現(xiàn)代企業(yè)秘書應具備哪些知識結構

　　【摘 要】本文針對在科技的進步、社會的快速發(fā)展、現(xiàn)代企業(yè)日新月異的變化這一形勢下，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節(jié)、自我完善;以求秘書能適應這個現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和需求。

　　【關鍵詞】新世紀;知識結構;新知識!

　　隨著社會的發(fā)展,經濟的繁榮,對外貿易的往來,各種社會關系的多樣化,復雜化,秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務.它是上呈下達,聯(lián)絡各方,參與政務.管理事務的一項重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分.現(xiàn)代的秘書工作,對秘書工作人員的文化素養(yǎng),領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進,不斷學習,增強和深化知識,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質,以適應秘書工作日益發(fā)展這一要求和需要

　　二、什么是知識結構呢

　　1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關系，也指質量關系

　　2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業(yè)知識、相關知識。

　　(1)基礎知識是指作為一個企業(yè)秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

　　自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數(shù)學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業(yè)秘書都應掌握。據(jù)有關研究表示，數(shù)學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數(shù)學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數(shù)概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數(shù)學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業(yè)秘書也都不能忽視。如企業(yè)秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

　　社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發(fā)展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業(yè)都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創(chuàng)造現(xiàn)實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統(tǒng)美德，對企業(yè)秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發(fā)展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發(fā)揚民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業(yè)秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

　　哲學理論對企業(yè)秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業(yè)秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業(yè)秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

　　企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業(yè)名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產經營活動在法律允許的范圍內;熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經用足，以協(xié)助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動;密切注意本企業(yè)的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業(yè)。

　　(2)秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業(yè)的基礎知識。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。

　　專業(yè)基礎知識。秘書專業(yè)的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規(guī)律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制;秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論;秘書人員的思想修養(yǎng)、知識結構和各種能力的要求;古今中外秘書工作的發(fā)展史;秘書學其它相關學科的關系;秘書工作的改革和未來發(fā)展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業(yè)中的根本，是從事秘書職業(yè)的入門學科、基礎之基礎。因此，企業(yè)秘書必須掌握秘書學。

　　寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業(yè)的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優(yōu)秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。 信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業(yè)秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業(yè)秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業(yè)秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

　　除了以上專業(yè)知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業(yè)學科也是企業(yè)秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規(guī)律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包括現(xiàn)行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規(guī)律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產生、發(fā)展，中外文書史;文書處理的現(xiàn)代化手段等?？梢?，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發(fā)送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業(yè)秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。