會計基礎工作規(guī)范實施細則(2)
會計基礎工作規(guī)范實施細則
第五章 會計帳簿規(guī)范
一、根據(jù)會計制度規(guī)定，各單位應設置總帳、明細帳、日記帳。其中：總帳、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳應采用訂本式，其他帳簿可采用活頁式。
實現(xiàn)會計電算化的單位，每天必須輸入打出現(xiàn)金、銀行存款日記帳。在所有記帳憑證數(shù)據(jù)已存于計算機內(nèi)的條件下，可用總分類帳戶本期發(fā)生額對照表替代總分類帳?？値?、明細帳及銀行余額調(diào)節(jié)表至少每月打印一次。
二、啟用會計帳簿，應按以下規(guī)定執(zhí)行：
(一)在帳簿封面上寫明單位名稱和帳簿名稱。
(二)帳簿扉頁上應附"經(jīng)管人員一覽表"，內(nèi)容包括：單位名稱、帳簿名稱、帳簿頁數(shù)、啟用日期、會計主管人員和記帳人姓名，并加蓋名章和單位公章，經(jīng)管或接管日期，移交日期。
(三)帳簿第一頁，應設置帳戶目錄，內(nèi)容包括帳戶名稱，并注明各帳戶頁次。
(四)啟用訂本式帳簿，應按順序編定頁數(shù)使用，不得跳頁、缺號。使用活頁式帳頁，應按帳戶順序編號，并裝訂成冊。年度終了再按實際使用的帳頁順序編定頁數(shù)和建立帳戶目錄。
(五)總帳按會計科目設立帳戶，明細帳原則上按會計制度規(guī)定的明細科目分別設立帳戶。
(六)明細帳開始使用時應填寫：
1、銀行存款日記帳中開戶銀行或戶名項應填寫其開戶行的全稱。銀行帳號項應填寫銀行帳號的全部數(shù)字。
2、金額三欄式帳應填寫編號、明細科目和戶名項。
3、實物類帳應填寫編號、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價等項。
4、固定資產(chǎn)帳除按實物類帳填寫外，還應填寫使用年限、存放地點等項。
5、序時明細帳的預留銀行印鑒項;所加蓋的印章應與預留在銀行的印鑒卡片的印章一致。如需更換印鑒時，須在備注欄加蓋新的印鑒，并注明啟用日期。
三、會計人員要根據(jù)審核無誤的會計憑證登記會計帳簿。
(一)登記帳簿時，應按記帳憑證日期、編號、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容摘要、金額等逐項記入帳內(nèi)。做到登記準確、及時、書寫清楚。
(二)登記完畢后，要在記帳憑證上簽名或蓋章，并注明已登記的附號"√"，表示已經(jīng)記帳。
(三)總帳應根據(jù)記帳憑證匯總表登記;日期、憑證號都根據(jù)記帳憑證匯總表填寫，摘要欄除上年結(jié)轉(zhuǎn)及承前頁外，應填寫憑證匯總的起止號。
明細帳應根據(jù)記帳憑證登記;日期填寫月日，如同一月份有多筆業(yè)務，除第一、二筆外，以下各筆可用點點代替，但換頁的第一、二筆必須填寫。憑證號欄與摘要欄按記帳憑證號及摘要填寫。
現(xiàn)金日記帳應根據(jù)記帳憑證逐筆登記。銀行存款日記帳應根據(jù)支票存根或其他銀行結(jié)算票據(jù)逐筆登記，"種類"項按銀行結(jié)算種類填寫;"號數(shù)"只填寫支票的后四位數(shù)。
(四)各種帳簿按頁次順序連續(xù)登記，不得隔頁跳行，如果發(fā)生隔頁跳行，應將空行空頁的金額欄由右上角向左下角劃紅線注銷，同時在摘要欄注明"此行空白"或"此頁空白"字樣，并由記帳人員壓線蓋章。
(五)登記帳簿用藍黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆或鉛筆，但下列情況可用紅色墨水：
1、按紅字沖帳的記帳憑證，沖銷錯誤記錄;
2、在多欄式帳頁中，登記減少數(shù);
3、劃更正線、結(jié)帳線、和注銷線;
4、會計制度中規(guī)定用紅字登記的其他記錄。
(六)結(jié)出帳戶余額后，應在"借"或"貸"欄內(nèi)寫明"借"或"貸"字樣，沒有余額的帳戶，應在"借"或"貸"欄內(nèi)寫"平"字，并在金額欄內(nèi)元位上用"0"表示。
(七)帳簿中帳頁下端最后橫線以下，一律空置不填。
(八)每一帳頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應當結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。
對需要結(jié)計本月發(fā)生額的帳戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自本月初起至本頁未止的發(fā)生額合計數(shù);對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的帳戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自年初起至本頁未止的累計數(shù);對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的帳戶，可以只將每頁未的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。
