門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3篇
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3篇
門衛(wèi)收發(fā)郵件規(guī)定為方便公司員工郵件收取,同時提高門衛(wèi)收發(fā)郵件的服務(wù)質(zhì)量, 下面是門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定,歡迎參閱。
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文1
一、 目的:為了規(guī)范公司報紙、期刊、信函、快遞等郵件收發(fā)操作,提高信息傳遞、處理效率,確保郵件安全,制定《郵件收發(fā)管理制度》。以下簡稱《郵件收發(fā)制度》
二、 適用范圍: 《郵件收發(fā)制度》適用于凡經(jīng)郵政/快遞渠道送達本公司內(nèi)所有單位(個人)的報紙、期刊、信函、快遞等郵件的管理。
三、 職責(zé): 公司保安負(fù)責(zé)郵件的簽收、送達及管理。
1、每日郵件/快遞和常規(guī)郵件/快遞的收發(fā)工作由值班保安負(fù)責(zé)。
2、在保安室放置3天以上沒有人領(lǐng)取或無法送達的特殊郵件/快遞由保安室交綜合辦公室處理。
四、 收發(fā)程序
1、值班保安負(fù)責(zé)簽收送達的郵件/快遞,并檢查有無開封、損壞現(xiàn)象,收件單位/個人名稱是否明確,發(fā)現(xiàn)異?,F(xiàn)象要郵遞員簽字證明,并獲得準(zhǔn)確的聯(lián)系方式和地址;損壞嚴(yán)重的要通知收件單位/個人到場處理。
2、非公郵件/快遞應(yīng)由保安公示并告知收件人簽收。
3、匯票/發(fā)票一律由收件人簽收。
4、保安對送達的公函性的郵件/快遞簽收后應(yīng)及時送到綜合辦公室。其中副總級以上的公司領(lǐng)導(dǎo)的郵件/快遞直接送達本人辦公室,由本人確認(rèn)后簽收。
五、附則
1、已經(jīng)與本公司解除一切關(guān)系員工或單位的郵件/快遞在保安室保存期限為三個月,具有重大價值的要送到辦公室。保存期限已滿三個月的報請綜合辦主任或更高職位人員處理,不得長期存放,不得擅自處理。
2、未經(jīng)授權(quán)許可,所有人員不得接收非本單位(個人)郵件/快遞,不能開看,違者視情處罰。
3、報紙不在登記簽收之內(nèi),直接由值班保安按規(guī)定分發(fā)。
4、《郵件管理制度》自公布之日起實施,以前相關(guān)制度不再執(zhí)行。
5、《郵件管理制度》未規(guī)定的事項,按公司相關(guān)管理制度執(zhí)行。
浙江中煤機械科技有限公司
二○xx年四月九日
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文2
1、為確保郵件收發(fā)事務(wù)順利進行,避免郵件收發(fā)事務(wù)的延誤和差錯,提高辦事效率,特制定本制度。
2、“郵件”是指通過郵政和快遞公司郵送的信函、報刊、資料和包裹。
3、郵件的收發(fā)工作由公司辦公室管理,各相關(guān)部門協(xié)同實施。
4、一般信函、報刊由門衛(wèi)室當(dāng)班值班人員接收;快遞、掛號包裹等需要簽字接收的郵件,正常上班時間由業(yè)務(wù)內(nèi)勤簽收;節(jié)假日和早晚非上班時間由門衛(wèi)值班人員簽收。
5、門衛(wèi)和業(yè)務(wù)內(nèi)勤人員收到郵件后,均應(yīng)在當(dāng)天第一時間及時轉(zhuǎn)交處理,遇節(jié)假日由門衛(wèi)值班人員接收的郵件,應(yīng)在假日后第一個工作日上班時轉(zhuǎn)交處理,不準(zhǔn)擅自留存和積壓。
6、一般信函、報刊由門衛(wèi)接收人員及時送達辦公室。凡屬簽字接收的郵件,門衛(wèi)室和業(yè)務(wù)內(nèi)勤均應(yīng)分別建立郵件收發(fā)登記薄,郵件轉(zhuǎn)交相關(guān)部門和個人后,由收件人在收發(fā)登記薄上簽收。
7、郵件轉(zhuǎn)交處理的原則是:凡屬外來的各種公文、信函、資料、報刊等統(tǒng)一轉(zhuǎn)交辦公室收文分發(fā)。屬財務(wù)部門相關(guān)財務(wù)資料交財務(wù)部經(jīng)理簽收后處理。屬采購部門采購的相關(guān)儀器、設(shè)備配件,由采購部簽收后送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù);屬原料、包裝物料樣品,則分別送技術(shù)部檢測和匯同生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門商定采購相關(guān)事宜。屬客戶聯(lián)系郵寄的產(chǎn)品樣品等,則由業(yè)務(wù)部送交技術(shù)部檢測并落實客戶相關(guān)需求事宜。
