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秘書溝通交談禮儀

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  秘書最常用的就是溝通禮儀了,那么你知道溝通禮儀有那么規(guī)范嗎?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于秘書溝通禮儀的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

  秘書溝通禮儀

  (1)語言與話題的選擇

  在對外交往中,選用的語言是有講究的。

  在正式的官方活動中:需要使用本國的國語,以體現(xiàn)國家主權(quán)的尊嚴(yán)。

  在非官方的商務(wù)活動中:可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言,或者配備翻譯。

  話題的選擇,不僅僅是技巧問題、禮儀問題,有時甚至可以成為政治問題,以致造成外交方面的糾紛,所以務(wù)必要小心.

  以下的話題,是應(yīng)該避開的:

 ?、僬卧掝}。

 ?、趥€人隱私問題。

  ③非議他人

  ④庸俗下流的話題。

  (2)談話的態(tài)度

  在對外交往中,我們總會發(fā)現(xiàn)雙方的觀點(diǎn)、處理問題的方法有許多不同之處。

  在談話態(tài)度上表現(xiàn)在以下幾個方面:

 ?、僬\懇坦率。

 ?、诿鞔_直率。

 ?、蹐?jiān)持原則。

  (3)聲音與語氣

  在涉外工作中,秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中,以說話聲音適度為有修養(yǎng)。

  所謂的適度:是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準(zhǔn),這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。

  另外,語氣很重要:

  一方面語氣要體現(xiàn)禮貌,多用謙詞敬語;

  另一方面,不論對方單位規(guī)模多大、多么著名,己方也要不卑不亢,不能曲意奉承、委曲求全,以至于丟失了自己的人格和國格。

  (4)傾聽者的禮貌

  作為傾聽的一方,相對比較被動。

  傾聽者應(yīng)該學(xué)會從談話中獲得有益的信息。

  作為傾聽者,要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應(yīng)。

  五、姿態(tài)舉止的禮節(jié)

  1.正確的站姿、坐姿、行姿

  正確的站、坐、行姿態(tài)是其他禮節(jié)的基礎(chǔ),是舉止正派的表現(xiàn)。

  正確的站姿關(guān)鍵要把腰挺直,收腹、挺胸、收臀;頭要正,要有向上頂?shù)母杏X,目光平視前方,雙臂自然下垂;腿要并攏,腳后跟要貼緊,腳尖微微外撇。

  男性的腿可以分開一點(diǎn)。不可以靠著墻或門框站著,這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看,正確的行姿要基本像站立一樣挺拔,重心略向前傾,雙臂自然擺動,雙眼目視前方,頭要端正。步幅可以根據(jù)個人的身高來調(diào)整,身高腿長,步幅就大,個子矮小,步幅就小。另外,服裝也影響行姿,女性穿裙裝,走路忌諱八字腳、駝背含胸。

  在公務(wù)場合、涉外場合,坐姿一定要端正。正確的坐姿是:

  落座輕穩(wěn),坐下后不松懈。特別是坐沙發(fā)時,不能像抽去骨頭似的堆在那里;雙肩平正放松,兩手自然放于腿上,也可以一臂彎曲放在沙發(fā)扶手上,掌心向下。

  男性雙腿可以分開約一拳的距離,女性腿要并攏,絕不能叉開腿坐,特別是在穿短裙時更要注意;也可以雙腿斜向一方,雙腳交叉,雙膝靠攏。

  在一般場合下,蹺腿是可以的,但不能抖腿,更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴(yán)肅的場合,坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對方是很重要的客人,與之談話時,身體可以略略向前傾,而不要靠椅子背。

  2.手勢的運(yùn)用

  適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用手勢有助于表達(dá)自己的想法,但頻率不可以過高,幅度不宜過大。在涉外場合中,還要看交往對象。

  英國人較為拘謹(jǐn),舉止較為沉穩(wěn),幅度小;

  美國人大多性格外向,手勢幅度相對大。

  特別需要注意的是:我們的一些習(xí)慣性的手勢,在涉外場合最好不要用,以免引起誤解或造成失禮。

  指示的手勢應(yīng)該使用右手,四指并攏,大拇指自然張開來指點(diǎn)遠(yuǎn)處的事物或人。要指出近處文件中的某行字,可以使用右手食指。與阿拉伯國家或者印度人打交道時,一定不要使用左手做這些事情,因?yàn)樗麄冋J(rèn)為左手不干凈,用左手是對他人的冒犯。

  表示勝利和成功時:右手食指、中指向外伸出,構(gòu)成一個英文字母“V”字,用以表示勝利。運(yùn)用這一手勢時,一定要使掌心向外。

  表示事情順利時:有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈,其余三個手指伸出,表示“OK”,一切順利,在美國可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西,則表示非常下流的意思。

