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文秘必備日用公文的基礎(chǔ)知識(shí)

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文秘必備日用公文的基礎(chǔ)知識(shí)

  文秘的主要工作之一是寫作,本文為大家提供寫作基礎(chǔ)指導(dǎo),歡迎大家閱讀借鑒。

  (一)日用公文的含義、功用、類別

  1.含義、性質(zhì)和功用

  日用公文,是機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的文書中一些非正式文件的統(tǒng)稱;由’于它是機(jī)關(guān)體系處理日常事務(wù)、日常交流信息的應(yīng)用文體,又被稱為機(jī)關(guān)、日常事務(wù)文書,與《公文處理辦法》規(guī)定的狹義公文有種種功用、規(guī)格上的區(qū)別。它主要包括簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、按語(yǔ)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、報(bào)表、介紹信、禮儀函電等等。

  日用公文,是機(jī)關(guān)辦理日常具體事務(wù)、傳遞信息、聯(lián)系工作、總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)、處理機(jī)關(guān)之間和機(jī)關(guān)內(nèi)部各種關(guān)系的一種輕便文字工具。它的文種、體制、制發(fā)、效能等,是在機(jī)關(guān)工作實(shí)踐中約定俗成而由機(jī)關(guān)自身確定的,不像正式公務(wù)文書那樣經(jīng)有關(guān)機(jī)關(guān)用法定文件規(guī)定下來(lái)。因而,它在經(jīng)由法定機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或作為正式文件發(fā)布之前,不具正式公文的法定效能,只在發(fā)放機(jī)關(guān)權(quán)限之內(nèi)有一定的行政效力。如,某機(jī)關(guān)發(fā)生了火災(zāi),燒毀了車庫(kù)和汽車,立即寫份簡(jiǎn)報(bào)給上級(jí)和有關(guān)機(jī)關(guān),不能等一切調(diào)查清、安頓好再正式寫報(bào)告,但這簡(jiǎn)報(bào)不能代替對(duì)整個(gè)火災(zāi)原因、情況、預(yù)后處理的正式報(bào)告,更不能代替購(gòu)車、建庫(kù)的請(qǐng)示;上級(jí)機(jī)關(guān)接到簡(jiǎn)報(bào),只是“知道了”,可以不批復(fù),也可以仍作為簡(jiǎn)報(bào)轉(zhuǎn)發(fā),提請(qǐng)各部門注意防火,但不能代替處分決定或批示,更不能代替對(duì)購(gòu)車、建庫(kù)的批復(fù)或正式行文各單位檢查防火工作。

  日用公文的有些文種,像簡(jiǎn)報(bào)等,在某些系統(tǒng)曾經(jīng)被列為正式文件,但也把它們劃歸“參考性”文件而與“指使性”文件相區(qū)別,現(xiàn)仍劃歸日用文書。

  2.類別

  日用公文,種類繁多,既無(wú)法定文種,又無(wú)法定分類。我們從寫作角度看,現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用的所有文字材料,大體有三個(gè)類型,每個(gè)類型包含若干種。

  (1)文章型:即具有一般篇章結(jié)構(gòu)形式的狹義文章。日常用的有簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議報(bào)告與講話稿等。

  (2)條款型:按條款格式結(jié)撰而成的,像機(jī)關(guān)企業(yè)里的規(guī)章制度、公約守則等等。其中章程、條例、規(guī)定是正式文件。

  (3)表格型:即,有固定格式的簡(jiǎn)單文字與報(bào)表,多是先印好表格或特定項(xiàng)目,用時(shí)臨時(shí)填寫。像統(tǒng)計(jì)表、介紹信、請(qǐng)柬、條據(jù)等等。

  現(xiàn)在主要介紹文章型的日用公文,條款型的可參照通用公文寫作中的“條例”、“規(guī)定”,這里選一兩種簡(jiǎn)介。

  (二)特點(diǎn)

