秘書機構(gòu)性質(zhì)介紹
秘書機構(gòu)性質(zhì)介紹
秘書機構(gòu)是指黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導機構(gòu)及領(lǐng)導者處理綜合事務的輔助性機構(gòu)，那么有什么性質(zhì)呢?下面學習啦小編給大家介紹關(guān)于秘書機構(gòu)性質(zhì)的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
秘書機構(gòu)性質(zhì)如下
(一)附屬性
從秘書機構(gòu)所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何秘書機構(gòu)都直接隸屬于領(lǐng)導機關(guān)，在領(lǐng)導機關(guān)下設置，處于一個特殊的位置上。凡機關(guān)單位總在其領(lǐng)導機關(guān)下設秘書機構(gòu)，圍繞領(lǐng)導班子開展工作，為領(lǐng)導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設辦公廳，雖與其他職能機關(guān)屬同一層級上，但它附屬于省人民政府。
(二)綜合性
從秘書機構(gòu)的活動內(nèi)容看，它具有綜合性的特點。秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集信息、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協(xié)助控制、溝通協(xié)調(diào)的綜合性工作，還有起草文件、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書機構(gòu)的參與和辦理。
所以，秘書機構(gòu)的活動內(nèi)容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。
(三)輔助性
從秘書機構(gòu)的活動性質(zhì)看，它又具有輔助性的特點。秘書機構(gòu)不同于決策機構(gòu)，也不同于機關(guān)內(nèi)的其他業(yè)務性機構(gòu)，它既無權(quán)做出決策，也不是某方面的業(yè)務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督，基本上是圍繞領(lǐng)導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱秘書機構(gòu)為“服務行業(yè)”，大概就是據(jù)其活動性質(zhì)上來說的。
秘書機構(gòu)作用
(一)參謀作用
秘書機構(gòu)是直接為領(lǐng)導服務的，而領(lǐng)導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據(jù)本單位、本地區(qū)、本部門的實際情況提出措施，部署本機關(guān)的工作，并對職權(quán)范圍內(nèi)的重大事項做出決策。領(lǐng)導決策前需要秘書機構(gòu)通過收集情況，調(diào)查研究，提出意見方案，供領(lǐng)導參考;在決策過程中還需要根據(jù)情況的變化及時做出調(diào)整與補充;決策后還要由秘書機構(gòu)做好檢查督促和總結(jié)工作，提出完善措施。整個過程，秘書機構(gòu)始終在發(fā)揮其參謀作用，據(jù)此又有人稱秘書機構(gòu)為“參謀部”，對于秘書機構(gòu)的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領(lǐng)導機關(guān)的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開秘書機構(gòu)的大量輔助性工作，包括搜集信息、調(diào)查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作;二是從秘書機構(gòu)所處的位置看，它是直接歸屬于領(lǐng)導機關(guān)、直接為領(lǐng)導機關(guān)服務的，是輔助領(lǐng)導者實施領(lǐng)導的最主要部門，盡管參謀工作非秘書部門所獨有，一些專業(yè)性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但秘書機構(gòu)無疑是領(lǐng)導機關(guān)最得力的參謀;三是從秘書機構(gòu)的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制文件、采集信息、催辦查辦、協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通各方及處理信訪等，都體現(xiàn)了秘書機構(gòu)從中所起的參謀作用?？梢?，參謀作用是秘書機構(gòu)在機關(guān)單位工作中所起的一項重要作用。
(二)助手作用
