秘書工作的性質(zhì)
秘書工作的性質(zhì)
輔助性是秘書部門天生的性質(zhì)，那么秘書職位還有哪些工作性質(zhì)呢?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于秘書工作性質(zhì)的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
秘書工作的性質(zhì)介紹
秘書工作的性質(zhì)是秘書學(xué)界最為眾說紛紜的話題。有人統(tǒng)計(jì)，秘書學(xué)讀本中關(guān)于秘書工作性質(zhì)“××性”的名詞多達(dá)30種以上。下面列舉的是幾位學(xué)者的著作對秘書工作性質(zhì)的概括：
王紹齡：輔助性、政治性、服務(wù)性(《秘書學(xué)》，河南大學(xué)出版社1988年版)
李 欣：從屬性、政治要害性、事務(wù)性、被動(dòng)性(《中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)》，高等教育出版社1989年版)
董繼超：文牘性、機(jī)密性、事務(wù)性、政治性、受動(dòng)性、補(bǔ)償性、潛隱性(《秘書學(xué)教程》，中央廣播電視大學(xué)出版社1993年版)
王 永：從屬性、政治性、事務(wù)性、被動(dòng)性、綜合性(《中國秘書》，企業(yè)管理出版社1999年版)
常崇宜：工作位置的政治性、工作地位的從屬性、工作作用的輔助性、工作內(nèi)容的綜合性、工作效果的潛隱性、工作方式的被動(dòng)性、工作范圍的賦予性(《秘書學(xué)概論》，線裝書局，2000年版)
陳合宜：政治性、輔助性、被動(dòng)性、綜合性、事務(wù)性(《秘書學(xué)》，暨南大學(xué)出版社2001年版)
任 群：綜合性、服務(wù)性、事務(wù)性、從屬性、政治性、機(jī)要性(《中國秘書學(xué)》，重慶出版社1999年版)
司徒允昌：從屬性、綜合性、機(jī)要性、事務(wù)性(《秘書學(xué)綜論》，上海文化出版社2001年版)
以上八部著作中沒有兩本觀點(diǎn)是完全一致的，也沒有一種性質(zhì)是所有人認(rèn)同的。現(xiàn)按認(rèn)同人數(shù)的多少排列如下：政治性(7)，事務(wù)性(6)，綜合性(5)，從屬性(5)，被(受)動(dòng)性(5)，輔助性(3)，機(jī)要(密)性(3)，服務(wù)性(2)，潛隱性(2)，文牘性(1)，補(bǔ)償性(1)，工作范圍的賦予性(1)。
我們認(rèn)為，要科學(xué)合理地概括出秘書工作的性質(zhì)，似應(yīng)把握以下幾點(diǎn)原則：
首先，列出的性質(zhì)必須符合實(shí)際，即符合所有秘書工作或至少大多數(shù)秘書工作的實(shí)際。例如，“政治性”對黨政機(jī)關(guān)的秘書工作而言是不言自明的，但對企業(yè)(尤其是三資企業(yè)、民營企業(yè))秘書工作來說就并不明顯。在秘書學(xué)剛剛誕生的上個(gè)世紀(jì)80年代，我國黨政機(jī)關(guān)秘書從人數(shù)上看還是秘書隊(duì)伍的主體，這種概括基本符合當(dāng)時(shí)的實(shí)際;在企業(yè)秘書人數(shù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過黨政機(jī)關(guān)秘書的今天，還將 “政治性”作為秘書工作的性質(zhì)，就不太符合事實(shí)。我們認(rèn)為“政治性”應(yīng)改為 “政策性”較為合適(下文將略加論證)。
第二，每一性質(zhì)應(yīng)該具有獨(dú)立的內(nèi)涵，而不應(yīng)該互相包容。例如“從屬性”和“輔助性”就很難區(qū)分，我們注意到，除常崇宜先生將兩者并列外，其他學(xué)者只列舉其中一項(xiàng)，說明這兩個(gè)屬性在很大程度上是可以互相包容替代的。另外，我們認(rèn)為“被動(dòng)性”與“從屬性”也只是角度不同而已，沒有必要列為并列的兩種性質(zhì)?？紤]到“輔助管理”已經(jīng)寫進(jìn)了“秘書”的定義，我們認(rèn)為秘書工作的性質(zhì)保留“輔助性”可矣，沒有必要再并列“從屬性”和“被動(dòng)型”。
第三，理論的價(jià)值在于指導(dǎo)實(shí)踐，作為應(yīng)用性學(xué)科的秘書學(xué)理論更應(yīng)如此，因此對秘書工作性質(zhì)的理論概括應(yīng)考慮它是否有助于秘書人員指導(dǎo)自己的工作。有的性質(zhì)如“文牘性”按董繼超先生的解釋就是指“秘書活動(dòng)都與文書和文書工作密不可分”，這也許符合大多數(shù)秘書工作的實(shí)際，但指出這一點(diǎn)并沒有什么實(shí)際價(jià)值，所以他把文牘性列為秘書工作第一條性質(zhì)，至今沒有得到其他學(xué)者的認(rèn)同。秘書工作的“服務(wù)性”也是符合實(shí)際但是不具備實(shí)際意義，因?yàn)閺睦碚撋险f任何工作(領(lǐng)導(dǎo)工作、財(cái)會(huì)工作等)都是服務(wù)，秘書工作的特殊點(diǎn)在于它直接服務(wù)對象與其他工作不同，這一點(diǎn)可在“秘書工作的宗旨”中加以強(qiáng)調(diào)，因此大多數(shù)學(xué)者也沒有將“服務(wù)性”列為秘書工作的性質(zhì)。
根據(jù)以上原則，我們將秘書工作的性質(zhì)概括為輔助性、綜合性、政策性、機(jī)要性、事務(wù)性五點(diǎn)。下面分別闡述之。
一、輔助性