四、會計人員應按照規(guī)定，現(xiàn)金、銀行日記帳按日結(jié)帳，其它帳戶按月、季、年結(jié)帳。
(一)結(jié)帳前，必須將本期內(nèi)發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務全部登記入帳，屬于本期調(diào)整的帳項也要按規(guī)定全部結(jié)轉(zhuǎn)有關(guān)帳簿。
(二)結(jié)帳時，應首先結(jié)出每個帳戶的期末余額，余額寫在最后一筆經(jīng)濟業(yè)務的余額欄內(nèi)。
(三)所有帳戶，不論總帳還是明細帳作日結(jié)、月結(jié)、季結(jié)、年結(jié)時，要加計本日、本月、本季、本年的借、貸方發(fā)生額。
(四)在記齊當期發(fā)生的會計事項，結(jié)出余額的下一行摘要欄注明"本日合計"、"本月合計"字樣，借貸金額欄結(jié)出當日、當月發(fā)生額合計數(shù)。在數(shù)字下端劃單紅線。
需要結(jié)出累計發(fā)生額的，應在摘要欄內(nèi)注名"累計"字樣，并在數(shù)字下端劃單紅線。
十二月末，應在摘要欄內(nèi)注名"本年累計"字樣，結(jié)出全年累計發(fā)生額，并在數(shù)字下端劃雙紅線。
上述單紅線或雙紅線都應從借方金額欄左端劃至余額欄右端。
(五)編制會計報表前，必須把總帳和明細帳登記齊全，試算平衡，不準先出報表，后補記帳簿和辦理結(jié)帳。
(六)年度終了，有余額的帳戶不需填制記帳憑證或科目結(jié)轉(zhuǎn)表，可在年結(jié)雙紅線下一行摘要欄內(nèi)注明"結(jié)轉(zhuǎn)下年"字樣(金額不再抄寫)，以下空格從右上角至左下角劃斜線注銷。如果次年度會計科目名稱有變化，還應在摘要欄中注明"結(jié)轉(zhuǎn)下年×××新帳戶"。
(七)結(jié)轉(zhuǎn)新帳時，如有余額，可直接將余額轉(zhuǎn)到新帳帳戶的第一行余額欄內(nèi)，日期填寫1月1日，同時在摘要欄注明"上年結(jié)轉(zhuǎn)"字樣。
凡涉及債權(quán)債務及待處理事項的帳戶，填寫"上年結(jié)轉(zhuǎn)"時，還應在摘要欄填寫組成余額的發(fā)生日期及主要經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容，一行摘要欄寫不完的，可以在次行摘要欄繼續(xù)填寫。最后一行的余額欄填寫上年度余額。
五、各單位必須堅持對帳制度，做到帳證、帳帳、帳實相符。
(一)帳證相符
月終，發(fā)現(xiàn)帳帳不符，就要對帳簿記錄和會計憑證進行核對。
1、看總帳與記帳憑證匯總表是否相符。
2、看記帳憑證匯總表與記帳憑證是否相符。
3、看明細帳與記帳憑證及所涉及的支票號碼及其他結(jié)算票據(jù)種類等是否相符。
(二)帳帳相符
1、看總帳資產(chǎn)類科目各帳戶與負債、所有者權(quán)益類科目各帳戶的余額合計數(shù)是否相符。
2、看總帳各帳戶與所轄明細帳戶的各項目之和是否相符。
3、看會計單位的總帳、明細帳與有關(guān)職能單位的帳、卡之間是否相符。
(三)帳實核對
1、現(xiàn)金日記帳的帳面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)額每日核對并填寫庫存現(xiàn)金核對情況報告單，作為記錄。發(fā)生長短款，應即列作"待處理財產(chǎn)"，待查明原因，經(jīng)批準后再進行處理。
2、銀行存款日記帳的帳面余額與開戶銀行對帳單核對。每收到一張銀行對帳單，經(jīng)管人應在三日內(nèi)核對完畢，每月編制一次銀行存款余額調(diào)節(jié)表，單位負責人每月至少檢查一次，并寫出書面檢查意見。
3、有價證券帳戶應與單位實存有價證券(或收款單據(jù))核對相符，每半年至少核對一次。
4、固定資產(chǎn)、庫存材料等明細帳的帳面余額，應定期與實存數(shù)額相核對，對其他財產(chǎn)物資帳戶也要定期核對，年終要進行一次全面的清查。
5、各種債權(quán)、債務類明細帳的帳面余額與債權(quán)、債務人核對清理，清理結(jié)果，要及時以書面形式向單位負責人匯報。并報單位領(lǐng)導人采取措施，積極催辦。
6、出租、租入、出借、借入財產(chǎn)等帳簿，除合同期滿應進行清結(jié)外，至少每半年核對一次，以保證帳實相符。
(四)對帳符號
對帳完畢，相符者應在數(shù)字后劃"√"號，不相符者，要及時更正、調(diào)整。
第六章 財務報告規(guī)范
一、財務報告的一般要求
(一)財務報告是反映單位財務狀況書面文件，包括資產(chǎn)負債表、收入支出總表及明細表等和財務情況說明書。
(二)各單位必須按國家統(tǒng)一會計制度及上級單位的要求編制月份、季度、年度財務報告。
