員工出差費用管理規(guī)定
員工出差費用管理規(guī)定
為時公司運作有秩序地進行，維護公司及員工的切身利益，公司制定了《員工出差費用管理規(guī)定》，下面學習啦小編給大家介紹關于員工出差費用管理規(guī)定的相關資料，希望對您有所幫助。
員工出差費用管理條例
一.總則
為規(guī)范公司出差行為，提高工作效率，加強差旅費及有關費用開支的控制與管理，特制定本制度
1.本制度適用于公司的銷售人員及技術人員出差差旅費、業(yè)務費借支及報銷。
2.各類原始報銷票據(jù)必須真實、合法。員工報銷各項費用須經(jīng)過各部門的經(jīng)理簽批。
3.各部門經(jīng)理睬出差或休假時，應授權委托其他相關人員代行費用簽批職責。
二.職責：
1.出差計劃由部門經(jīng)理安排，并報總經(jīng)理審批。部門經(jīng)理出差計劃由總經(jīng)理安排和審批。
2.部門經(jīng)理負責審查本部門出差人員的計劃，核實差旅費、出差逗留時間、路線及相關費用?？偨?jīng)理負責審查部門經(jīng)理出差人員的計劃，核實差旅費、出差逗留時間、路線及相關費用。
3.行政部負責核定出差實際天數(shù)，計算當月工資應扣除誤餐補助次數(shù)。
4.財務部負責審查出差人員的費用額度和報銷票據(jù)，預支和發(fā)放出差費用。
三.出差借款及報銷：
1. 員工因公出差，需提前一天向部門經(jīng)理匯報出差計劃，并確認所需費用額度，經(jīng)同意后，到財務部填
寫《借款單》，由部門經(jīng)理核實借款事項的真實性、必要性后簽署意見后一并交財務部審核。財務部應根據(jù)不同職別出差報銷標準支付相應借款數(shù)額，從成都出發(fā)的單程或往返飛機票、火車票由行政部統(tǒng)一安排訂購。
2. 業(yè)務招待費借支須填寫《費用申請單》，預計金額伍百元以下的由部門經(jīng)理審批，預計金額伍百元以上
的招待費需由總經(jīng)理審批。申請人需將審批手續(xù)完畢的《費用申請單》報財務部備案，否則發(fā)生的招待費一律不予報銷。
3. 部門經(jīng)理出差所需請款手續(xù)同上，但必須由總經(jīng)理簽署意見后轉財務部
4. 所有借款需報經(jīng)總經(jīng)理批準方可借支(遇總經(jīng)理不在公司,又急需借款的情況,可由出納通過短信或電話
方式請示總經(jīng)理批準,事后由出差人員補辦簽字手續(xù))。
5.出差員工應于出差歸來后三個工作日內進行報銷，并按規(guī)定填寫《差旅費報銷單》，經(jīng)部門經(jīng)理核實后，向財務部提交單據(jù)審核，如遇特殊情況需報請總經(jīng)理批準后，方可適當延期報銷。借款人獲準批復的《延期報銷申請》應及時交財務備案，否則將按逾期未結賬予以處罰。
6.員工借款應?？顚Ｓ?，一般情況下，第一筆借款未結清或未歸還之前，不得借支下一筆款項(總經(jīng)理特批除外)。
7.預計借款超過一千元的個人，需提前一天通知財務部備款，否則不保證有足夠的現(xiàn)金余額支付
四、報銷范圍
一)。差旅費
1.差旅費是指員工因公外出到成都五城區(qū)以外，在出差期間發(fā)生的公雜費(交通補助、通訊補助、伙食補助)和住宿費、城市間交通費。
2.實際出差天數(shù)按出差返回日期減去出差起程日期加一天計算天數(shù);出差當日發(fā)車時間晚于中午11點，公雜費按0.5天計算;返回當日到達成都市區(qū)時間早于下午3點，公雜費按0.5天計算;上述二種出差情形當日需到公司考勤。
3、公司統(tǒng)一制定差旅費報銷標準，各項費用在標準內據(jù)實報銷，超標部分由個人承擔。
(1)城市間交通費：
?、?出差人員乘坐長途汽車、飛機、火車和輪船的，按車票據(jù)實報銷
乘坐飛機必須由總經(jīng)理審批同意，機票費、機場建設費、航空保險費。