輔助性是相對于主導(dǎo)性而言的。在任何機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)總是處于主導(dǎo)地位，秘書部門或秘書總是處于從屬地位。領(lǐng)導(dǎo)的職能是決策和宏觀管理，而秘書部門的職能則是在決策和管理中給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)助手和參謀，提供輔助。秘書工作的內(nèi)容很龐雜，但其中任何一項(xiàng)工作，都是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接服務(wù)。沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，沒有領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理活動(dòng)，也就不需要秘書工作。秘書部門沒有獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)工作需要以外的工作任務(wù)。秘書工作對于領(lǐng)導(dǎo)工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是秘書工作特有的也是最主要的性質(zhì)。秘書工作的輔助性要求秘書人員擺正秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，任何情況下都不能越權(quán)行事。只有領(lǐng)導(dǎo)才有決策權(quán)和指揮權(quán)，秘書只能給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手，提供輔助性服務(wù)，不能代替領(lǐng)導(dǎo)決斷和指揮。當(dāng)秘書與領(lǐng)導(dǎo)在某些問題上有不同看法時(shí)，秘書在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和旨意去辦文、辦會(huì)、辦事。秘書無論是辦理常規(guī)業(yè)務(wù)，還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，都必須準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，遇事多請示，多匯報(bào)，這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
二、綜合性
秘書工作的綜合性首先是由領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定的，任何機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，總是對一個(gè)地區(qū)一個(gè)單位一個(gè)部門的全面工作負(fù)責(zé)，因而領(lǐng)導(dǎo)工作都是綜合性的。秘書工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作高度配合，凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項(xiàng)綜合性的工作。其次，秘書工作的綜合性是由秘書部門在機(jī)關(guān)中的分工決定的。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中的秘書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業(yè)務(wù)比較單一，所謂各司其職，各負(fù)其責(zé)，而秘書部門則是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，它雖然并不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻要和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因?yàn)樽鳛榫C合性的辦事機(jī)構(gòu)，它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部個(gè)門、各個(gè)方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時(shí)性、突發(fā)性而又不屬于哪個(gè)職能部門管的事務(wù)。
秘書工作的綜合性對秘書提出兩方面的要求：第一，秘書工作人員應(yīng)該具備較廣的知識(shí)面和多方面的技能，因?yàn)樵诰C合處理各種事務(wù)時(shí)，必然要運(yùn)用多方面的知識(shí)和技能，秘書不僅在文字處理上應(yīng)該是專家，還應(yīng)該是一個(gè)具備多種知識(shí)和技能的“通才”。第二，秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全局，要對整個(gè)機(jī)關(guān)的總體情況做到心中有數(shù)，因此，秘書雖然不必精通各職能部門的業(yè)務(wù)，但應(yīng)該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，這樣才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
三、政策性
