公司公文管理相關(guān)規(guī)定
公司公文管理相關(guān)規(guī)定
本管理規(guī)定適用于公司各類辦公文件的處理，如使用公司紅頭稿紙附件公文樣本，下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于公司公文管理相關(guān)規(guī)定的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
公司公文管理相關(guān)規(guī)定如下
一、目的
為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司各類辦公文件的處理。
三、常用公文文種
1、公文包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共計(jì)15個(gè)種類。
2、我公司用的公文種類有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要、決定等。 通知：適用于發(fā)布和傳達(dá)公司內(nèi)部事項(xiàng);
通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要事項(xiàng); 報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問(wèn);
請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示和批準(zhǔn);
函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);
紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng);
決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員等。
3、公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。
四、版面要求
1、紙張尺寸：
公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型紙(210mm×297mm)，特殊形式的公文用紙，可根據(jù)實(shí)際需要確定。
2、版面頁(yè)邊距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.5厘米，右2.5厘米。如使用公司紅頭稿紙(附件1《公文樣本》)。
2.1 字體和字號(hào)：如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
2.2 文字的顏色：如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。
2.3 裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。
五、公文內(nèi)容要素劃分及格式要求
公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分;主體指公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分;版記則是指公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。
1、版頭：字體為仿宋，加粗，文字顏色為紅色;分隔線為2.5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。
2、主體：從版頭下空一行開(kāi)始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫(xiě)、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
2.1 標(biāo)題：一般用2號(hào)宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
2.2 發(fā)文字號(hào)：一般用3號(hào)仿宋字，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“[]”括入;發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。
2.3 正文：一般用3號(hào)仿宋字，編排于發(fā)文字號(hào)下空一行的位置，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
2.4附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。
2.5發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文(或附件說(shuō)明)一行，發(fā)文單位一般向右對(duì)齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。印章用紅色，要端正、居中下壓?jiǎn)挝蝗Q和成文
日期，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹率鹈⒂≌禄虺晌娜掌跁r(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
2.6附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。
2.7附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題用2號(hào)宋體，加粗，居中編排。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。
3、版記
3.1版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一頁(yè)的下邊緣重合。
3.2主送、抄送部門(mén)：一般用4號(hào)仿宋字，在印發(fā)日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字后加全角冒號(hào)和報(bào)送部門(mén)全稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)報(bào)送部門(mén)名稱后標(biāo)句號(hào)。既有主送部門(mén)又有抄送部門(mén)時(shí)，主送部門(mén)應(yīng)置于抄送部門(mén)之上一行，之間不加分隔線。
3.3印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。
3.4頁(yè)碼：一般用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
六、公文處理
1、收文處理
收文處理程序包括：登記、填寫(xiě)《文件呈閱表》(附件11)、按照《收文流程》(附件12)進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。
登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文，原則上對(duì)口受理;其他外部收文，如無(wú)明確目標(biāo)部門(mén)，則統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)處理。辦公室收文后，應(yīng)逐件清
點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《文件呈閱表》，做好編號(hào)。
分送。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與《文件呈閱表》一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時(shí)送達(dá)承辦部門(mén)辦理;需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文還需明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理，有辦理時(shí)限要求的應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
催辦和答復(fù)。收文部門(mén)要及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期處理完畢，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對(duì)公文的辦理結(jié)果，收文部門(mén)應(yīng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位。
存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由辦公室歸檔，以確保文檔的完整。
任何部門(mén)和個(gè)人收到公文，應(yīng)及時(shí)送辦公室按規(guī)定程序辦理。
2、發(fā)文處理
發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫(xiě)《公文稿紙》(附件9)、按照《發(fā)文流程》(附件10)分別由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、總經(jīng)理批示、辦公室人員編寫(xiě)文號(hào)、用英分發(fā)、存檔等。
擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門(mén)負(fù)責(zé)，涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的，由主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)商議草擬。
分送：擬稿人草擬好公文，并填寫(xiě)《公文稿紙》，首先交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字;之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;最后報(bào)總經(jīng)理批示。
修改：如公文在審核、會(huì)簽過(guò)程中，需要做重大修改，應(yīng)注明具體修改意見(jiàn)，并交由承辦部門(mén)重新進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。
公司所有公文統(tǒng)一由辦公室進(jìn)行編號(hào)、用英分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。
七、會(huì)簽權(quán)限
1.以部門(mén)名義行文的公文，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā);
2.以公司名義行文的公文，由分管副總經(jīng)理簽發(fā);
3.涉及全局性的重要公文，需由總經(jīng)理批示簽發(fā)。
八、保密規(guī)定
1.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā);
2.已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳。
3.已歸檔的公文，如需查閱，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行借閱。
九、附則
1.本制度細(xì)則由辦公室負(fù)責(zé)修訂、解釋。
2.本制度自簽字下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。
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