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秘書基礎(chǔ)知識(shí)介紹

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秘書基礎(chǔ)知識(shí)介紹

  秘書部門的一個(gè)重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù),保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的秘書基礎(chǔ)知識(shí)介紹。

  篇一

  秘書工作的職能

  (一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)

  秘書部門的一個(gè)重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù),保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。事務(wù)性工作是任何機(jī)關(guān)都無(wú)法回避的。比如公務(wù)往來(lái)或會(huì)議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問(wèn)題需要通過(guò)采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進(jìn)工作的過(guò)程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,需要有人進(jìn)行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪、機(jī)要、交通、接聽(tīng)電話、值班等工作,這些工作均需要耗用大量的時(shí)間和精力,但是這又屬于秘書部門的基礎(chǔ)性工作,也是秘書部門最頻繁的工作內(nèi)容,因此,秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作,使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身,集中更多的時(shí)間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問(wèn)題。

  (二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策

  在新時(shí)期下,秘書工作除了要做好日常各項(xiàng)事務(wù)性工作外,更要大力加強(qiáng)和發(fā)揮好參謀作用,加強(qiáng)信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度,為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務(wù)性工作的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的,尤其是在調(diào)查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)等工作過(guò)程中,秘書人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議,提供決策的參考信息和依據(jù),或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出的相關(guān)問(wèn)題,為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策活動(dòng)提供信息服務(wù)。

  秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的,滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會(huì)、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過(guò)程中。脫離具體的工作,秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此,秘書工作需要切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,腳踏實(shí)地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。

  篇二

  秘書工作的特征

  (一)秘書工作的本質(zhì)特征

  秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者,并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此,綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為:(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里,其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問(wèn)題,并提出各種解決問(wèn)題的方案,但是只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán),更無(wú)決定權(quán)。(3)秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí),一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理,不能超越職權(quán)范圍自作主張。

  (二)秘書工作的一般特征

  秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外,還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn),這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征,具體體現(xiàn)為:

  (1)政治性。由于我國(guó)的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的,與黨和國(guó)家的根本利益密切相關(guān),因此,秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。

  (2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn):一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來(lái)安排;二是凡是無(wú)法分解到具體部門的工作都由秘書工作來(lái)承擔(dān)。

  (3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。

  (4)事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來(lái)決定的。

  (5)靈活性。這是因?yàn)槊貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況,要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力,從而靈活處理問(wèn)題。

  篇三

  秘書工作的規(guī)律

  (一)秘書工作的基本規(guī)律

  1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)

  秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間,本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位,而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此,領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人員的“供給”,即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。

  2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件

  由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的,主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過(guò)程中,需要秘書人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時(shí)期的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問(wèn)題漸趨復(fù)雜化,因此,秘書人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件。

  3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力

  設(shè)立秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化,將會(huì)對(duì)秘書部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求,這必然推動(dòng)秘書工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所以,不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力。

  4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志

  領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒(méi)有最好,只有更好”。而從秘書工作的價(jià)值角度來(lái)看,一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員提供服務(wù)的滿意程度越高,領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效越明顯,秘書工作的價(jià)值就越大。因此,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志。

  秘書人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書工作的普遍規(guī)律,正視秘書工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾,明確秘書工作的重要價(jià)值,更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。

  (二)秘書工作的具體規(guī)律

  秘書工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn),其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn):

  1.秘書參謀活動(dòng)的規(guī)律

  所謂秘書的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段,以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí):

  (1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。

  (2)秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。

  (3)秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。

  (4)秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。

  2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律

  辦公室作為秘書工作的主要場(chǎng)所,處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面,又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中,應(yīng)注意以下規(guī)律:

  (1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。

  (2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí)。

  (3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍,塑造健康的辦公室文化,增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

  3.秘書寫作活動(dòng)的規(guī)律

  寫作作為秘書人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作,體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實(shí)踐中,經(jīng)過(guò)人們逐漸總結(jié)和摸索,形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí):

  (1)秘書人員的知識(shí)、能力、素質(zhì)水平,要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。

  (2)秘書人員的思想觀點(diǎn),要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。

  (3)秘書寫作的內(nèi)容,要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。

  (4)秘書起草文稿的風(fēng)格,要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。

  (5)秘書起草文稿的表達(dá),要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。

  秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量,必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿,對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。

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