秘書(shū)信息工作案例
秘書(shū)信息工作案例
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秘書(shū)信息工作案例
1.檔案的價(jià)值? 思考并討論，在該案例中小林、老師、科長(zhǎng)分別采用了何種信息傳遞方式?
2.為什么企業(yè)能在短期內(nèi)完成電動(dòng)客車改造任務(wù)? 什么他們會(huì)選擇該種方式?
答：(1)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案有兩方面的價(jià)值
答：小林向某大學(xué)技術(shù)開(kāi)發(fā)公司發(fā)出了函電，請(qǐng)求給予技術(shù)咨詢，采用了電信傳遞方式，老師為工廠查閱了國(guó)內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)印成冊(cè)寄到該廠，采用
一、 憑證價(jià)值
了文字傳遞的方式，生產(chǎn)科長(zhǎng)在廠長(zhǎng)辦公會(huì)上，向與會(huì)者詳細(xì)匯報(bào)了該產(chǎn)品的性能檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)。從檔案的形成看，它是由形成者當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事直和發(fā)展前景.并提供了某大學(xué)開(kāi)發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，采用的語(yǔ)言傳遞與文字傳接使用的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是未經(jīng)任何改動(dòng)的原件，是令人信服的歷史證據(jù)。
從檔案自身特點(diǎn)看，它記錄了形成者留下的歷史真跡，是確鑿無(wú)疑的原始文件和歷語(yǔ)言傳遞是將信息轉(zhuǎn)化為語(yǔ)言傳遞給信息接受者，如對(duì)話、座談、會(huì)議、提出史憑證，可以成為查考、研究、爭(zhēng)辯、護(hù)權(quán)和處理問(wèn)題的時(shí)具有法律效力的依據(jù)。
二、參考價(jià)值
檔案反映企業(yè)管理實(shí)踐活動(dòng)的正反兩面的教訓(xùn)，可為后人提供廣泛的借鑒。它對(duì)于企業(yè)查考既往實(shí)踐、探索事物的過(guò)程及其規(guī)律，總結(jié)吸取歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，是必備的參考材料，具有廣泛的情報(bào)價(jià)值。
(2)地鐵總公司的檔案部門(mén)由于完好地保存了將要改造的電動(dòng)客車的全部檔案資料，因而為技術(shù)部門(mén)迅速、有效地進(jìn)行設(shè)計(jì)改造提供了可靠的信息。經(jīng)過(guò)3年多的努力，完成了42輛車的改造任務(wù)，每車節(jié)約資金98萬(wàn)元，42輛車共節(jié)約資金4116萬(wàn)元。充分體現(xiàn)了檔案的參考價(jià)值。
從信息意識(shí)的角度，談?wù)労蚊貢?shū)為何會(huì)遇到尷尬，你怎么做?