秘書機構(gòu)起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是秘書機構(gòu)在從事大量的工作中體現(xiàn)出來的，秘書機構(gòu)畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構(gòu)，辦事是它的基本職能。秘書機構(gòu)的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從秘書機構(gòu)的設置前提看，秘書機構(gòu)就是為處理事物,服務于領(lǐng)導而設置的，領(lǐng)導在工作中，有大量的事務性工作，如文件起草，收發(fā)傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由秘書機構(gòu)來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構(gòu)的助手作用首先是從辦理具體事務中體現(xiàn)出來的。如果領(lǐng)導忙于迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全局，騰不出更多時間來調(diào)查研究。二是從工作關(guān)系看，領(lǐng)導的許多事情，離不開秘書機構(gòu)輔助性工作，在實施領(lǐng)導過程中，許多事情起初或最后都是在秘書機構(gòu)的助手作用下運轉(zhuǎn)并得以完成的。所以秘書機構(gòu)又有“事務部”之稱。
參謀和助手，是秘書機構(gòu)的兩大作用，這兩個作用并非相互獨立、互不聯(lián)系的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是升華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起;只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期秘書工作的需要。秘書機構(gòu)既要切實處理好事務，發(fā)揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發(fā)揮參謀作用。
秘書機構(gòu)原則
秘書機構(gòu)設置是否規(guī)范、是否合理、是否科學，直接關(guān)系到秘書活動的效果，如果秘書機構(gòu)不遵循一定的原則來設置，編制不一、機構(gòu)龐雜、層次繁多、關(guān)系不順、職責不清、范圍過寬，會在一定程度上降低工作效率，影響服務質(zhì)量，阻礙機構(gòu)運轉(zhuǎn)和效能的正常發(fā)揮。因此秘書機構(gòu)設置必須遵循規(guī)范化、科學化的原則。
(一)規(guī)范化原則
規(guī)范化原則，或叫法制化原則，就是機構(gòu)必須依照有關(guān)的法律法規(guī)來設置、增刪和調(diào)整，編制的審定也必須依照有關(guān)程序進行，不能搞主觀隨意性。目前在尚未有秘書機構(gòu)設置規(guī)范的情況下，必須參照現(xiàn)有法律法規(guī)來設置機構(gòu)。比如我國憲法規(guī)定“一切國家機關(guān)實行精簡的原則”。據(jù)此，各級機關(guān)及單位團體的秘書機構(gòu)必須遵循精簡這一原則，這就要求人員要精干，要定員、定編，要裁減冗員，不濫設副職和虛職，同時要盡量簡化層次，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，一般分兩層，最多不超過三層。因為層次過多，運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，缺口也大，容易造成信息失真，以致影響工作質(zhì)量。當然不能狹隘地理解精簡原則，并非機構(gòu)越少越好，凡獨立單位都要設置必要的秘書機構(gòu)，而必要的層次也是為了解決管理幅度過寬的問題，精簡機構(gòu)就是將機構(gòu)設置、人員編制控制在最合理、最必要的限度內(nèi)，使秘書機構(gòu)輕便靈活、高效運轉(zhuǎn)。
鑒于目前秘書機構(gòu)設置差異甚大，有關(guān)部門也可以考慮制定有關(guān)規(guī)范，逐步解決秘書機構(gòu)名稱、數(shù)目、規(guī)格、層次、人數(shù)的不統(tǒng)一，克服上下左右難以對口聯(lián)系的弊端，使秘書機構(gòu)的設置逐步走上規(guī)范化的道路。
(二)科學化原則
秘書機構(gòu)除了合法，還要合理，這就是遵循客觀規(guī)律，設置盡可能適應工作需要的機構(gòu)，這便是它的科學化原則。設置要合理，必須做到：
1.組織結(jié)構(gòu)要科學
秘書機構(gòu)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)必須遵循機關(guān)管理的客觀規(guī)律，設置合理的層次和部門，分管有關(guān)工作，不能隨意增加層次、增設科室，要使其內(nèi)部組織協(xié)調(diào)一致，形成一個完美的整體，能高效運轉(zhuǎn)，很好地適應服務領(lǐng)導的需要。從現(xiàn)狀看，秘書機構(gòu)智囊系統(tǒng)比較薄弱，信息系統(tǒng)不夠健全，協(xié)調(diào)系統(tǒng)不夠完善，而事務性系統(tǒng)過分繁復，這些都需要調(diào)整到最佳的結(jié)構(gòu)狀態(tài)，以保證真正起到參謀助手的作用。
2.職責確定要科學
我國各級機關(guān)、各類部門工作性質(zhì)不同，秘書部門在確定工作職責和服務范圍時，應該和相應的領(lǐng)導機關(guān)相適應，根據(jù)機關(guān)特點來確定職責，如權(quán)力機關(guān)的貫徹落實工。
作，監(jiān)督機關(guān)的檢查督促工作，業(yè)務部門的綜合工作，都應該確定工作的側(cè)重點，同時確定職責，還要考慮到秘書機構(gòu)因任務不定、職責不明，會造成忙閑不均，出現(xiàn)無人管或人人管的不協(xié)調(diào)局面，應對工作職責作科學的確定。
3.人員配備要科學
各類秘書機構(gòu)在人員配備上要根據(jù)實際情況來確定，人員過多，或人手短缺，同樣都會影響秘書工作效率。人員配備還要講究“群體優(yōu)化”，注意機構(gòu)內(nèi)人員之間知識的互補、心理的協(xié)調(diào)、才能的配合、性格的組合及年齡梯次的安排等。
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