8、辦公室建立收文和發(fā)文登記薄,凡黨政機關(guān)、相關(guān)部門和單位發(fā)來的文件和公函,應(yīng)進行收文登記,封面貼制文件處理標(biāo)簽,由辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容,簽署分發(fā)意思見后分別報送總經(jīng)理、分管負(fù)責(zé)人閱處或相關(guān)部門辦理。凡公司以文頭紙印發(fā)的各種文書,辦公室統(tǒng)一編號進行發(fā)文登記。每年年底,對全年的收發(fā)文進行全面清理收集,整理裝訂成文書檔案,按規(guī)定分類建檔保存,以便查閱和利用。
9、凡不認(rèn)真執(zhí)行本制度,無故拒收或扣壓郵件的。每次扣0.2分;因郵件隨意扣壓或丟失,影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的,予以警告以上處分;給公司造成經(jīng)濟損失的,承擔(dān)相應(yīng)的損失賠償責(zé)任。
10、本制度自20xx年1月1日起執(zhí)行。
安慶市中天石化公司
20xx年12月20日
門衛(wèi)收發(fā)郵件管理規(guī)定范文3
1.總則:
為了充分利用互聯(lián)網(wǎng)的信息化運作優(yōu)勢,提高信息傳遞、處理效率,確保安全;節(jié)約公司的快遞成本,規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理,避免造成公司資料的丟失及浪費。
適用范圍:
2.本公司所有員工均屬之
3.定義:
3.1 快遞物品:指員工因工作需要,向外部寄送文件,資料,配件,樣品以及其他貨品等。(銷售儀器和銷售試劑的發(fā)貨除外)
4. 組織與職責(zé):
4.1:值班門衛(wèi):負(fù)責(zé)公司郵件、零散快遞物品的收發(fā)管理。
4.2:物流部: 負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的寄發(fā)管理。
4.3:各部門: 寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。
4.4:各部門負(fù)責(zé)對本部門的快遞費進行管控。
5.流程圖:(略)
6 .執(zhí)行說明:
6.1快遞的簽收與發(fā)送
6.1.1 快遞的接收
6.1.1.1值班門衛(wèi)收到文件,資料,貨物等快遞物品時,要及時通知轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門人員。
6.1.1.2物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收,以備查驗核對。
6.1.1.3除特殊情況外,如貨物中指定的接收人不在,電話通知本人是否接受,同意的可指定委托人代為簽收。原則上各部門人員應(yīng)代收。
6.1.2快遞的寄發(fā)
6.1.2.1因工作需要,需向外部寄送文件,資料,貨物及其他物品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發(fā)登記表》進行登記,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交物流部,由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。(各需求部門于每日16:30前送至物流部)
6.1.2.2未經(jīng)登記或需快遞物品無部門負(fù)責(zé)人審批的,物流部可拒接受理,對于不合格的件退回發(fā)件人。
6.1.2.3快遞公司的選擇:選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本;寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì),合理、負(fù)責(zé)任的選擇性價比高的快遞公司,以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快遞。
6.1.2.4各需求人員必須在《郵件快遞寄發(fā)登記表》上詳細(xì)注明收件人姓名,地址,所寄物品名稱,以及快遞承運單位及快遞單號,以備查驗核對,如資料登記不清或不完整者,物流部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善,對于無故拒不按要求填寫,且物流要求無效者,物流部有權(quán)拒發(fā)該物品,并將情況報備部門負(fù)責(zé)人處理。
6.1.2.5填寫快遞單:用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料(地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等)。
7. 寄件相關(guān)規(guī)定:
7.1.1物件分類:
A類:緊急件;B類:貴重件(如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等);C類:普通件(如資料、文件、普通配件等);D類:普通信函、賀卡等。
物流部/行政部
20xx.12.31
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