  指點(diǎn)自己不要使用右手食指或者大拇指,這樣會顯得很粗俗。在與外賓談話當(dāng)中,若涉及自己時,可以伸出右手,手指并攏,手掌朝向身體,輕輕按在左胸前,這樣既文明又顯出自尊自信的內(nèi)在修養(yǎng)。

  當(dāng)然手勢的運(yùn)用也要因人、因場合而定。秘書自己要處理好,在必要時也要提醒領(lǐng)導(dǎo)。

  1)伸食指以食指指人,很多東方國家認(rèn)為是不禮貌的,在西方國家則認(rèn)為這是批評、嫌惡被指之人,在我國,卻只是指一下罷了。彎曲食指,我國表示“9”,到了美國就成了召喚人了。豎起食指,除了像我國習(xí)慣可以表示“1”以外,法國人以此表示“請求提出問題”,緬甸人以此表示“拜托”,新加坡人以此強(qiáng)調(diào)重要性,在澳大利亞,卻表示“再來一杯啤酒”。

  2)伸拇指翹起拇指,可表贊揚(yáng)之意,亦可表“為首”、“為大”。但在澳大利亞,這有惡意罵人的含義,意大利人又以此表數(shù)字“尸,而英國人則表示他想搭車。

  3)其他指勢豎起二指呈“V”型,我國表示“2”,英語國家表“成功”、“勝利”;但手心向內(nèi)的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈,掌心向外,再豎起另外三指,便是“OK”手勢,這在美國表示同意首肯,在法國表示“o”,在印度表示正確,在泰國表示“沒問題”,在日本、韓國表示金錢,在巴西表示引誘女人,在突尼斯表示傻瓜、無用。此外,表“5”以上,“10”以內(nèi)的數(shù),外國人不用一只手比劃,當(dāng)然也不明白我國用一只手表示的這些意思。

  4)左手在許多地方,人們認(rèn)為左手是不干凈的,因此必須以右手為尊,右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接?xùn)|西,不能以左手吃飯。在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如此。

  5)其他動作我國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛,而在佛教國家則萬萬不可。阿拉伯人喜歡觸摸對方,并聞對方的氣味。我國以點(diǎn)頭表同意,搖頭表否定,但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國恰好相反,點(diǎn)頭否定,搖頭才是肯定。日本人點(diǎn)頭不表同意,只表理解,而阿拉伯國家點(diǎn)頭只是禮貌而已。

  雙臂交叉置于胸前,許多地區(qū)認(rèn)為既不雅觀亦無含義,而斐濟(jì)卻以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務(wù)員,西班牙人吹口哨,非洲人敲打桌子,這在他們都是合乎禮儀的。

  3.適當(dāng)?shù)谋砬?/p>

  在涉外活動中,秘書人員的待人態(tài)度和表情異常重要??梢哉f,秘書是組織形象的代表,管理水平、人員素質(zhì)都會通過秘書的形象反映出來。

  概括起來,主要有以下幾種情況:

  ①公務(wù)注視。在公務(wù)活動中的嚴(yán)肅場合,目光應(yīng)該注視對方雙眼以上的額頭部位。

 ?、谏缃蛔⒁暋T谏缃粓龊?,目光應(yīng)該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位。

 ?、塾H密注視。這種注視適用于親朋好友之間,或是戀人之間、夫妻之間,即目光注視對方的上半身。

  場合越是嚴(yán)肅,目光就越是不能到處游動,越要穩(wěn)定一些.

  微笑的人使人感到和藹可親,可以信賴,讓人緊張的心理為之放松,所以,國外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節(jié)。

  能夠微笑著接待來訪的客人,并不容易做到,這需要經(jīng)過一番訓(xùn)練或者磨煉才能做到,要控制自己的不良情緒,不以自己的喜好來對待客人。

  4.進(jìn)餐禮節(jié)

  (1)飲酒禮節(jié)

  中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒,西餐餐桌上只上葡萄酒。

  中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜,客人喝得多,主人會覺得有面子。

  西餐禮節(jié)是分餐制,主賓互相敬酒,但不勸酒。主人認(rèn)為客人喝多少酒是客人自己的事情,應(yīng)該尊重客人的選擇。這點(diǎn)上,充分體現(xiàn)了中西方文化的差異。

  (2)中餐禮節(jié)

  中餐最為重要的禮節(jié)是使用筷子的禮節(jié)。

  有六個方面的禁忌應(yīng)予以注意:

  第一忌諱把筷子插在飯碗里;

  第二忌諱用筷子敲打餐具;

  第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;

