學(xué)校檔案管理制度
規(guī)章制度中規(guī)定工作中的行為規(guī)范,可以引導(dǎo)、教育員工約束自己的行為,防止出現(xiàn)不良行為。以下是小編給大家?guī)?lái)的學(xué)校檔案管理制度,希望可以幫助到大家!
學(xué)校檔案管理制度1
一、檔案保密制度
1、嚴(yán)守黨和國(guó)家有關(guān)_工作規(guī)定,杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠,工作責(zé)任心強(qiáng)的專(兼)職人員進(jìn)行集中管理。
3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室,需保密的檔案資料的借閱,必須履行審批手續(xù)。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的材料,應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀,不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>
5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位,堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告,采取措施進(jìn)行查找,并追查責(zé)任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交,任何部門和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。
2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間:文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。
4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來(lái)往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結(jié)果。
5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無(wú)誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫(kù)房需保持適宜溫濕度,適時(shí)通風(fēng)降溫。
2、檔案庫(kù)房須安裝防盜門,防盜窗和雙保險(xiǎn)鎖,庫(kù)房照明必須使用白熾燈。
3、嚴(yán)禁在庫(kù)房吸煙,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對(duì)庫(kù)內(nèi)照明線路要定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)搶修,防止短路引起火災(zāi)。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作,如發(fā)現(xiàn)問題,立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救處理。
6、檔案庫(kù)房要經(jīng)常打掃,保持清潔,嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門,非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。
四、檔案查閱制度
1、積極開展檔案的利用工作,改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,滿足各方面的查檔需求,充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義兩個(gè)文明建設(shè)中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底,了解需求,掌握規(guī)律,做到主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案,需經(jīng)辦理登記手續(xù)后,方可查閱并有責(zé)任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信,注明查檔內(nèi)容和用途,履行登記手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。
5、檔案一般不許外借,確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,辦理借閱手續(xù),方可借出。但必須按期歸還。如超過(guò)規(guī)定時(shí)間還需借用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料,應(yīng)確保安全、完整,不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒,以保證檔案的完好無(wú)損。
7、利用者必須遵守保密規(guī)則,所查、借閱的檔案材料,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料,用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)。
9、如遇借閱人員將檔案丟失,應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室,寫出書面材料,利于采取補(bǔ)救措施。
五、學(xué)校檔案的鑒定、銷毀和移交制度
1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定,認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。
2、失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊(cè),報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。
3、銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字,方可執(zhí)行銷毀。
4、檔案專(兼)職人員因工作變動(dòng),需辦移交手續(xù)時(shí),應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)后,交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專(兼)職人員。
5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù),有關(guān)人員簽字,并注明交接時(shí)間,案卷數(shù)目等,以備查考。
學(xué)校檔案管理制度2
一、學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分,檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感,嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》,迅速準(zhǔn)確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌,凡是具有憑證和信息查找價(jià)值的各種文字圖表、影像等不同形式的`歷史記錄,必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位直接有關(guān)系的學(xué)年或?qū)W期指導(dǎo)性文件。
2、每學(xué)期師生花名冊(cè)。
3、各年級(jí)組、班主任、教研組、個(gè)人的學(xué)年或?qū)W期工作計(jì)劃、總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)材料等。
4、德育材料、各種統(tǒng)計(jì)資料、班主任工作手冊(cè)等。
5、學(xué)校各部門制度。
6、學(xué)校教育教學(xué)的剪報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的重要資料。
四、學(xué)校各部門上交教務(wù)處的教學(xué)資料必須充分、準(zhǔn)確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水,以利檔案永久保存,計(jì)劃、總結(jié)、方案、統(tǒng)計(jì)表等材料必須打印。
五、對(duì)檔案材料要分門別類,歸檔立卷,分類編號(hào),以利保管查閱。立卷時(shí)要做到標(biāo)題明確,格式正確、字跡工整清楚,頁(yè)碼準(zhǔn)確,目錄與卷內(nèi)文相符。
六、重要文件、秘密文件除規(guī)定可以翻印或?qū)W校主管部門同意翻印外一律不準(zhǔn)翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時(shí),重要文件必須校長(zhǎng)同意,一般性資料如學(xué)生學(xué)籍,家長(zhǎng)情況、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等可由借閱人直接與教務(wù)員聯(lián)系,但要寫好借條登記按時(shí)歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉(zhuǎn)借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責(zé)任。
九、外單位人員不得查閱有關(guān)資料,經(jīng)學(xué)校同意方可借閱。
十、有關(guān)人事檔案的內(nèi)容不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)?、泄露?/p>