(三)財務報告應當根據(jù)登記完整、核對無誤的會計帳簿記錄和其他有關(guān)資料編制，做到數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、說明清楚。
(四)如果不同會計年度財務報告中各項目的內(nèi)容和核算方法有變更的，應當在年度財務報告中加以說明。
(五)任何人不得篡改或者授意、指使、強令它人篡改財務報告數(shù)字。
二、會計報表
(一)會計報表的基本內(nèi)容
1、編制單位名稱：編制會計報表的單位，在填寫時應注明×××單位名稱的全稱。
2、報表名稱、編號：單位所編制會計報表的名稱和編號。
3、報表日期：會計報表所反映的財務狀況的日期分為公歷月末、季末、年末。
4、計量單位：金額單位與實物單位。
5、報表附注：為報表中有關(guān)重要項目的明細資料，以及其他有助于理解和分析報表的事項。
6、報表或報表封面用戶簽章事項：單位公章、單位負責人、總會計師、財會負責人、復核人及制表人的簽章。
(二)會計報表的編制方法
1、單位編制會計報表之前，應按照國家現(xiàn)行的法規(guī)制度和政策核對、調(diào)整有關(guān)事項：
(1)應由本會計期間確認的各項收入，應按規(guī)定及時結(jié)算、入帳。
(2)對本年各期盤點中發(fā)現(xiàn)的財產(chǎn)短缺、溢余和殘損變質(zhì)應及時進行帳務處理。
(3)辦理債權(quán)債務的清理工作。
(4)所屬報帳單位應報清本期帳務，并及時進行結(jié)轉(zhuǎn)。
(5)其他應查對和應調(diào)整的事項。
辦理調(diào)整完有關(guān)事項后，對總帳科目進行試算平衡，總帳和明細帳期末數(shù)字必須相符。
2、編制會計報表時應做到：
(1)各種會計報表之間，各項目之間，凡有銜接關(guān)系的數(shù)字，應相互一致，本期報表與上期報表之間有關(guān)數(shù)字應相互銜接。
(2)出現(xiàn)負數(shù)的項目，有關(guān)項目除按規(guī)定改列外，其余項目以"-"號表示，"-"號填寫在數(shù)字之前，占兩個數(shù)字格。
(3)數(shù)字填寫清楚，填寫出現(xiàn)差錯時，應按規(guī)定的辦法加以更正。并加蓋制表人名章。
(4)各報表必須按規(guī)定的金額單位填制。
(5)年度會計決算報表一經(jīng)批準，需要調(diào)整的事項要在下年度按規(guī)定進行調(diào)整。
三、財務情況說明書
1、月份說明各有側(cè)重。
2、年度說明應對上述各方面年度內(nèi)情況與上期變化、對下一報告期影響等進行全面說明。
四、審核財務報告
(一)為了保證會計報表正確無誤，各單位在財務報告編制完后，必須對以下內(nèi)容進行認真審核：
1、會計報表的種類是否按要求填制齊全，要求填列的項目是否全部填制。
2、會計報表各項目數(shù)字是否與有關(guān)帳簿的數(shù)字相符。
3、報表之間有銜接關(guān)系的數(shù)字是否銜接。
4、報表附注資料是否反映齊全。
5、財務情況說明書文字是否清楚，反映內(nèi)容是否準確、全面。
(二)財務報告經(jīng)審核無誤后，再由制表人、復核人、財會負責人在報表封面上蓋章，送單位領(lǐng)導人審核簽章，加蓋單位公章，然后及時報送有關(guān)單位。
單位領(lǐng)導人對財務報告的合法性、真實性負法律責任。
(三)如果發(fā)現(xiàn)對外報送的財務報告有錯誤，應當及時辦理訂正手續(xù)。除更正單位留存的財務報告外，并應同時通知接受財務報告的單位更正。錯誤較多的，應當重新編報。
第七章 內(nèi)部會計管理制度規(guī)范
一、各單位應當根據(jù)《中華人民共和國會計法》和國家統(tǒng)一會計制度及有關(guān)綜合管理單位的規(guī)定，結(jié)合單位內(nèi)部管理和會計業(yè)務的需要，建立健全內(nèi)部會計管理制度。
二、各單位應當建立內(nèi)部會計管理體系。主要內(nèi)容包括：單位領(lǐng)導人對會計工作的領(lǐng)導職責;會計單位及其會計機構(gòu)負責人、會計主管人員的職責、權(quán)限;會計單位與其他職能單位的關(guān)系;會計核算的組織形式。
三、各單位應當建立會計人員崗位責任制度。主要內(nèi)容包括：會計人員的工作崗位設置;各會計工作崗位的職責和標準;各會計工作崗位的人員和具體分工;會計工作崗位輪換辦法;對各會計工作崗位的獎懲辦法。
四、各單位應當制定帳務處理程序制度。主要內(nèi)容包括：會計科目及其明細科目的設置和使用;會計憑證的格式、審核要求和傳遞程序，會計記帳方法;會計帳簿的設置;編制會計報表的種類和要求;單位會計指標體系。
五、各單位應當建立內(nèi)部牽制制度。主要內(nèi)容包括：內(nèi)部牽制制度的原則;組織分工;出納崗位的職責和限制條件;有關(guān)崗位的職責和權(quán)限。
