采購合同管理制度范文
采購合同是企業(yè)(供方)與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件，合同雙方都應(yīng)遵守和履行，并且是雙方聯(lián)系的共同語言基礎(chǔ)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的采購合同管理制度范文。
采購合同管理制度范文篇一
一、主要內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定本公司的物資采購和管理工作內(nèi)容及要求。本制度適用于本公司內(nèi)的材料采購、驗收等管理工作。
二、工作職責(zé)
1、材設(shè)科是本公司工程材料設(shè)備和管理的歸口管理部門。2、施工單位具體實施工程材料設(shè)備的采購、驗收發(fā)放使用等管理工作。
三、物資管理要求
1、按照批準的物資采購計劃和文件，按質(zhì)量準確采購各項目部所需的工程材料、工程設(shè)備，遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，執(zhí)行本公司《采購控制程序》的有關(guān)規(guī)定。
2、材料采購實行分級管理，物資種類分為：
重要物資：鋼材、水泥、商品砼、設(shè)備。
主要物資：砂、石類、紅磚、門窗、防水材料、電焊條、管材、電線電纜等各類地方材料。
輔助物資：其他建筑材料、燃料、周轉(zhuǎn)材料等。
3、材料采購計劃編制：
a、工程項目需用材料清單。
b、工程項目進度表(如遇計劃更改，應(yīng)補充計劃表)，在需用材料清單中應(yīng)注明品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及供貨時間等內(nèi)容。各使用單位每月應(yīng)提前將所需材料清單按物資種類報送質(zhì)量科組織采購。
c、材設(shè)科接到需用材料清單應(yīng)結(jié)合庫存情況，統(tǒng)一策劃，分別編制材料采購計劃。
d、重要材料采購計劃須經(jīng)公司經(jīng)理或各施工項目部負責(zé)人進行審核批準后實施，主要材料及其它材料采購計劃由各施工項目部負責(zé)組織實施。
采購合同管理制度范文篇二
1.公司采購合同的內(nèi)容
公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
(2)商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。
(3)商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責(zé)任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應(yīng)負物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：
①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;
③逾期發(fā)送商品。
購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應(yīng)付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
①合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
⑤當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續(xù)。
⑤報請簽證機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。
有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
3.公司采購合同的管理
采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。
(3)處理好合同糾紛
當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。
采購合同管理制度范文篇三
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素：
⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報規(guī)定
⑴ 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;
⑸ 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;
⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，
征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
⑴ 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
⑵ 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資
料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理;
⑵ 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;
⑷ 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;
⑵ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天; ⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)
時應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;
3. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;
5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認;
2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3. 收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結(jié)果匯總
1. 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;
2. 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。
六. 合同的簽訂及其規(guī)定
1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質(zhì)量保證期;
8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;
9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規(guī)定
1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;
2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點;
5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;
6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;
8) 違約責(zé)任一定要詳細、具體;
9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。
七. 付款及合同執(zhí)行
1. 付款規(guī)定
⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;
⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;
⑶ 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。
2. 合同執(zhí)行
⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責(zé)人負責(zé)跟進，由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);
⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;
⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。
八. 報驗與入庫
1. 報驗
⑴ 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收;
⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
⑶ 達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收; ⑷ 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)
檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé)任;
⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;
⑶ 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受;
⑷ 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單;
⑸ 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定入庫。
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