董事長(zhǎng)秘書(shū)職責(zé)概述
董事長(zhǎng)秘書(shū)職責(zé)概述
董事長(zhǎng)秘書(shū)的主要職責(zé)是處理董事長(zhǎng)總經(jīng)辦日常工作事務(wù)，如何對(duì)董事長(zhǎng)秘書(shū)的工作職責(zé)進(jìn)行概述呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于董事長(zhǎng)秘書(shū)職責(zé)概述的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
董事長(zhǎng)秘書(shū)崗位職責(zé)
一、辦公室內(nèi)務(wù)
1 、辦公環(huán)境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無(wú)文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書(shū)排放整齊
1)每天準(zhǔn)時(shí)上班;
2)開(kāi)窗通風(fēng);
3)清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次;
4)清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒(méi)有枯葉、雜草;
5)為董事長(zhǎng)備好茶水;
6)每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門(mén)窗、電源等;
7)及時(shí)清理辦公、生活垃圾;
8)每周監(jiān)督吸塵一次。
2 、文件管理：流程齊全、分類(lèi)合理、處理及時(shí)、管理規(guī)范
1)對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類(lèi)登記，再分別辦理;
2)外來(lái)紅頭文件： 向人力資源部索要收文編號(hào)，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄;
3)內(nèi)部紅頭文件： 作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi);
4)外來(lái)公函、通知及文字資料： 及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理;
5)內(nèi)部通知、公司各部門(mén)(單位)遞交報(bào)告：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理;
6)重要的和緊急的文件，須提醒董事長(zhǎng)。
7)每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。
8)根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。
二、來(lái)賓接待
彬彬有禮 熱情接待
1、笑臉相迎，茶水相待;
2、詢(xún)問(wèn)來(lái)賓情況、來(lái)訪(fǎng)目的、有無(wú)預(yù)約并索要名片;
3、及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示;
4、按董事長(zhǎng)意見(jiàn)引見(jiàn)，接待(按情況給予續(xù)茶水);
5、根據(jù)客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢(xún)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請(qǐng);
三、會(huì)務(wù)服務(wù)
準(zhǔn)備充分、安排周全、接待周到、組織完善
1、董事會(huì)
1)會(huì)議議程的擬定;
2)確定與會(huì)人員;
3)會(huì)議通知起草和發(fā)送;
4)會(huì)議文件的準(zhǔn)備;
5)會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置;
6)會(huì)議簽到及記錄;
7)與會(huì)人員的接待工作。
2、工作會(huì)
1)檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔;
2)檢查會(huì)議通知是否到位;
3)檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備;
4)會(huì)議人員的接待;
5)會(huì)議期間的服務(wù)。
四、完成董事長(zhǎng)交代的其他事宜。
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