六、各單位應當建立稽核制度。主要內(nèi)容包括：稽核工作的組織形式和具體分工;稽核工作的職責、權(quán)限;審核會計憑證和復核會計帳簿、會計報表的方法。
七、各單位應當建立原始記錄管理制度。主要內(nèi)容包括：原始記錄的內(nèi)容和填制方法;原始記錄的格式;原始記錄的審核;原始記錄填制人的責任;原始記錄簽署、傳遞、匯集要求。
八、各單位應當建立定額管理制度。主要內(nèi)容包括：定額管理的范圍;制定和修訂定額的依據(jù)、程序和方法;定額的執(zhí)行;定額考核和獎懲辦法等。
九、各單位應當建立計量驗收制度。主要內(nèi)容包括：計量檢測手段和方法;計量驗收管理的要求;計量驗收人員的責任和獎懲辦法。
十、各單位應當建立財產(chǎn)清查制度。主要內(nèi)容包括：財產(chǎn)清查的范圍;財產(chǎn)清查的組織;財產(chǎn)清查的期限和方法;對財產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)問題的處理辦法;對財產(chǎn)管理人員的獎懲辦法。
十一、各單位應當建立財務收支審批制度。主要內(nèi)容包括：財務收支審批人員和審批權(quán)限;財務收支審批程序;財務收支審批人的責任。
十二、各單位應當建立財務會計分析制度。主要內(nèi)容包括：財務會計分析的主要內(nèi)容;財務會計分析的基本要求和組織程序;財務會計分析的具體方法;財務會計分析報告的編寫要求等。
第八章 會計工作交接規(guī)范
單位或隸屬單位會計人員發(fā)生變動時，必須按照規(guī)定辦理會計工作交接手續(xù)。
一、會計人員工作調(diào)動或因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作在規(guī)定期限內(nèi)全部移交接替人員，沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或離職。
二、接替人員應認真接管移交的工作，并繼續(xù)辦理移交前的未了事項。
三、會計人員辦理移交手續(xù)前，必須做好以下各項工作：
1、已經(jīng)受理的會計事項，尚未填制記帳憑證的應及時填制完畢。尚未記帳的，應全部入帳。
2、不論是在月末還是在月中移交，移交的帳簿均需結(jié)出余額、在余額后加蓋移交人印章。
3、填寫帳簿啟用表的有關(guān)移交項目，并加蓋有關(guān)人員的印章。
4、整理應該移交的各項資料，對未了事項要寫出書面材料加以說明。
5、編制移交清冊，列明應該移交的憑證、帳簿、報表、公章、現(xiàn)金、支票簿、文件資料和其他物品等內(nèi)容。
四、會計人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)交。一般會計人員交接應由單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員負責監(jiān)交，會計機構(gòu)負責人、會計主管人員交接，應由單位領(lǐng)導人負責監(jiān)交，必要時上級主管單位派人會同監(jiān)交。
五、移交人員要按照移交清冊逐項移交，接管人員要逐項核收：
1、現(xiàn)金、有價證券要根據(jù)會計帳簿余額進行點交，庫存現(xiàn)金、有價證券必須與會計帳簿余額一致。不一致時，移交人員必須限期查清。
2、會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，并在移交清冊中注明，由移交人員負責。
3、銀行存款帳戶余額要與銀行對帳單核對相符，各種財產(chǎn)物資和債權(quán)債務的明細帳戶余額要與總帳有關(guān)帳戶余額核對相符;必要時，要抽查個別帳戶的余額，與實物核對相符，或者與往來單位、個人核對清楚。
4、移交人除經(jīng)管帳簿外還兼管其他會計工作的，應一并交接清楚。包括：經(jīng)管的公章，有價證券，空白支票，文件資料，收據(jù)，發(fā)票及其他物品。
六、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員工作移交時，要將全部財務會計工作、重大和特殊的財務問題及會計人員工作的情況，向接管人員詳細介紹，對需要移交的遺留問題，應寫出書面材料說明清楚。
七、交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清冊簽章，移交清冊應具備：單位名稱、交接日期、交接雙方和監(jiān)交人的姓名、職務、清冊頁數(shù)及需要說明的問題和意見等。
移交清冊一般應填制一式三份，交接雙方各持一份，存檔一份。
八、為保證會計記錄的連續(xù)完整，接管人員應繼續(xù)使用移交前的帳簿，不得自行另立新帳。
九、會計人員因故臨時離職的，單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和領(lǐng)導必須指定專人代理，辦理臨時交接手續(xù)。超過半年以上的，應按照會計人員調(diào)動時辦理交接手續(xù)的程序，辦理會計工作交接。