  第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;

  第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;

  第六忌諱連續(xù)夾菜而不用飯。

  建議在宴請外賓時,不要為他們夾菜,哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節(jié),可以向其介紹各種菜肴的做法、口味,隨其選擇。

  中餐的湯很燙,和西餐完全不同。湯上來之后,應(yīng)該提醒外賓注意這一點(diǎn)。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪。放在一邊稍微涼一涼即可。

  (3)西餐禮節(jié)

  首先,要了解西餐的“4M原則”:第一:Menu,精美的菜單;第二:Mood,迷人的氣氛;第三:Music,動人的音樂;第四:Manners,優(yōu)雅的禮節(jié)。西餐宴會自始至終要貫穿這"4M原則”

  其次,要重點(diǎn)了解其中的第四個原則,即“優(yōu)雅的禮節(jié)”。西餐桌前的一舉一動,都有講究的禮儀規(guī)范。現(xiàn)簡單介紹如下。

  1)入席:赴西式宴會應(yīng)首先向女主人招呼握手,然后再轉(zhuǎn)向男主人,這是西方的習(xí)俗,顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓,男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時如發(fā)現(xiàn)左邊有女賓時,應(yīng)替女賓拉開椅子,待其就座后,方可自己坐下,女賓此時也應(yīng)表示感謝。

  西式宴會上一切以女主人的行動為準(zhǔn)。女主人如起立迎客,或舉杯祝酒,大家都應(yīng)陪同起立、舉杯,以示禮節(jié)。

  2)餐巾:餐巾是西餐特有的。入座后攤開餐巾或離座前收起餐巾,都要以主人為先。干杯、致詞,或中途要臨時離席,可將餐巾放在椅子上。宴會結(jié)束離席時,應(yīng)將餐巾大致折疊一下放在桌子上,表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和臟物,女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄臟餐巾。不能用餐巾來擦餐具和桌子。

  餐巾的使用方法

  當(dāng)作指揮信號。西餐的一個禮節(jié)是一切聽從女主人的安排.宴會開始的信息是女主人拿起餐巾,結(jié)束的信號是女主人拿起餐巾沾沾嘴,然后把餐巾放在桌上。

  用來保護(hù)服裝。餐巾打開后對折,放于大腿上,用來保護(hù)服裝。不能圍在脖子上或塞在衣扣里。

  餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖,而不能用來擦臉和脖子。

  3)刀叉的使用:西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉,右手持刀或者勺。

  刀叉不可以碰響餐具,不可以手持刀叉比比劃劃。

  咖啡勺、茶勺只能用來攪拌,而不能用來盛咖啡或者茶來喝。刀叉是西餐中最主要的進(jìn)餐用具。習(xí)慣用法是左手持叉,右手握刀。歐洲式吃法是:左手用叉按住食物,右手將食指按在刀背上,用刀把食物切成小塊,再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中,切下一小塊吃一小塊。美國式吃法稍有不同,即按上述方法將食物切成小塊后,將刀斜放在盤子上,騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中,甚至可以將叉齒向上,把食物鏟著送人口中,然后,叉子再改用左手持,右手再持刀切割,周而復(fù)始。不論哪種方式,都必須切割一塊吃一塊,而不能將盤中食物先全部切碎,再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割,就不一定非用刀不可。

  盤中的食物如需推移,應(yīng)用刀推移,必要時可用左手持刀推移。不能轉(zhuǎn)動盤子以轉(zhuǎn)變食物堆放的方位。所有的食物,都要用叉子取食,切忌用刀叉著進(jìn)食。吃面條也是用叉,但要用叉卷起來送進(jìn)口,不可挑起來吃。刀、叉等餐具用畢后,要放置于盤碟上,不能放在碗內(nèi)。

  刀叉取用的順序,按上菜的順序由外向內(nèi)取用,吃一道菜,用一副刀叉,用完后將刀叉并排放在盤中央,刀右叉左,叉面向上,湯匙把向著自己,表示用餐完畢,服務(wù)員見了會將餐具撤走。如有事暫離餐桌,可將湯匙斜放,刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊,刀叉頭均朝外,這表示還沒有吃完,服務(wù)員就不會來撤去餐具。千萬不要把刀叉并在一起橫放在盤子上,頭向左前方,刀刃對著自己或他人,這是西餐桌上的禁忌。

  4)就餐:西餐的菜肴由左邊上,飲料由右邊上。大型宴會通常由服務(wù)員用大托盤托著菜肴至賓客面前,由賓客自己取食。賓客對每一道菜多少總要取一點(diǎn),放人自己的盤中,盡量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是:面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或紅茶。正式宴會的內(nèi)容可能更加豐富。

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