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領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項

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領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項

  秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事,那么秘書在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出過程中應(yīng)注意以下事項和禮儀呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

  領(lǐng)導(dǎo)秘書注意事項如下

  一、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項

  1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通,了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見的對象,并根據(jù)工作內(nèi)容和接見對象準備相關(guān)的文件、資料和禮品,攜帶的證件、甚至相機等等,安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。

  2、如果是開會,就應(yīng)準備開會需要的資料,自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會議的內(nèi)容。以便能在開會時做好會議的記錄。

  3、如果是走訪或談判,就應(yīng)當(dāng)先做好對走訪或談判對象的一些調(diào)查和了解。

  4、了解本次外出活動的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對一些重要問題的基本看法,以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時提供服務(wù),避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。

  5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系,提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等),說明此行目的和行程計劃等。

  6、如果自己開車,則要提前通知司機準備好車輛,帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。

  7、時間觀念要強。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見后,要與司機等隨行人員約定好出發(fā)時間及行車路線;外出中的所有活動,隨員都要提前做好準備,按時召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo),不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。

  8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時,一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時刻保持聯(lián)系。因為在外出活動中,情況隨時都可能發(fā)生變化。因此,隨員哪怕是短時間的單獨行動也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。

  9、入住賓館后,要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間,要及時將同行者所住房號、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo),以便及時聯(lián)絡(luò)。

  二、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀

  1、乘車行走

  (1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時,隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車,自己后上。

  (3)要主動打開車門,并以手示意,待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊,所以應(yīng)先開右門,關(guān)門時切忌用力過猛。

  (4)注意乘車座位。一般是右為上,左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達目的地后,隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開啟車門。陪同客人時,要坐在客人的左邊。

  (5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則,陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯,若無人操作,隨行者應(yīng)先進后出,一邊操縱電梯,若有人操作,隨行者應(yīng)后進先出。

  2、見面介紹、握手、交換名片

  (1)如果走訪客戶,應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo),如果對方領(lǐng)導(dǎo)是女士,則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

  (2)如果拜訪,如果對方身份較高,應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

  (3)和對方的距離合適時才可伸出手。

  (4)握手的力度要適宜,不可太緊,也不可顯得太隨意。

  (5)握手時雙眼要正視對方,面露笑容。

  (6)男士與女士握手時,要待女士伸出手后方可伸手,握手時間不要過長。

  (7)與對方領(lǐng)導(dǎo)握手,以其職位由高到低為序。

  (8)交換名片時要雙手接遞,并說謝謝。接到對方名片時,不要立即收起,要先觀看,以示尊重。

  3、就坐

  (1)參加會議時,除大型會議按桌牌就座外,一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會議,是坐在桌前還是后排,則視與會人員的具體情況而定。

  (2)就餐時,要分清主位、客位,把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo),且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機等通行的其他人員,因為接待方不可能認識所有來客。容易造成遺漏。

  (3)會見時,主賓、主人席安排在面對正門位置,領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè),隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。

  (4)會談時,雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準,主人在背門一側(cè),領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門居中。如會談桌一端向正門,則以入門的方向為準,右為客方,左為主方。多邊會談,座位則按主辦方安排座位就坐。

  4、言談要得當(dāng)

  (1)商務(wù)活動要講普通話,聲音自然、清晰,音量、語速適中。

  (2)語言文明,不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關(guān)系、謝謝、再見”等禮貌用語。

  (3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時,說話非常重要,什么時候該說,什么時候不該說,該說時怎么說都有講究。不該說時說了會失禮,該說時不說會誤事。

  (4)當(dāng)客戶對本單位、具體情況詢問時要及時為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手,作出補充,不能越俎代皰。

  (5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時,可以根據(jù)具體情況插話,但一點要恰到好處,言之有物,大方得體。

  5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合

  (1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位,和客戶初次見面時應(yīng)該親切地寒暄,并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B,第一次就要給對方留下一個印象。在整個談話過程中,要不卑不亢,給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時,應(yīng)該細心地傾聽。如果對方有問題問你,需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見,然后給對方以滿意的回答。談判過程中,如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個方面爭論得比較激烈,要適時地從中打圓場。在商談結(jié)束時,無論成交還是不成交,都不要被當(dāng)時的氣氛所影響,應(yīng)盡賓主之儀,親切地道別,不要讓對方有這樣的評價:“這個公司的人怎么一點禮貌都不懂。”或是:“這個公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯,可用人不太精明,怎么選了這么不懂禮貌的隨從。”