  日用公文,作為廣義公文(機(jī)關(guān)應(yīng)用文體)的一種,與狹義的正式的通用公文有區(qū)別、有分工而又相輔相成。它能解決不宜或不必正式行文而又需形諸文字的問題,起正式發(fā)文之外的作用。它在廣泛而快速傳布信息方面與新聞文體作用相近,但又不能超出機(jī)關(guān)體系的范圍,有一定的保密性。然而,它在必要的情況下,隨時(shí)可以經(jīng)過一定手續(xù)而轉(zhuǎn)化為正式公文,或轉(zhuǎn)化為新聞報(bào)道公諸報(bào)端。事物是在比較中存在的,我們?cè)诒日罩锌梢愿玫匕盐杖沼霉牡奶攸c(diǎn)。 1.事務(wù)性和簡(jiǎn)便性 日用公文快速傳遞信息等性能和新聞文體相近。有的文種,如調(diào)查報(bào)告,同時(shí)亦屬新聞文體,除了組織、人事方面或有保密內(nèi)容者以外,也可以在報(bào)刊上公開發(fā)表;有的文種,像簡(jiǎn)報(bào),稍稍改動(dòng)即可以作為消息發(fā)表,大會(huì)開幕式的簡(jiǎn)報(bào)往往成為報(bào)上的新聞稿;有的可直接見報(bào),會(huì)議報(bào)告、講話稿就是,按語(yǔ)可隨主文登報(bào),亦可改為短評(píng);有的文種,像計(jì)劃、總結(jié),也可用新聞工具發(fā)表或改作報(bào)道。隨政治透明度的提高,這種情況會(huì)越來(lái)越多。但日用公文總的是與新聞文體不同的,這不同在于它的事務(wù)性,它是用來(lái)辦理機(jī)關(guān)公務(wù)的。

  事務(wù)性即辦理公務(wù)這一點(diǎn),與正式公文相同,其區(qū)別在于它辦的是日常事務(wù)性的公務(wù),手續(xù)簡(jiǎn)便、輕捷快速,一般不具法定效能;而正式的通用公文處理的是鄭重的大事,有嚴(yán)格的制發(fā)程序,需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā),具有法定效能。

  2.定向性與范圍性

  新聞是向全社會(huì)發(fā)布的,誰(shuí)接受都可以,甚至可以超越國(guó)界;日用公文雖然有的也可以作為新聞面向全社會(huì),但它本質(zhì)上是有特定的適用范圍,發(fā)放有定向性。即,每一份都在一定范圍內(nèi)使用,范圍可大到全黨全國(guó),但還是有范圍;每一份的讀者都是特定的,同時(shí)有它使動(dòng)的目的,不是看了就完。如,一封介紹信,是向特定機(jī)關(guān)介紹特定人員的特定情況,通常是作為機(jī)關(guān)證明所介紹的是何人、任何職、去辦何事、要求給予何種幫助和接待等。它和也是介紹人物的人物通訊不同,和個(gè)人的工作證、身份證也不同,那是隨便給什么人看的,也沒有附印上什么特定的要求。又如,傳遞信息的簡(jiǎn)報(bào),有它的發(fā)放范圍和方向目標(biāo),即,這份簡(jiǎn)報(bào)報(bào)給哪些領(lǐng)導(dǎo)、送到哪些單位,都有明確規(guī)定,打破發(fā)放常規(guī)的要特意注明。它不是發(fā)向全社會(huì)的,如要在報(bào)紙、電臺(tái)發(fā)表,具備公開發(fā)表的意義而又無(wú)需保密才行??傊?,日用公文不是新聞,即使在政務(wù)公開的情況下,也必定有一些不宜或不必在社會(huì)上公之于眾的。 3.參考性和引導(dǎo)性 日用公文,雖然也是辦理公務(wù)的廣義公文,但它與“正式公文”存在不同。首先就是它沒有通用公文那種法定的權(quán)威性、強(qiáng)制執(zhí)行作用。如,介紹經(jīng)驗(yàn)的簡(jiǎn)報(bào)或總結(jié),只是供有關(guān)部門參考,得到啟發(fā);領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以用來(lái)引導(dǎo)工作向哪里發(fā)展。但是沒有非要人家照辦不可的效能,不能在檢查工作時(shí)說:我們發(fā)了簡(jiǎn)報(bào),你們?yōu)槭裁床徽辙k!日用公文只具有對(duì)其他單位的引導(dǎo)性,不能要求甲省按乙省的規(guī)劃行事;而對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部只有行政約束力,違背了“服務(wù)公約”、“圖書借閱辦法”等,跟犯法不同。當(dāng)然,在實(shí)施范圍是不容違背、破壞或執(zhí)行不力的,要受行政批評(píng)、處分,但不一定構(gòu)成法律犯罪,后果構(gòu)成犯罪,那是超出規(guī)章、計(jì)劃之外的責(zé)任事故了。當(dāng)然,也與違法瀆職不同。如,未辦好財(cái)務(wù)手續(xù)就取款辦事或超規(guī)定用車,違背了本單位財(cái)務(wù)制度或用車章程,可以批評(píng)、處罰,但與違法犯罪不同。又如,簡(jiǎn)報(bào)和總結(jié)中反映了誰(shuí)受了批評(píng)和表?yè)P(yáng),不等于正式的通報(bào)批評(píng)或通報(bào)表?yè)P(yáng),涉及者不必在填表時(shí)填上受到過通報(bào)批評(píng)或通報(bào)表?yè)P(yáng),而“通報(bào)”后與此不同。 4.規(guī)范性與靈活性 日用公文在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章中是最為靈活的一種,當(dāng)然,它也有大體的規(guī)范,寫什么不像什么是不行的。但它的活動(dòng)余地最大,最易發(fā)揮創(chuàng)造力,而不必死守固定格式,也可不用公文術(shù)語(yǔ)或?qū)iT術(shù)語(yǔ)。它最忌“匠氣”,寫出來(lái)的千篇一律,像工匠做的器皿、茶杯一樣。像簡(jiǎn)報(bào),經(jīng)常出甚至天天出,不宜一個(gè)模子,不宜穿一樣靴、戴一種帽;調(diào)查報(bào)告,天南地北、三百六十行,所遇情況千差萬(wàn)別,也不可按譜填詞,像有些單位那樣都寫成“十四件大事”的模仿之作;而應(yīng)從實(shí)際出發(fā),在格式寫法、繁簡(jiǎn)詳略、結(jié)構(gòu)安排、開頭結(jié)尾、語(yǔ)言口號(hào)等方面多一些變化,寫得活潑生動(dòng),能讀得下去聽得進(jìn)去。

