公文文件格式管理規(guī)定
公文文件格式管理規(guī)定
公文格式即公文文件規(guī)格樣式，是指公文文件中各個組成部分的構成方式，如何制定相關管理規(guī)定呢?下面學習啦小編給大家介紹關于公文文件格式管理規(guī)定的相關資料，希望對您有所幫助。
公文文件格式管理條例
第一章 格式管理規(guī)定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。
1、文件名稱 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字，用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置于眉首上部，發(fā)文字號之上，居中。兩個以上部門聯(lián)合行文，主辦部門應排列在前。
2、發(fā)文字號 包括部門代字、年份、順序號，置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯(lián)合行文，只標注主辦部門發(fā)文字號。
3、簽發(fā)人 向上級部門報送的文件，要由主要負責人簽發(fā)，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。
1、標題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類，要準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外，一般不用標點符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般置于標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文，可主送幾個以上部門;向上請示，一般只寫一個主送部門，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他部門，可用抄送形式。
3、內(nèi)容 是公文的主體，要求情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。
4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門之前，注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起，并在正文之后。
5、發(fā)文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規(guī)范化簡稱，置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個部門聯(lián)合發(fā)文，應將主辦部門排列在前。
6、發(fā)文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)部門領導人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文，署批準日期，發(fā)文日期應當以漢字寫明年、月、日，置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文，發(fā)文日期加小括號置于標題下、居中。
7、印章 除會議紀要外，應當加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁上，要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯(lián)合上報的公文，由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文部門都應加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等，且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會議紀要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外，其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”，送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。
3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù)，一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門留用等方面的需要來確定，印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側，中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側、印發(fā)日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側裝訂，公文用紙通常用A4型(210毫米×297毫米)，公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號用小三號新宋體、左對齊，簽發(fā)人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行，字體為四新宋體。
聯(lián)合行文，發(fā)文部門署名分二行，中間空1行，等寬，發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗，詞與詞之間空一格，不加標點，左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體，左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示，則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應有標點)，同級層號后的標點應統(tǒng)一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規(guī)則
第六條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題，應做到一文一事，不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門，不要多頭主送，不要同時抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領導或指導性關系的部門，不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。
第九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上級部門有權責令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。
1、收文登記
對收進的紙質(zhì)或電子文件，由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后，公文由行政部門行政經(jīng)理提出擬辦意見，轉相關部門會簽后，呈送領導閱批后，再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。
行政部門作為文件的流轉部門，對領導針對文件提出的問題要及時溝通與回饋，每位領導除參加會議、公出、溝通文件相關內(nèi)容情況，應在4小時內(nèi)將文件簽批完畢，進行流轉。因出差外出，每天必須進行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應由專人負責。
4、催辦
各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況，對辦理的公文要負責檢查催辦，承辦的公文辦理完畢后，應及時反饋，防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會簽、合同會簽進行完畢后，打印、整理會簽卡，并存檔。
第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、復印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。
第四章 附則
第十二條 本規(guī)定由人資行政部負責解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
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