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辦公室管理制度

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  現(xiàn)代企業(yè)管理就是指為達到企業(yè)最大效益對具有現(xiàn)代企業(yè)制度、采用現(xiàn)代化大生產(chǎn)方式和從事大規(guī)模產(chǎn)銷活動的企業(yè)進行的現(xiàn)代化管理?,F(xiàn)在,就來看看以下兩篇辦公室管理制度吧!

  辦公室管理制度

  一、辦公室管理條例

  第一章 總則

  第一條 為加強公司管理,維護公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

  第二章 細則

  第二條 服務(wù)規(guī)范:

  1.儀表:公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方;

  2.微笑服務(wù):在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合,應(yīng)注釋對方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對方;

  3.用語:在任何場合應(yīng)用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧嘩;

  4.現(xiàn)場接待:遇有客人進入工作場地應(yīng)禮貌勸阻,上班時間(包括午餐時間)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待;

  5.電話接聽:接聽電話應(yīng)及時,一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴禁占用公司電話時間太長。

  第三條 辦公秩序

  1.工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。

  2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行(大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室)或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系,如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行談話的,時間一般不應(yīng)超過三分鐘(特殊情況除外)。

  3.職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。

  4.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施則由辦公室負責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。

  5.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時,員工應(yīng)立即向辦公室報修,以便及時解決問題。

  第三章 責(zé)任

  本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行,違反此規(guī)定的人員,將給予50-100元的扣薪處理。

  二、辦公室物資管理條例

  第一章 總則

  為使辦公室物資管理合理化,滿足工作需要,合理節(jié)約開支,特制訂本規(guī)定,此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。

  第二章 物資分類

  1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。

  2.低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等

  3.管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等

  4.個人保管物品:個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資;

  5.實物資產(chǎn):物資價格達300元以上,如:空調(diào)、計算機、攝像機、照相機。

  第三章 辦公用品物資采購

  1.公司辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購部門自行購買。

  申購物品應(yīng)填寫物品申購單,300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意,辦公室批準;300元以上(含300元)部門主管同意,辦公室審核,總經(jīng)理審批。

  2.物資采購由辦公室指定專人負責(zé),并采取以下方式:

  1)定點:公司定大型超市進行物品采購。

  2)定時:每月月初進行物品采購。

  3)定量:動態(tài)調(diào)整,保證常備物資的庫存合理性。

  4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較,擇優(yōu)選用。

  第四章 物資領(lǐng)用管理

  1.公司根據(jù)物資分類,進行不同的領(lǐng)用方式:

  2.低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

  3.管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

  4.貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用

  5.實物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳,以準確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

  第五章 公司物資借用

  1.凡借用公司辦公器材,需填寫物資借用單,并由部門主管簽字認可

  2.借用物資超時未還的,辦公室有責(zé)任督促歸還

  3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償

  第六章 附則

  1.新進人員到職時有管理部門通知,向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時,必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)辦公室認可的,其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。

  2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

  3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同,經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

  三、傳真使用管理辦法

  (一)、總則:為加強公司傳真使用管理,特制定本辦法。

  (二)、使用范圍

  1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。

  2.使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。

  (三)、傳真的接收管理

  1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

  2.傳真件接收后,填寫收件登記簿,并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。

  3.公司傳真機應(yīng)隨時處地開機接由狀態(tài)。

  (四)、傳真的發(fā)送管理

  1.各部門和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當事人親自發(fā)送。

  2.傳真發(fā)送,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,填寫發(fā)文登記簿表,并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應(yīng)及時通知有關(guān)當事人迅速另行處理。

  3.傳真原件留存行政部。

  (五)、附則

  傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。

  四、公司值班管理條例

  一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全,特制定本制度。

  二、管理體制

  1.員工值日:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司或部門值日制度;

  2.部門主管值班:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司部門主管值班制度。

  三、管理要點和內(nèi)容

  (一).員工值日。

  1.目的:維護公司日常工作秩序,及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù);

  2.一般以工作時間為責(zé)任時間;

  3.值班要點:

  1).巡察辦公場所保潔情況;

  2).電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送;

  3).領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。

  (二).部門主管值班

  1.目的:以公司業(yè)務(wù)工作為主;

  2.一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間;

  3.值班要點:

  1).接待下班后來客;

  2).處理未完成工作;

  3).處置下班后的突發(fā)、緊急事件;

  4).值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容;

  5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見;

  6).值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。

  四.值班規(guī)定

  1.遵守值班紀律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員;

  2.值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

  3.在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作,尤其加強對重點部位的監(jiān)管;

  4.接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說;

  5.值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤,遇到緊急情況即能取得聯(lián)系,須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處,以備應(yīng)急需要;

  6. 遇到緊急事件,首先要冷靜,敢于負責(zé),一方面大膽采取應(yīng)急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報警。

  五.接聽值班電話應(yīng)注意:

  1.禮貌相待:不論打進、接入,應(yīng)主動通報公司名稱、職務(wù)、姓名,如對方未通報,應(yīng)客氣詢問清楚;

  2.使用語言文明,切忌粗聲粗氣;

  3.對重要或較長的電話內(nèi)容,可請對方復(fù)述一遍;

  4.對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等,我給您找一下”之類的話再處置;