  (三)日用公文寫作的重要意義

  社會(huì)上和機(jī)關(guān)里少數(shù)人不重視日用公文書寫作,是由于偏見和缺乏知識(shí)引起的誤解。日用公文在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章?lián)?fù)的治理國(guó)家、管理社會(huì)、推動(dòng)改革的重要任務(wù)中,具有基礎(chǔ)性的無(wú)可替代的作用。它被稱為機(jī)關(guān)工作中“基礎(chǔ)性文書”,可從以下三個(gè)方面理解:

  1.機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的重要方面

  機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作是辦事,貫徹決策、處理事務(wù)解決問題,在各機(jī)關(guān)之間和機(jī)關(guān)內(nèi)部聯(lián)系、溝通、協(xié)商、調(diào)劑。在完成機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作中,使用的重要工具就是各種日用公文;沒有它就難以工作。如果寫得“少、快、好”,辦事效率就高,就有助于完成好工作;如果馬馬虎虎,拖拖拉拉,用來(lái)扯皮,就會(huì)影響工作效率,造成損失;至于用來(lái)打埋伏、欺上瞞下,就是不正之風(fēng),要受到懲處。所以要做好工作,必須寫好事務(wù)文書。

  2.機(jī)關(guān)決策基礎(chǔ)的組成部分

  決策是機(jī)關(guān)的重要職能和工作,但決策正確與否、切實(shí)可行否,決定于決策的基礎(chǔ)。這當(dāng)中,日用公文是提供信息、情況的重要橋梁,還可以作為決策反饋或作為“準(zhǔn)決策”(如正式批準(zhǔn)前的計(jì)劃),聽取意見而據(jù)以調(diào)整決策。只有在調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)等提供的信息、反饋的基礎(chǔ)上,在作為決策步驟的計(jì)劃、總結(jié)等廣泛吸取專家、群眾意見和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上,才能作出或不斷調(diào)整好科學(xué)決策。當(dāng)然,決策基礎(chǔ)是多方面的,日常事務(wù)文書是不可缺少的組成部分。

  3.機(jī)關(guān)寫作基礎(chǔ)的提高階梯

  各機(jī)關(guān)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章的寫作水平上相差很大,總的說是不適應(yīng)改革、發(fā)展的局面。不僅無(wú)用之文成山成災(zāi),而且因文書寫作不嚴(yán)格、經(jīng)濟(jì)合同不周嚴(yán)而引起的訴訟也時(shí)有所聞。據(jù)在一個(gè)專區(qū)的調(diào)查,縣鄉(xiāng)兩級(jí)文書寫作,合格的只占1/3,根本不合格的占將近1/2。要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文章,除了隨社會(huì)發(fā)展而在形式規(guī)范上改革之外,提高文秘寫作水平也十分重要。它要有一般的語(yǔ)文基礎(chǔ)與知識(shí),更需要寫作的實(shí)踐和歷練。剛到機(jī)關(guān)工作,最先和最多寫的就是簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告之類,只有寫好這些,才能寫好正式公文和見報(bào)文章,它是入門和深造的階梯。嚴(yán)肅認(rèn)真地揣摩、寫好它,不僅有助提高寫作能力,而且可以幫助積累知識(shí)、材料、經(jīng)驗(yàn),對(duì)全面提高工作能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng),意義都是很大的。

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