秘書工作具有很強(qiáng)的政策性，秘書部門的大多數(shù)工作都關(guān)系到黨和國家的方針政策。例如，秘書經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)起草文件，這些文件的內(nèi)容必須符合黨和國家的方針政策;作為秘書經(jīng)常性的工作之一的調(diào)查研究，其目的主要是為制定政策作準(zhǔn)備，或者為貫徹執(zhí)行政策收集反饋信息;許多文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務(wù);信訪工作必須嚴(yán)格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要信息又是領(lǐng)導(dǎo)制定政策和調(diào)整政策的重要依據(jù);信息、督查、協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)等項(xiàng)工也都是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和貫徹執(zhí)行政策。
不僅黨政機(jī)關(guān)的秘書工作具有政策性，企事業(yè)單位包括三資企業(yè)、民營企業(yè)的秘書工作也都具有政策性，因?yàn)槠髽I(yè)行為必須符合政府制定的政策，企業(yè)秘書為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策就必須熟悉國家的相關(guān)政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業(yè)內(nèi)部制度(如獎(jiǎng)懲制度)可以說是廣義的政策，因此秘書作具有政策性是沒有任何例外的。
秘書工作的政策性要求秘書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規(guī)，正確理解執(zhí)政黨和政府的各項(xiàng)方針政策。
四、機(jī)要性
機(jī)要就是“機(jī)密而重要”，其意義偏于機(jī)密。因?yàn)闄C(jī)密的事項(xiàng)都是重要的，而重要的事項(xiàng)不一定是機(jī)密，因此“機(jī)要性”與“機(jī)密性”、“保密性”是同義詞。秘書的工作內(nèi)容決定了秘書能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項(xiàng)，因此秘書工作的機(jī)要性程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。秘書工作的機(jī)要性要求秘書人員具有高度的責(zé)任感、嚴(yán)格的紀(jì)律性和牢固的保密觀念，秘書對自己所知曉的秘密事項(xiàng)必須做到守口如瓶。有人認(rèn)為，只有黨政機(jī)關(guān)的秘書工作才有保密的要求，一般企事業(yè)單位無密可保，這是一種糊涂觀念，因?yàn)槿魏纹笫聵I(yè)單位(哪怕是一個(gè)小企業(yè)、一所小學(xué)校)，領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動(dòng)中都會(huì)有一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng)，如果提前泄露出去，就會(huì)使工作陷于被動(dòng)，給領(lǐng)導(dǎo)工作造成損失。因此，保守機(jī)密是對各類機(jī)關(guān)單位秘書工作的一項(xiàng)普遍要求，沒有任何例外。
五、事務(wù)性
秘書部門大多數(shù)工作是一些很具體的工作，秘書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。除了隨從、接待、通信、值班、機(jī)關(guān)事務(wù)管理等項(xiàng)明顯屬于事務(wù)性工作外，其他具有政務(wù)性和業(yè)務(wù)性的工作實(shí)際上也包含有大量具體事務(wù)。例如，準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和有效管理的依據(jù)，因而信息工作是一項(xiàng)政務(wù)性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環(huán)節(jié)，又無疑是非常具體的事務(wù)。再如，文書處理是一項(xiàng)需要專門技能的常規(guī)業(yè)務(wù)性工作，而文書工作中許多程序也是非常具體的事務(wù)，諸如公文的繕印、校對、用印、分發(fā)、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務(wù)。
秘書工作的事務(wù)性是由秘書工作的輔助性和秘書部門的從屬地位決定的。秘書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務(wù)來實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策管理活動(dòng)中必然有大量的事務(wù)性工作，這些事務(wù)必須由秘書來處理，領(lǐng)導(dǎo)才能集中精力考慮決策和指揮大事。秘書工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)事務(wù)性工作的意義，樂于承擔(dān)繁重瑣碎的事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供良好的條件。
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