現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)具備哪些知識(shí)結(jié)構(gòu)

　　【摘 要】本文針對(duì)在科技的進(jìn)步、社會(huì)的快速發(fā)展、現(xiàn)代企業(yè)日新月異的變化這一形勢(shì)下，秘書也將面臨著新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書除熟練掌握過去的知識(shí)外，還應(yīng)掌握的新知識(shí)。還提出了秘書要不斷地對(duì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)、自我完善;以求秘書能適應(yīng)這個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和需求。

　　【關(guān)鍵詞】新世紀(jì);知識(shí)結(jié)構(gòu);新知識(shí)!

　　隨著社會(huì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的繁榮,對(duì)外貿(mào)易的往來,各種社會(huì)關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,秘書工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù).它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù).管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書工作,對(duì)秘書工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會(huì)交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進(jìn),不斷學(xué)習(xí),增強(qiáng)和深化知識(shí),建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)秘書工作日益發(fā)展這一要求和需要

　　二、什么是知識(shí)結(jié)構(gòu)呢

　　1.知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類別，各類知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系

　　2.秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。

　　(1)基礎(chǔ)知識(shí)是指作為一個(gè)企業(yè)秘書所必須具備的最起碼的知識(shí)面?；A(chǔ)知識(shí)越扎實(shí)、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括自然科學(xué)知識(shí)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)兩方面。

　　自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識(shí)等等。這些常識(shí)企業(yè)秘書都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對(duì)秘書工作的研究和實(shí)踐當(dāng)中，人們也開始認(rèn)識(shí)到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對(duì)策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法，市場預(yù)測(cè)中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書也都不能忽視。如企業(yè)秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排國際旅程時(shí)，若無必要的地理知識(shí)，忽略或錯(cuò)誤地計(jì)算了時(shí)差變化，就會(huì)造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

　　社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。社會(huì)科學(xué)知識(shí)如歷史、政治、社會(huì)發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識(shí)、心理學(xué)等等，秘書人員都要對(duì)此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項(xiàng)事業(yè)都立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上，能使我們?cè)趧?chuàng)造現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對(duì)企業(yè)秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎(chǔ)。秘書人員對(duì)祖國的社會(huì)發(fā)展變化歷史，對(duì)幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來的偉大的思想和社會(huì)的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識(shí)，才能在工作上維護(hù)祖國的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們打開世界之窗放眼世界時(shí)，企業(yè)秘書也要對(duì)世界幾千年的歷史文化，特別是對(duì)主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國家的特點(diǎn)，對(duì)秘書的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。

　　哲學(xué)理論對(duì)企業(yè)秘書來說也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個(gè)人的世界觀、價(jià)值觀和人生觀。只有對(duì)哲學(xué)理論有基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，對(duì)正確的哲學(xué)思想有肯定的認(rèn)識(shí)，企業(yè)秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學(xué)理論不但對(duì)企業(yè)秘書非常重要，對(duì)于任何一個(gè)想要好好生存的人來說也是必不可少的。

　　企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來說，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營渠道，搞活經(jīng)營活動(dòng);密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。

　　(2)秘書人員的專業(yè)知識(shí)可分為兩大部分。第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)。

　　專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)包括秘書學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學(xué)是主要研究秘書工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門學(xué)科。內(nèi)容一般包括：秘書部門的職責(zé)范圍、任務(wù)要求、機(jī)構(gòu)體制;秘書工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作方法、指導(dǎo)理論;秘書人員的思想修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和各種能力的要求;古今中外秘書工作的發(fā)展史;秘書學(xué)其它相關(guān)學(xué)科的關(guān)系;秘書工作的改革和未來發(fā)展方向等。對(duì)于秘書來說，秘書學(xué)是專業(yè)中的根本，是從事秘書職業(yè)的入門學(xué)科、基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書必須掌握秘書學(xué)。

　　寫作學(xué)對(duì)秘書人員來說非常重要，是關(guān)鍵學(xué)科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學(xué)習(xí)寫作學(xué)掌握相當(dāng)高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應(yīng)秘書的工作需要，可以說寫作學(xué)在秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達(dá)能力。 信息學(xué)就是能把信息意識(shí)和信息技術(shù)授予企業(yè)秘書人員的學(xué)科。它包括有關(guān)信息的搜集、篩選、存儲(chǔ)、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的知識(shí)。企業(yè)秘書人員的信息意識(shí)包含要素有：信息需求目的意識(shí)、信息內(nèi)容意識(shí)、信息源意識(shí)、信息渠道意識(shí)、信息服務(wù)項(xiàng)目意識(shí)、信息質(zhì)量意識(shí)和信息障礙認(rèn)知意識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)秘書人員還要在不斷地學(xué)習(xí)信息學(xué)的過程中掌握新興的信息技術(shù)。

　　除了以上專業(yè)知識(shí)外，文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記等專業(yè)學(xué)科也是企業(yè)秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的。文書學(xué)是研究文書和文書工作的內(nèi)容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門學(xué)科。主要內(nèi)容包括現(xiàn)行文書的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產(chǎn)生、發(fā)展，中外文書史;文書處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?，從中可以學(xué)到文書的管理方法、處理方法等，具有很強(qiáng)的實(shí)踐功能。而檔案學(xué)則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對(duì)于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學(xué)是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識(shí)。要求企業(yè)秘書人員掌握邏輯學(xué)，不但要求他們學(xué)會(huì)運(yùn)用邏輯表達(dá)，還要求他們學(xué)會(huì)用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。