崗位記帳憑證的編號、整理、裝訂等，提出規(guī)范化要求。
（二）每月終了，要整理各個崗位的會計憑證和資料，集中保管。
（三）年終辦完決算后，應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的要求，將全年的會計資料收集齊全，并做好整理、裝訂、編號登記、分類及歸檔等工作。
二、進行會計檔案的管理。
（一）調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續(xù)。凡屬本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意；外單位有關(guān)人員需調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)檔人單位和姓名、調(diào)檔的事由及歸還日期等。
（二）負責(zé)以保存期滿的會計檔案進行銷毀工作。對保管期滿的會計檔案，要按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，由財會部門會同檔案管理部門或管理人員共同鑒定，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后，進行處理。對需銷毀的會計檔案，要填寫'會計檔案銷毀清冊'。銷毀時，由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。'會計檔案銷毀清冊'要長期保存，以便備查。
（三）會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應(yīng)復(fù)印留存。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇6】
一、醫(yī)院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統(tǒng)一由辦公室專人實行歸檔規(guī)范管理。
二、醫(yī)院收文程序是：各科室在接收到相關(guān)文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責(zé)統(tǒng)一登記、編號，呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統(tǒng)一由辦公室保存，相關(guān)科室保存復(fù)印件。
三、醫(yī)院發(fā)文程序是：各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領(lǐng)導(dǎo)、院長簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認真校對后交辦公室把關(guān)，并統(tǒng)一編號，統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長簽發(fā)的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規(guī)范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡工整，確保公文的權(quán)威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應(yīng)由相關(guān)負責(zé)科室及時銷毀。
五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關(guān)帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許，各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用途，經(jīng)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。
七、嚴格遵守紀律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責(zé)管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。
八、對違反紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節(jié)嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責(zé)任。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇7】
一、非本室工作人員，不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)批準(zhǔn)同意，由本室人員陪同方可進入。
二、庫房內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西。
三、做好庫房內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全。
四、案卷查閱完畢要及時歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理好借閱登記手續(xù)。
五、對檔案室所藏檔案要進行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
六、檔案室鑰匙做到專人負責(zé)保管不準(zhǔn)隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)予全部調(diào)換。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇8】
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案制度》辦理；查閱本職范圍外的.重要檔案，須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，()須經(jīng)辦公室負責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇9】
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內(nèi)各種檔案進行科學(xué)分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學(xué)、合理。
4、庫房內(nèi)嚴禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置，定期檢查、記錄、分析，庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。
8、檔案管理人員離開時應(yīng)熄燈、關(guān)好門窗。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇10】
一、高度認識檔案工作的重要性，嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇11】
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（1）會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
（2）會計記帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。
（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成，由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管兩年（會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案）。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案，可以按以下程序銷毀：
（1）由會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
（2）單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（3）銷毀會計檔案時，由會計機構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇12】
一、醫(yī)院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統(tǒng)一由辦公室專人實行歸檔規(guī)范管理。
二、醫(yī)院收文程序是：各科室在接收到相關(guān)文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責(zé)統(tǒng)一登記、編號，呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統(tǒng)一由辦公室保存，相關(guān)科室保存復(fù)印件。
三、醫(yī)院發(fā)文程序是：各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領(lǐng)導(dǎo)、院長簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認真校對后交辦公室把關(guān)，并統(tǒng)一編號，統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長簽發(fā)的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規(guī)范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡工整，確保公文的權(quán)威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的`廢頁、廢件應(yīng)由相關(guān)負責(zé)科室及時銷毀。
五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關(guān)帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許，各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用途，經(jīng)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。
七、嚴格遵守紀律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責(zé)管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。
八、對違反紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節(jié)嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責(zé)任。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇13】
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容，妥善完整地保存各類重要文件、資料，加強檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
2、職責(zé)部門
2.1院辦（人事行政部）負責(zé)院級文件檔案的管理工作。
2.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責(zé)部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責(zé)人。
2.3院辦（人事行政部）負責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
