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秘書禮儀注意事項介紹

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  關(guān)于秘書的禮儀有哪些,又有什么注意事項?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于秘書禮儀注意事項的相關(guān)資料,希望對您有所幫助。

  秘書禮儀注意事項

  一、命令或指示要經(jīng)過確認(rèn)

  任何工作都是從接受指示展開第一步,假如連這個階段都處理不好,就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候,有幾點必須留意:

  1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)時抱著可有可無的態(tài)度,往往會使該過程流于公式化。相反地,若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應(yīng),相信上司講解起來也會格外賣力。

  2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問,也必須等他全部說完后再提出。

  3、不明白這處務(wù)必問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提,結(jié)果問題往往就出在這里。因此,假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點,都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。

  4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為,有時甚至等到完成后提出報告時,才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣,在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項重點。

  二、不要忘了上司所交等的事情

  有時候工作一忙,往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時,除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外,別無選擇。若因為一時提不起勇氣認(rèn)錯而置之不理,反而會使事情更加惡化。

  道歉時,若臉上掛著虛假的笑臉,或強詞奪理地尋找各種借口,也會使對方更加惱火,倒不如干脆以謙虛的態(tài)度,坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。

  但是這種情形只許一次,下不為例,假如三番兩次地重蹈覆轍,那么管你如何賠禮,也難以換回上司對你的評價。

  三、辦公室拒絕閑聊

  漫無邊際的閑聊,影響工作和學(xué)習(xí)?,F(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法:

  1、啟示法。在自己工作場所的醒目處,寫上“閑聊不過三分鐘”或魯訊的名言:“浪費自己的時間,等于慢性自殺;浪費別人的時間,等于謀財害命。”以此記示來客,謝絕閑聊。

  2、工作法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來,可立即埋頭工作,或眼睛注視空間,令聊客相信自己正在專心工作,讓其知趣離開。

  3、冷待法。當(dāng)聊客打開話匣子,自己保持冷談,只點頭或搖頭不予搭話,也可作簡短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河,則可起身做些雜務(wù),令其掃興而去。

  4、推遲法。如對方并未閑聊,或自己喜歡與其交談,但當(dāng)時確無時間接待,可提議推遲在下班后或共同進餐時進行交談。

  秘書日常工作注意事項

  秘書在日常的工作交往當(dāng)中,應(yīng)當(dāng)注意:

  1、正確理解上司的指示,積極主動與上司溝通。

  秘書每天都要完成上司布置的很多工作,在上司指示工作時,應(yīng)當(dāng)對不清楚的細節(jié)加以確認(rèn)核實,避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動與上司進行溝通,上司布置任務(wù)之后,秘書立刻按照自己的理解去行動,結(jié)果卻差強人意。例如,有位經(jīng)理對秘書說:“請把這份文件處理一下”,秘書二話不說就把文件塞進了碎紙機。經(jīng)理大叫起來:“我是叫你去復(fù)印啊!”其實,秘書在粉碎文件之前,完全可以先向經(jīng)理核實:“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”

  2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。

  孔子說“知之為知之,不知為不知,是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機,到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真,結(jié)果在發(fā)的時候?qū)髡嫖募欧戳?,給客戶發(fā)了好幾次,發(fā)過去的都是白紙,導(dǎo)致客戶非常生氣,給工作造成了不小的損失。因此,秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實際訓(xùn)練,有不懂的地方,一定要向他人虛心請教,只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮,別人一般都會樂于指教。

  3、正確對待錯誤與批評。

  犯了錯誤的時候,不要怕丟面子,一定要勇于承認(rèn)錯誤,并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評時,不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼,正確的做法是立刻檢點自己,“有則改之無則加勉”,只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗才能真正取得進步。

  4、關(guān)系好不等于沒禮貌。

  一位受大家喜愛和歡迎的秘書,一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時候大家一起工作的時間長了,秘書與同事之間的關(guān)系會變得很熟悉,這時候容易犯的錯誤就是言行上過于隨意。例如,有的秘書與上司熟了,對上司常常直呼其名,上司一般也不會介意。但是遇到有上級領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時候,秘書仍然對上司直呼其名,這樣做就會讓上司非常尷尬,也會給上級領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟,也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打,都是過于隨意的做法。

  5、不要貪圖小便宜。

  秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”,不要貪圖小便宜,否則會導(dǎo)致單位利益和個人形象受損。例如,不要用單位的電話打私人長途電話,不要用單位的信紙寫私人信件,不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”,不要隨意向他人借錢或借錢給他人,平時吃工作餐時,不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人,都不要白吃白喝,貪圖小便宜。

  6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時,一定要注意分寸。

  在工作中,男性和女性是平等的,不要歧視異性。要尊重異性,絕對不可對異性“動手動腳”或進行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸,也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時,不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私,也不要送貼身物品(如香水、首飾、內(nèi)衣等)給異性同事。

  7、盡量避免制造人際矛盾。

  與他人溝通時,盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對人有意見或看法時,可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討,不要在背后對他人隨意訴說,否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”,最終最受其害的還是自己,而自己正是那個“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門,壞事傳千里”,背后可以說別人好話,但一定不要在背后說別人壞話。

  8、要有寬容的心。

  秘書每天可能會遇到各種各樣的人,當(dāng)遇到自己不喜歡的人時,不要隨意給對方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對方優(yōu)點,并向?qū)Ψ降拈L處學(xué)習(xí),在內(nèi)心里寬容對方,學(xué)會和各種各樣的人融洽相處。

  9、常常感謝他人。

  得到他人的幫助,哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水,也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人,會讓他人感到助人的價值,并且樂于付出。

  10、謹(jǐn)言慎行。

  秘書在工作場所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所,但同時也是單位的公共場所。在這些地方,常常會有其他部門的人或單位以外的人,因此,不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語,很可能會對單位的人際關(guān)系造成看不見的影響,嚴(yán)重時還會造成不可挽回的損失。同樣道理,在單位的電梯或走廊里,也不要隨便“發(fā)言”。在會議中或會見客人等正式的場合中,更要注意謹(jǐn)言慎行,不要給他人留下魯莽唐突的印象。

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