?、?陪同公司總經(jīng)理出差的隨行人員，其往返交通費據(jù)實報銷。
(2)住宿費
① 出差人員發(fā)生的住宿費，分級別按公司規(guī)定的標準內據(jù)實全額報銷。
?、?確因工作原因需要超標住宿的，必須事前報總經(jīng)理批準并向財務部備案，否則按出差標準報銷。
(3)公雜費
公雜費是指市內交通補助、通訊補助和伙食補助，根據(jù)補助標準和實際出差天數(shù)計算,由財務部在報銷時一并支付(憑票報銷)。出差期間若發(fā)生招待費，按招待次數(shù)，正式員工每次扣除補助費10元，試用員工每次扣5元。
4、員工參加外單位、政府部門組織的異地學習、會議、培訓等團體活動，已繳納會務費用并由組織單位統(tǒng)一安排食宿的，憑學習或會議通知，按實際發(fā)生費用報銷，不再報銷其他出差補助。如未統(tǒng)一安排食宿，則按出差標準報銷。
5.員工到外地進行商務活動和技術服務，由接待單位提供免費食宿，按實際發(fā)生費用報銷，不再報銷其他出差補助。
二)、業(yè)務招待費
1、各部門應嚴格控制業(yè)務招待費的開支，超預算支出一律不予報銷。
2、員工發(fā)生業(yè)務招待費，實行單筆大額費用事前申報制度。按單筆業(yè)務招待費預計發(fā)生金額，事前必須向相關主管申報。凡未事前申報的，主管應拒絕簽批。
(1) 銷售人員單筆支出小于500元時，需向部門經(jīng)理事前申報，并向財務部備案
(2) 銷售人員單筆支出大于500元時，需向總經(jīng)理事前申報，并向財務部備案
(3)員工出差途中確需臨時增加業(yè)務招待費支出，可由本人通過短信或電話方式請示總經(jīng)理批準,事后向總經(jīng)理補辦簽字手續(xù)。
(4)員工一旦發(fā)生該費用未事先申請，先行支出后再補辦相關申請手續(xù)的行為一律視同無效，財務部有權將其報銷憑證退回，由經(jīng)辦人自行負擔。
五、報銷票據(jù)規(guī)范要求
1、 票據(jù)的合法性要求
(1)交至財務部報銷的有效票據(jù)票必須是正規(guī)發(fā)票(由各級地方稅務局監(jiān)制)，或專用收據(jù)(由各級財政部門監(jiān)制)報銷，在票面上必須加蓋收款單位的“財務專用章” 或“發(fā)票專用章”。
(2)對于某些特殊費用，若無法取得發(fā)票，在報經(jīng)相關領導批準后另尋正規(guī)發(fā)票方可報銷。
(3)無論何種形式的原始單據(jù)，其基本要素必須完整，包括：原始單據(jù)的名稱、填制憑證的單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽字或蓋章、填制日期、接受單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務的內容、數(shù)量、單價和金額等，如以上要素不齊全或不清楚，財務可根據(jù)具體情形要求報銷人另附相關證明文件，否則不予審批。
2、 票據(jù)的粘貼和報銷單的填寫
(1)報銷人應在每張票據(jù)背面用鋼筆或簽字筆(不得用圓珠筆或鉛筆)簽上中文全名，注明費用實際發(fā)生日期。原始單據(jù)要求粘貼整齊、規(guī)范。單據(jù)較多時，同類票據(jù)粘貼在同一張“原始憑證粘貼單”上，不能用訂書機裝訂或用膠帶粘貼。小型憑證應由下到上或由左到右依次擺開均勻粘貼，較大的票據(jù)粘貼后不能超過粘貼單的長度和寬度，票據(jù)本身長度、寬度超過粘貼單的，應折疊后粘貼。
(2)報銷單應按財務部的規(guī)定格式填寫完整，如實填報費用項目、票據(jù)張數(shù)、申報金額。申報金額要寫合計數(shù)，注意字跡清晰、金額不能涂改。
六、出差補助報銷標準表如附表：
七、附則
1、本制度從起執(zhí)行。
2、本制度解釋權屬公司行政部。
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