十一、采取保護(hù)措施,定時(shí)投放樟腦丸等以保證檔案材料無(wú)蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊,按類整理,注意保持檔案室的清潔衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙。
十三、檔案材料要進(jìn)行編目登記,便于使用時(shí)查找。
十四、學(xué)校教學(xué)用書、教學(xué)材料一定要妥善保管。教師使用時(shí)一定也要及時(shí)發(fā)放、回收,不得遺失。
十五、若教務(wù)員變動(dòng),必須將全部文件材料及有關(guān)業(yè)務(wù)事宜交代清楚,嚴(yán)格辦好交接手續(xù)。
學(xué)校檔案管理制度3
一、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專人管理,管理嚴(yán)格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門口開始從左至右,自上而下編號(hào),并插上查找案卷指引卡。
5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度:
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬(wàn)無(wú)一失。
3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機(jī)密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無(wú)誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。
四、檔案鑒定制度:
1、按期對(duì)檔案保管滿15年的短期檔案進(jìn)行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)下的主持下,由分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進(jìn)行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報(bào)告并注明鑒定日期。
3、對(duì)鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表中注明鑒定時(shí)間、意見,由小組負(fù)責(zé)人簽字。
4、對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準(zhǔn)手續(xù),寫出書面報(bào)告,編制銷毀清冊(cè),報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、銷毀檔案時(shí)要有2個(gè)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。
2、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度——機(jī)構(gòu)——問題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁(yè)碼清楚,標(biāo)量確切簡(jiǎn)明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。
7、檔案室對(duì)文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。
七、檔案統(tǒng)計(jì)制度:
1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。
3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。
5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
八、檔案的開發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔,嚴(yán)禁涂改。
3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計(jì)劃,并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。
2、本標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校校長(zhǎng)室每學(xué)年進(jìn)行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。
學(xué)校檔案管理制度4
校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認(rèn)識(shí)校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。
2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動(dòng)精神,不能坐門等客。
3、一式二份,正本放教育委員會(huì),副本存學(xué)校。
4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案,應(yīng)全部移交給市教育委員會(huì)。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎(chǔ),便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設(shè)立庫(kù)房,庫(kù)房的要求達(dá)到“十防”,按要求設(shè)置保管設(shè)備,材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說(shuō)明原因、移往何處、時(shí)間、數(shù)量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會(huì)計(jì)一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁(yè)等,嚴(yán)守保密規(guī)定,歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。
4、查閱或借閱時(shí),嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說(shuō),閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對(duì)無(wú)用的材料登記造冊(cè),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,二人以上人員監(jiān)銷。
七、清銷
1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無(wú)使用保留價(jià)值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機(jī)密。
3、要遵守保密規(guī)定,堅(jiān)持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購(gòu)站。
學(xué)校檔案管理制度5
為不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作,根據(jù)依法治檔的原則,特制訂如下制度:
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》,以及其它有關(guān)檔案工作的規(guī)定。
二、凡已入檔的各類檔案,須經(jīng)統(tǒng)一分類登記、編目、科學(xué)管理,妥善存放,并制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設(shè)立檔案庫(kù),配置專業(yè)存檔箱柜,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范工作,定期檢查保管情況,確保檔案安全,做到無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)蟲蛀、無(wú)差錯(cuò)。
四、對(duì)已過(guò)保管期限,需銷毀的檔案材料,要清理造冊(cè),報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
五、檔案責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家工作人員保密守則,非檔案工作人員未經(jīng)許可,不得擅自進(jìn)入檔案室。
六、屬保密范疇內(nèi)的檔案,利用者須報(bào)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,查閱檔案時(shí)與利用目的無(wú)關(guān)的章節(jié),請(qǐng)勿翻閱或摘錄。
七、凡有需查閱檔案者,查閱時(shí)不得把案卷拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。
八、利用者如須摘錄、復(fù)印有關(guān)檔案,一般的經(jīng)檔案員同意,重要的機(jī)密檔案須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可摘錄。
九、外來(lái)人員需利用本單位檔案的,需持單位介紹信,并注明利用目的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意,方能查閱。
十、做好檔案利用記錄工作,檔案員有權(quán)向利用者收集利用效果;利用者有義務(wù)向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對(duì)檔案材料要定期全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)改進(jìn)。
北興農(nóng)場(chǎng)中學(xué)
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