  (2)如果是請領(lǐng)導(dǎo)訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”,應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場,使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機會。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時,應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式,并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時,適當(dāng)?shù)?ldquo;降溫”;氣氛過“冷”時,不時地“加溫”,解除尷尬,不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此,不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時進一步向?qū)Ψ教釂枙r,可以若無其事地推動;當(dāng)認為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進行更正時,應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時,配合他們,尊重他們,不僅能增進上下級的關(guān)系,在客戶眼中看來,則是認為你是一個應(yīng)對得體的好“幕僚”,從而提高公司的信譽。

  (3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時,應(yīng)對所調(diào)研的課題有所了解和思考,在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準確。

  (4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時,要把握好說話的時機和分寸,不能搶話說、隨意說,既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo),也不能目無領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨尊。

  6、舉止得體

  (1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場合相協(xié)調(diào)。在外活動時應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。

  (2)如果是開會,在進入會場時應(yīng)主動把手機調(diào)到振動檔位,無論是參加會議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話,接電話時都要離開現(xiàn)場。

  (3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議或作講話時,如無極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報要盡量壓低聲音,減少影響面和影響程度。

  7、衣著、發(fā)式等儀表儀容

  (1)著裝應(yīng)整齊潔凈,衣冠端正,莊重大方。

  a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋,不能戴戒指;重要的商務(wù)活動要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時要扣好鈕扣,不得敞開外衣,卷起褲腳、衣袖,領(lǐng)帶須系正,皮鞋要光亮。

  b. 女士要穿職業(yè)套裝,鞋跟高低適中,襪口不得露在裙角或褲角之外。

  (2)從事商務(wù)活動前,隨行人員必須整理一次儀表,包括著裝、儀容。

  (3)與人交往熱情、友好,不卑不亢。在公眾場合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。

  (4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時,必須先征求主人同意。

  8、適時“進”與“退”

  (1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會議、會談時,要確定自己是否應(yīng)該在場,如不需參加時,則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場外等候。

  (2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話,要根據(jù)實際情況及時作出判斷自己是否需要回避。一般來說,領(lǐng)導(dǎo)在會后或賓館住地等的小范圍談話,特別是遇到老朋友、老同學(xué)時,可能要說一些不宜公開的話和知心話,這時隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水,作一些簡單的服務(wù)性工作后適時退出。有時本來是研究探討某個問題,自己應(yīng)當(dāng)在場,但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說起一個自己不應(yīng)了解的話題時,也應(yīng)有意識的退出一會兒,估計此話題已說完再返回。

  9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間,領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容,除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達的之外,其它內(nèi)容決不可隨意透露,即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因為領(lǐng)導(dǎo)所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個前提,就可能產(chǎn)生歧義,如果再傳就會走樣,給工作帶來影響。

  10、會見和會談

  (1)作為隨員應(yīng)在會談與會見前要做好充分的準備工作。要掌握會談人姓名、職務(wù)、會談時間、地點、會談順序安排及有關(guān)事項。

  (2)如對方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪,則應(yīng)以主人身份安排對方作為客人就座。

  (3)領(lǐng)導(dǎo)與對方會見(會談)結(jié)束后,隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對方至車前或門口握別。

  11、宴請客人

  (1)根據(jù)宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時間、地點。

  (2)宴席前賓客到達時,隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。

  (3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序,引賓客進入餐廳。

  (4)宴請要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。

  (5)桌次的高低以離主桌位置的遠近而定,右高、左低、近高、遠低。

  (6)同一餐桌上席位的高低,以離主人的遠近而定。

  (7)通常對門口或居中的桌是主桌,主桌對門口或居中的位置是主人位置。

  (8)一般情況下,第一主人的右邊是第一主賓。

  (9)宴席中,以領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓交談為主,隨員不要主動提話題,不要隨便插斷領(lǐng)導(dǎo)與第一主賓的交談。

  (10)宴會中要文明敬酒、理智飲酒,正式場合只喝本人酒量的1/3。文明進餐,不發(fā)出不雅聲響。

  (11)用餐時不要趴在桌子上,不要大聲喧嘩。

  (12)吃中餐時不整理菜肴,不劃拳,吃過魚、雞的骨頭放在盤子外側(cè)。

  (13)為別人夾菜要使用公筷。

  (14)使用牙簽時,要用左手遮住口部。

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