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部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則

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  檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求。下文是部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則,歡迎閱讀!

  部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則一

  第一章 總則

  第一條 為進(jìn)一步提高中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位(以下簡稱中醫(yī)藥科技事業(yè)單位)檔案管理水平,根據(jù)國家檔案局、國家科委、建設(shè)部頒布的《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級辦法》的規(guī)定,結(jié)合中醫(yī)藥工作的實(shí)際情況,制定本實(shí)施細(xì)則。

  第二條 本細(xì)則適用于縣團(tuán)級以上(含縣團(tuán)級)獨(dú)立的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位。

  第二章 申報(bào)、考核與審批

  第三條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理分為:國家一級、國家二級和國家中醫(yī)藥管理局局級(以下簡稱“局級”)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業(yè)單位檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評,局級按《中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理局級標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評。

  第四條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理申報(bào)工作,采取自愿申報(bào)、分級考評、審批的辦法。

  第五條 各申報(bào)單位在按照不同級別的科技事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容進(jìn)行自檢后,按其隸屬關(guān)系向主管部門提出申請報(bào)告。

  第六條 考評工作程序:

  (1)聽取申報(bào)單位自檢情況的匯報(bào);

  (2)對照申報(bào)等級標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際情況逐項(xiàng)考核評分;

  (3)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行綜合評議,提出考評意見作出考評結(jié)論;

  (4)向申報(bào)單位公布考評情況,并宣布考評結(jié)果。

  第七條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關(guān)系進(jìn)行,局直屬單位報(bào)國家中醫(yī)藥管理局審批;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位報(bào)省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫(yī)藥管理局審批。

  第三章 考評組的組織

  第八條 根據(jù)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的需要設(shè)立考評組。國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理工作以地方檔案行政管理部門為主,會同地方中醫(yī)藥管理部門組織考核評審。

  考評組一般由5-7人組成,考核局級檔案目標(biāo)管理單位時(shí),至少應(yīng)有3名局級以上評審員參加。

  第九條 局級評審員的條件:

  (1)能正確理解并執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作和科技事業(yè)單位檔案管理工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn):

  (2)能夠熟練掌握中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),秉公辦事;

  (3)具有初級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)或大專以上學(xué)歷并有三年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或中醫(yī)藥科技管理工作經(jīng)驗(yàn)。

  第十條 評審員的職責(zé):

  (1)接受對中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的業(yè)務(wù)咨詢;

  (2)參加目標(biāo)評審工作;

  (3)及時(shí)向檔案行政管理部門反映檔案目標(biāo)管理工作的情況和問題。

  第十一條 國家級評審員由國家中醫(yī)藥管理局推薦,國家檔案局審核后聘任。局級評審員由中醫(yī)藥科技事業(yè)單位推薦,國家中醫(yī)藥管理局審核后聘任。

  第十二條 局級檔案管理評審員任期三年,到期可以續(xù)聘,不再從事檔案目標(biāo)管理工作的應(yīng)解聘。

  第四章 獎(jiǎng)勵(lì)、監(jiān)督與檢查

  第十三條 檔案管理等級證書是驗(yàn)證中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理水平的標(biāo)志。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規(guī)定執(zhí)行。

  國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)印制“局級檔案管理證書”,不定期公布局級檔案管理達(dá)標(biāo)單位名單。

  第十四條 對檔案目標(biāo)管理工作做出重要成績,表現(xiàn)突出的檔案管理人員,其事跡可作為評選先進(jìn)工作者或晉升的考核依據(jù)。

  第十五條 國家中醫(yī)藥管理局會同有關(guān)檔案部門,定期或不定期地對已達(dá)到檔案目標(biāo)管理的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位進(jìn)行復(fù)查。發(fā)現(xiàn)單位的檔案管理水平低于證書等級時(shí)要求單位限期整改,到期不合格者,要上報(bào)發(fā)證機(jī)關(guān)予以降級并收回其證書。對檔案目標(biāo)管理工作中不堅(jiān)持原則的考評組提出批評,并取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。

  第五章 附則

  第十六條 本實(shí)施細(xì)則由國家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。

  第十七條 本實(shí)施細(xì)則自公布之日起實(shí)行。

  部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則二

  一、文書檔案歸檔制度

  1、各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5、凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