第九章 會計檔案管理規(guī)范
會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算資料，它是記載和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
一、會計檔案的范圍
(一)會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、記帳憑證匯總表、涉及對外對私改造資料、銀行存款(借款)對帳單及余額調(diào)節(jié)表等。原始憑證是進行會計核算的基礎，平時無論在任何單位保管;年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
業(yè)務單位留存，憑以登記業(yè)務調(diào)撥帳和進銷卡片的聯(lián)單及倉庫憑以收付貨物的出入庫單雖不在會計檔案保管之列，但也應由業(yè)務單位保存相當年限，以便查核。
(二)會計帳簿：包括總帳、明細帳、日記帳、各種輔助登記簿等。
凡設在業(yè)務單位、基建物資單位和總務單位等有關(guān)單位的固定資產(chǎn)明細帳、低值易耗品明細帳、原材料及物料用品明細帳和各種債權(quán)債務明細帳，都是會計帳簿的組成部分，必須按照會計檔案管理的要求保持完整。
(三)財務報告：包括《會計制度》規(guī)定和主管單位臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管單位對報告的批復及社會審計的審計報告也包括在內(nèi)。
(四)其他會計核算資料：凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計單位負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同，財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料，財務清查匯總資料，核定資金定額的數(shù)據(jù)資料，中心工作整理上報的資料，會計檔案保管期限所明確的會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位的軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料等及存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案一并管理。
(五)報帳制單位以及實行兩級核算單位會計檔案也是單位會計檔案的組成部分，應按規(guī)定統(tǒng)一管理。
二、會計檔案的整理、立卷。
各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
(一)會計憑證：按全年順序統(tǒng)一編號，卷號應與裝訂的會計憑證封面冊數(shù)的編號一致。
(二)會計帳簿：各種會計帳簿辦理完年度結(jié)帳后，除跨年使用的帳簿外，其他需整理、立卷。
1、會計帳簿在裝訂前，應按帳簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個帳戶帳頁是否齊全，是否按順序排列。
2、會計帳簿裝訂順序：
(1)會計帳簿裝訂封面;
(2)帳簿啟用表;
(3)帳戶目錄;
(4)按本帳簿頁數(shù)項順序裝訂帳頁;
(5)會計帳簿裝訂封底。
3、活頁帳簿去空白頁后，將本帳頁數(shù)項填寫齊全，撤帳夾，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁帳不得裝訂在一起。
4、裝訂后的會計帳簿應牢固、平整、不得有折角、掉頁現(xiàn)象。
5、會計帳簿的封口處，應加蓋裝訂印章。
6、裝訂后，會計帳簿的脊背應平整，并注明所屬年度及帳簿名稱和編號。
7、會計帳簿的編號為一年一編，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存(借)款日記帳、分戶明細帳。
8、會計帳簿按保管期限分別編號：
(1)現(xiàn)金、銀行存款(借款)日記帳，全年按順序編制卷號;
(2)總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。
(三)會計報表：
1、會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊。
2、會計報表應整理平整，防止折角。
3、會計報表在裝訂前，應按編報目錄核對是否齊全。
4、會計報表的裝訂順序是：
(1)會計報表封面;
(2)會計報表編制說明;
(3)各種會計報表按會計報表的編號順序排列;
(4)會計報表封底。
裝訂的會計報表、報表上邊和左邊應對齊。
5、會計報表按保管期限分別編制卷號;
(1)月、季度會計報表全年按月、季順序編制卷號;
(2)半年和年度會計報表按年順序編制卷號。
