文秘基礎(chǔ):如何寫好會(huì)議紀(jì)要
各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位要經(jīng)常召開會(huì)議,交流情況,研究問(wèn)題,布置工作等,對(duì)會(huì)議的情況、精神作歸納整理,將決策意見(jiàn)記載下來(lái),這就形成了會(huì)議紀(jì)要。以下是小編整理的關(guān)于如何寫好會(huì)議紀(jì)要的方法指導(dǎo),歡迎大家參閱。
一、會(huì)議紀(jì)要的種類
根據(jù)寫作形式和作用,會(huì)議紀(jì)要一般4為兩種:
1.辦公會(huì)議紀(jì)要
這是對(duì)本系統(tǒng)、本部門的工作研究、討論、作出的決定而寫成的紀(jì)要。這種處理日常工作的辦公會(huì)議,時(shí)間較固定,往往采用例會(huì)的形式,一次會(huì)議只研究一個(gè)或幾個(gè)問(wèn)題;會(huì)議規(guī)模較小,紀(jì)要的寫作也較簡(jiǎn)單。
2專題會(huì)議紀(jì)要
這是專門對(duì)某個(gè)問(wèn)題開會(huì)研究,作較深入的討論,然后得出相應(yīng)的結(jié)論,而形成的紀(jì)要。專題會(huì)議不僅要記載會(huì)議的結(jié)論,而且還要闡明結(jié)論的依據(jù)。這種專題會(huì)議,一般時(shí)間不固定,往往采用座談會(huì)的形式;會(huì)議的規(guī)模較大,會(huì)議紀(jì)要的寫作也較復(fù)雜。
二、會(huì)議紀(jì)要的格式及寫作耍求
1.標(biāo)題
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般寫法是在會(huì)議名稱后面加“紀(jì)要”二字,即“ X X會(huì)議紀(jì)要”;也有的采用雙標(biāo)題形式,正標(biāo)題概括會(huì)議主要精神,副標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成。
2.正文
正文開頭一般概述會(huì)議情況,包括會(huì)議召開的目的、根據(jù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、列席人員、主持人等。大型會(huì)議一般只寫由哪些單位參力口,共計(jì)多少人即可,不必把與會(huì)者姓名全部列上。正文的主體部分包括會(huì)議的情況、作出的決定,還要概括出會(huì)議的主要精神。結(jié)尾部分一般提出落實(shí)會(huì)議精神的措施,向與會(huì)單位提出要求或發(fā)出號(hào)召。
正文在寫法上,一般有兩種表現(xiàn)形式,一種是分項(xiàng)式寫法,一種是總分式寫法。分項(xiàng)式寫法是把會(huì)議概況、議題、決定事項(xiàng)等內(nèi)容,分項(xiàng)排列,使人一目了然。這種寫法,適合會(huì)期短、研究事項(xiàng)較單純的辦公會(huì)議紀(jì)要??偡质綄懛ㄊ窍瓤偸鰰?huì)議概況,再分述會(huì)議精神。由于議定的事項(xiàng)較多,經(jīng)歸納概括#,分若干個(gè)問(wèn)題,或分幾大塊,或分若干條,進(jìn)行有條理的表述,常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”等表述語(yǔ);也可歸納幾個(gè)問(wèn)題后,直接摘引某個(gè)與會(huì)者有代表性的發(fā)言,如“ X X說(shuō)”、“ X X認(rèn)為”等。這種寫法適用于大型、專題會(huì)議紀(jì)要。
三、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求
1.要真實(shí)準(zhǔn)確地反映會(huì)議的精神
寫作者應(yīng)參加會(huì)議,全面了解會(huì)議情況,正確集中會(huì)議討論的意見(jiàn),真實(shí)準(zhǔn)確地反映會(huì)議宗旨,不允許主觀臆測(cè),歪曲會(huì)議精神。
2.要正確地綜合歸納
根據(jù)會(huì)議宗旨,對(duì)會(huì)議內(nèi)容作綜合歸納,反映會(huì)議精神實(shí)質(zhì),要#現(xiàn)概括性、理論性。
3.要突出重點(diǎn),主次分明
會(huì)議紀(jì)要就是整理會(huì)議要點(diǎn),這些要點(diǎn)也就是會(huì)議的重點(diǎn),它表現(xiàn)為多數(shù)人的一致意見(jiàn)。應(yīng)給以主要的篇幅去反映;至于少數(shù)人的意見(jiàn),如果是正確的,也應(yīng)給以一定的篇幅予以反映。切忌主次不分。拉雜瑣碎。
4.文字簡(jiǎn)練,條理清楚
多用概括性詞句,要簡(jiǎn)明扼要,表述嚴(yán)謹(jǐn)。對(duì)會(huì)上討論的問(wèn)題要分層次、分類別地歸納和反映,要體現(xiàn)條理性,要便于閱讀和執(zhí)行。
5.寫作要及時(shí)
最好在散會(huì)時(shí)初稿即成,這樣在征求與會(huì)者意見(jiàn)后,便于及時(shí)修改。