2.4部門（科室）負責(zé)人負責(zé)審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責(zé)人審批。
2.5機密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責(zé)人審批。
3、檔案收集、歸檔
3.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
3.2各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責(zé)收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
3.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關(guān)材料由本部門（科室）收集、歸檔。
3.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
3.6醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的，應(yīng)及時交院辦（人事行政部）歸檔。
4、檔案立卷
4.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
4.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
4.3案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4.4案卷類目名稱需根據(jù)4.3款標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
4.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
4.6歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
4.7部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
5、檔案目錄編制
5.1檔案文件編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），A3A4為兩位數(shù)年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06-XZTZ-07。
5.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁位置設(shè)立《檔案目錄》。
5.3所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
5.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
6、檔案保管權(quán)限、期限與類型
6.1檔案保管權(quán)限
6.1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存；
6.1.2人事部檔案由人事部保存；
6.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負責(zé)人保存；
6.1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
6.2檔案保管期限
6.2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
6.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
6.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
6.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
6.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
6.2.6文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。
6.3文檔的保存形式：
6.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
6.3.2計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。
6.3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
6.4檔案類型
6.4.1行政檔案，包括：
營業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件；
法定代表人身份證（護照）（復(fù)印件）；
對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文；
各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料；
各部門（含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；
院級會議的會議紀要、決議；
醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案；
購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證（復(fù)印件）等車輛管理檔案；
對外簽訂的各類購買（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
6.4.2人事檔案，包括：
全院員工個人信息資料（花名冊）；
勞動合同及協(xié)議；
考勤打卡數(shù)據(jù)；
工資、社保等薪酬相關(guān)資料；
招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；
員工績效考核相關(guān)資料；
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
6.4.3財務(wù)會計檔案，包括：
各類審計帳冊及報表；
各類會計帳冊及報表；
固定資產(chǎn)資料；
其它須保存文檔。
6.4.4藥械設(shè)備檔案，包括：
設(shè)備臺帳；
設(shè)備出廠合格證、使用說明書；
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告；
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；
設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄；
設(shè)備更新改造記錄；
設(shè)備管理制度；
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
6.4.5醫(yī)療檔案，包括：
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
7、檔案查閱與復(fù)制
7.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
7.2部門（科室）負責(zé)人有權(quán)查閱本部門（科室）所有檔案。
7.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
7.4文檔查（借）閱應(yīng)在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權(quán)限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
7.5查（借）閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責(zé)人審批，并進行相關(guān)登記。
7.6查（借）閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
8、檔案的銷毀
8.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責(zé)人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
8.2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
8.3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。
醫(yī)院檔案管理制度及要求【篇14】
檔案保管權(quán)限、期限與類型
1、檔案保管權(quán)限
1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由院長指定負責(zé)人保存；
1.4其它各類檔案由辦公室保存。
2、檔案保管期限
2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
2.6文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。
3、文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存，并保證其真實性。
3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
4、檔案類型
4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件；法定代表人身份證（護照）（復(fù)印件）；對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料；各部門（含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案；購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證（復(fù)印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；員工績效考核相關(guān)資料；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.3財務(wù)會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺帳；設(shè)備出廠合格證、使用說明書；設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告；設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄；設(shè)備更新改造記錄；設(shè)備管理制度；其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
檔案查閱與復(fù)制
1、院長有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
2、病區(qū)、科室負責(zé)人有權(quán)查閱本科室所有檔案。
3、其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批后可借閱有關(guān)檔案。
4、文檔查（借）閱應(yīng)在辦公室進行登記，機密文檔及權(quán)限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5、查（借）閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由辦公室負責(zé)人審批，并進行相關(guān)登記。
6、查（借）閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由院長審批。
檔案的銷毀
1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由辦公室負責(zé)人審核無誤后報院長審批。
2、院長審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。