答：1.所謂信息意識(shí)，就是信息工作人員對(duì)事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政策水平、學(xué)識(shí)水平和分析能力、思維能力、理解能力、反應(yīng)能力、決斷能力等多種知識(shí)和能力的綜合反映。
2.此案例中何秘書(shū)缺乏信息意識(shí)，沒(méi)有從會(huì)議回執(zhí)中獲取到代表們關(guān)于住宿的要求信息，只是想當(dāng)然的按照男女人數(shù)，確定了房間的數(shù)量，沒(méi)有收集到代表們的特殊要求，所以才遇到了這樣的尷尬。
3.作為秘書(shū)人員，要培養(yǎng)自己的信息意識(shí)，從相關(guān)資料中獲取到有用的信息，按照與會(huì)人員的要求，合理的安排住宿。
作為秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，信息的敏感性并不是天生的，可以通過(guò)平時(shí)的刻苦訓(xùn)練逐步提升。
一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的基礎(chǔ)。
(1)現(xiàn)代秘書(shū)要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞，聽(tīng)一聽(tīng)廣播，瀏覽一下網(wǎng)絡(luò)，查找所需要的資料，并形成一種習(xí)慣性傾向。(2)多接收來(lái)自外界的各類信息，以提高認(rèn)識(shí)水平及辨別是非的能力。 二要多思，這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。
收集和攝取信息在過(guò)程中，要抓住三點(diǎn)：(1)位置準(zhǔn)、(2)內(nèi)容新、(3)角度好。
三要多練，即培養(yǎng)信息工作人員準(zhǔn)確的篩選、整理信息的能力。 (1)篩選細(xì)致、(2)整理準(zhǔn)確。
請(qǐng)求、聽(tīng)取匯報(bào)、演說(shuō)等.是使用語(yǔ)言、姿態(tài)、傾聽(tīng)來(lái)傳遞信息的。語(yǔ)言傳遞簡(jiǎn)潔、直接、快速，信息反饋及時(shí)，較少受地點(diǎn)、場(chǎng)合的限制，但獲得的信息凌亂，對(duì)信息接收者來(lái)說(shuō)較難儲(chǔ)存。
文字傳遞是將信息轉(zhuǎn)換成文字、符號(hào)、圖像傳遞給信息接受者，它的特點(diǎn)是避免信息變形失真，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的多次傳遞，而且便于利用和儲(chǔ)存。
電信傳遞是先進(jìn)的信息傳遞方式，目前已有電話(包括手機(jī)和固定電話)、傳真、通信衛(wèi)星、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式。
小林要求信息傳遞要準(zhǔn)確及時(shí)，所以采用了電信的傳遞方式，老師要求信息傳遞要準(zhǔn)確不失真，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞和多次傳遞，所以采用了文字傳遞的方式。
科長(zhǎng)需要在會(huì)議上直接與與會(huì)者交流溝通采用了語(yǔ)言傳遞的方式，為了避免語(yǔ)言傳遞信息凌亂不易儲(chǔ)存的特點(diǎn)，輔以文字資料，使信息傳遞更準(zhǔn)確，更具說(shuō)服力。
省委有關(guān)部門(mén)到重災(zāi)區(qū)進(jìn)行調(diào)查后，編發(fā)匯報(bào)材料上交省委、省政府。這屬于哪一種形式信息反饋?除此以外信息反饋還有哪些形式?
信息反饋的涵義是什么?
信息反饋的方法有哪幾種?
信息反饋形式..：(1)縱向反饋和橫向反饋。縱向反饋是向上級(jí)管理部門(mén)和決策層反映執(zhí)行指令情況的反饋形式;橫向反饋是同級(jí)組織之間的信息反饋。(2)正反饋和負(fù)反饋。決策執(zhí)行中的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)方面的信息反饋為正反饋，問(wèn)題、失誤方面的反饋為負(fù)反饋。(3)前反饋和后反饋。在信息發(fā)出前信息接收者向信息發(fā)出者提出要求和愿望是前反饋;在信息發(fā)出后信息接收者對(duì)信息做出的反應(yīng)是后反饋。
案例中他們及時(shí)地編發(fā)了《特重災(zāi)區(qū)需要特殊政策解決后遺癥問(wèn)題，監(jiān)利縣當(dāng)前幾個(gè)突出的問(wèn)題亟待解決》的信息，反饋給省委，屬于縱向反饋、負(fù)反饋和后反饋。
所謂信息反饋，是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結(jié)果相比較后再返回回來(lái)，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響的過(guò)程。
信息反饋有連續(xù)型、系列型、廣角型三種方法..。(1)連續(xù)型反饋信息。對(duì)工作過(guò)程中的某個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題在短期內(nèi)連續(xù)不斷地進(jìn)行反映。(2)系列型反饋信息。將工作活動(dòng)的全過(guò)程情況按不同的發(fā)展階段連續(xù)反映。(3)廣角型反饋信息。對(duì)工作活動(dòng)的某個(gè)過(guò)程從不同角度進(jìn)行反映。
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