  7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

  2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4、負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

  5、積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

  三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1、各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

  3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

  5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1、凡本部門在各項(xiàng)活動中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2、各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

  3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

  2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

  4、庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

  5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

  2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

  3、查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

  4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

  5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

  七、檔案借閱制度

  1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

  2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

  3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。

  6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

  部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則三

  第一條 為了加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定,制定本辦法。

  第二條 標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過程中,直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等)。

  標(biāo)準(zhǔn)檔案是國家檔案的重要組成部分。

  第三條 標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度,達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計(jì)劃地采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。

  第四條 標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限,分為永久的和長期的兩種。

  下列文件材料需要永久保管:

  (一)上級下達(dá)任務(wù)的文件;

  (二)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿;

  (三)標(biāo)準(zhǔn)編制說明及其附件;

  (四)意見匯總處理表;

  (五)標(biāo)準(zhǔn)審查會議紀(jì)要或函審結(jié)論;

  (六)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批公文;

  (七)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單;

  (八)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布本;

  (九)標(biāo)準(zhǔn)正式出版本;

  (十)標(biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件;

  (十一)標(biāo)準(zhǔn)作廢通知單。

  下列文件材料需要長期保管:

  (一)論證報(bào)告;

  (二)調(diào)研報(bào)告;

  (三)試驗(yàn)驗(yàn)證報(bào)告;

  (四)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿(最后一稿);

  (五)標(biāo)準(zhǔn)送審稿;

  (六)等同、等效采用的國際標(biāo)準(zhǔn)或國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文,主要參考資料(只歸難得的,一般的只列目錄和出處);

  (七)標(biāo)樣。

  第五條 永久保管的,按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長期保管的,應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案,繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的,按保管到期的規(guī)定處理。

  第六條 國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國家標(biāo)準(zhǔn)檔案,分別由國務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。

  國務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

  省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。

  企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

  第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員,具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé):

  (一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案;

  (二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

  (三)負(fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀;

  (四)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補(bǔ)充和復(fù)制;

  (五)按檔案行政管理部門的要求,辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù);

  (六)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。

  第八條 標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理,向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。

  第九條 標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位,在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料,交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)按長期保管的要求管理。

  第十條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料,除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外,在標(biāo)準(zhǔn)審批、發(fā)布后三個(gè)月內(nèi),由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機(jī)構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后,及時(shí)補(bǔ)充歸檔。

  第十一條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料,由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理,標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。

  標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時(shí),標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對;對不符合要求的,由審批部門或單位的主辦人員補(bǔ)充、更正。

  第十二條 標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后,由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。

  第十三條 標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔,按“GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求”執(zhí)行,并應(yīng)當(dāng)符合下列要求:

  (一)各類標(biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份,使用頻繁的各種報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。

  (二)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。

  (三)永久保管和長期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。

  (四)標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的,按A4幅面折疊;小于A4的,粘貼在A4幅面的紙上,并留出裝訂線。

  第十四條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案,應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫房,并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

  第十五條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案,要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次,如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

  第十六條 管理標(biāo)準(zhǔn)檔案的機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案借閱制度。

  標(biāo)準(zhǔn)檔案一般不外借。特殊情況需要外借時(shí),應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并限期歸還。

  第十七條 任何個(gè)人不得將標(biāo)準(zhǔn)檔案占為私有,凡損壞、隱匿、丟失或泄密的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  第十八條 對標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)化人員和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員參加下進(jìn)行。

  對已經(jīng)超過保管期、失去保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案,應(yīng)當(dāng)編造清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀,并注明銷毀時(shí)間和處所,由監(jiān)銷人員簽字后,將清冊歸檔。

  第十九條 對標(biāo)準(zhǔn)檔案工作做出顯著成績的人員,應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì),按《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。

  違反有關(guān)檔案管理規(guī)定,給標(biāo)準(zhǔn)檔案工作造成損失的,按《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。

  第二十條 本辦法由國家技術(shù)監(jiān)督局負(fù)責(zé)解釋。

  第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

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