(四)涉外有關(guān)會計資料等單獨裝訂立卷。會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊應單獨裝訂立卷，單獨編制卷號。
三、會計檔案的歸檔保管
(一)當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財會單位保管一年，期滿后原則上應由財會單位移交給本單位的檔案單位保管。移交時應開列清冊，同時要填寫交接清單，并在帳簿啟用表移交日期欄填寫×年12月31日，移交日后的簽章項由帳簿經(jīng)管人簽章，次行經(jīng)管人員姓名項由會計檔案保管人員簽章。
沒有獨立檔案單位的企業(yè)單位，應單獨設房屋存放會計檔案，并配備專用檔案柜。
(二)會計電算檔案中，由計算機打印輸出的憑證、帳簿、報表，其保存期限與手工方式完全一致。存貯于磁性介質(zhì)上的會計資料在未打印成書面資料前要妥善保管。同時，會計單位應明確復制備份數(shù)據(jù)的時間間隔，以及清除數(shù)據(jù)的時間間隔。兩者根據(jù)會計單位業(yè)務量大小和計算機存貯能力而定。會計數(shù)據(jù)的備份應分別存于兩個以上不同的建筑物內(nèi)。
(三)財會單位應指定專人負責會計檔案管理工作。有專職檔案部門的單位，財會單位負責移交前的會計檔案的整理、立卷、保管等工作，期滿后，負責向檔案部門辦理移交手續(xù)。沒有專職檔案部門的單位，會計檔案管理工作人員應負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
(四)年度終了，根據(jù)單位的具體情況，有專職檔案部門的單位，財會單位應填寫"會計檔案案卷目錄表"一式二份，由財會負責人簽字后，一份隨會計檔案存放，一份在檔案單位接收簽證后留在財會單位，以明確責任。
(五)保存會計檔案資料應做到防盜、防火、防潮、防蟲，磁性介質(zhì)還要注意防塵、防熱、防磁、防凍，要有相應的安全措施。
(六)機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
四、會計檔案的借閱使用
(一)會計檔案在財會單位管理的，除填寫"會計檔案案卷目錄"以外，還應分別建立會計檔案清冊和借閱登記清冊，即應將歷年的會計檔案的內(nèi)容、保管期限、存放地點等情況登記清楚。使用會計檔案借閱登記清冊即將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
(二)外單位借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。
(三)單位內(nèi)部人員借閱會計檔案，應經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，辦理借閱手續(xù)。
(四)借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
(五)借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導批準。需要復制會計檔案的，也應經(jīng)單位領(lǐng)導人批準后才能進行復制。
(六)經(jīng)批準借閱會計檔案，應限定期限，并由會計檔案管理人員按期收回。
五、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限應按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。規(guī)定的保管期限，應從會計年度終了后的第一天算起。
六、會計檔案的銷毀
(一)會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊。經(jīng)單位領(lǐng)導審查，以書面形式報經(jīng)主管單位批準后銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。
(二)各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和同級審計部門共同派員監(jiān)銷。
(三)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案之前，應當按會計檔案銷毀清冊所列項目逐一清查核對;銷毀后，要在"銷毀清冊"上簽章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告本單位領(lǐng)導。
(四)會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人也要在"銷毀清冊"上簽章，歸入檔案備查。
第十章 附 則
一、本細則由管理組負責解釋、修改。
二、本細則自公布之日起實行。
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