  5. 對打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答;

  6. 除緊爭情況隨時報告外,一般將若干電話內(nèi)容集中到一起,有條理地予以報告;

  7.加大節(jié)假日值班力量,由公司部門主管帶班,征求下屬中同意后排定值班表,印發(fā)各有關(guān)部門和人員;

  8.根據(jù)需要,可安排公司單身職工多兼值班工作,并給予適當?shù)募影嘌a貼。

  綜合辦公室管理制度

  1、負責(zé)項目部日常行政事務(wù)、人事、后勤、黨群建設(shè)。對內(nèi)對外的綜合協(xié)調(diào)工作,一般活動的組織、協(xié)調(diào)、安排工作,協(xié)助項目部領(lǐng)導(dǎo)班子處理日常事務(wù);

  2、負責(zé)實施項目部及所屬科室的人事管理、科室組建與人員調(diào)配;負責(zé)項目員工績效考核,聘用人員試用期轉(zhuǎn)正考核工作;

  3、負責(zé)項目部綜合性會議的主要文件、各類文書、新聞稿件、會議記錄、紀要的整理及會議決定事項的檢查督辦工作;

  4、負責(zé)項目部的外事活動和來賓接待、會議會務(wù)及所屬科室的行政日常管理工作;

  5、負責(zé)項目部員工薪酬、社會保險、培訓(xùn)、證件等工作;

  6、負責(zé)建立健全項目部行政辦公制度和后勤管理,協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系,建立嚴謹、高效的工作秩序;

  7、負責(zé)項目部考勤工作,負責(zé)外來文件、行政文件的收發(fā)處理;印信及檔案資料的管理,并建立使用制度;

  8、負責(zé)項目部辦公設(shè)備的購置和管理工作;

  9、負責(zé)項目部通訊及移動通訊管理、報刊雜志信件分發(fā);項目車輛的維護與保養(yǎng);

  10、完成項目部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

  綜合辦公室行政工作流程

  一、辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理

  綜合辦公室根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況,以及根據(jù)相關(guān)規(guī)定適當儲備以備不時之需,作好請購計劃單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,及時保質(zhì)保量的采購辦公用品和日常用品。作好物品出入庫登記,確保帳物相符。

  二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

  對于項目部所有的固定資產(chǎn)及低值易耗品,需要建立臺帳,每月盤存,核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)根據(jù)相關(guān)程序申請報廢,及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對,做到帳物相符。

  三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)施維修管理

  綜合辦公室負責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請技術(shù)人員維修、對維修全過程進行控制;各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認。

  所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結(jié)果及完成狀態(tài);對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責(zé)人。

  四、收發(fā)文以及文件檔案的歸檔管理

  各類收發(fā)文、文件資料根據(jù)檔案的種類特點,做好系統(tǒng)編目,及時將各類文件進行上傳下達,分類存放,并整理立卷歸檔。

  五、來賓接待、會議會務(wù)管理

  綜合辦公室負責(zé)安排外來賓客的接待以及各級會議的會前、會中、會后安排。會前準備包括了解來賓信息和來訪目的以及相關(guān)材料準備。

  六、項目考勤管理

  項目日??记谝钥记跈C為主,新進人員出示調(diào)令后,在考勤機里輸入指紋,每天打卡上班??记趩T根據(jù)項目考勤休假管理制度記錄日??记诓⒂诿吭?6日至28日將匯總后的考勤表上報公司事業(yè)部。

  七、項目公務(wù)車輛的使用安排

  根據(jù)項目公務(wù)車輛使用管理制度,使用部門提出申請后,由綜合辦公室安排出車。

  八、印章管理

  項目印章由綜合辦公室負責(zé)保管,使用部門提出用印申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,綜合辦公室負責(zé)蓋章,并做好登記。

  九、項目績效考核管理

  制定績效考核管理辦法,實行月度考核??己税üぷ鲬B(tài)度、工作業(yè)績、團隊精神等內(nèi)容,重點是履行職責(zé)的情況及工作任務(wù)指標的完成情況。考核前沒人有3到5分鐘自我總結(jié)時間,項目全體員工考核打分??己私Y(jié)果由綜合辦公室負責(zé)統(tǒng)計制表,領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。

  十、員工試用期轉(zhuǎn)正

  員工與公司簽訂協(xié)議,三個月試用期后由所在項目進行考核。項目勞資員負責(zé)收集當月需進行考核人員名單,并通知本人考核時間并準備述職報告,組織項目領(lǐng)導(dǎo)班子、所在部門負責(zé)人以及人力主管進行考核打分,匯總后由項目經(jīng)理簽署意見,并報送公司事業(yè)部(班子成員試用期轉(zhuǎn)正由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)考核)。

  十一、員工離職或調(diào)動

  公司事業(yè)部人力通知項目勞資員員工調(diào)動后,開具員工調(diào)令,并督促員工辦理離職手續(xù);員工離職需提前打報告申請離職。后由勞資員開具調(diào)令并督促離職員工辦理離職手續(xù),報送公司事業(yè)部后存檔。

  十二、完成上級交辦事務(wù)

  優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù),規(guī)定時限內(nèi)完成不了的應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因,并盡力完成,最終將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。


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