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采購流程管理辦法范文

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  采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源, 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。下文是關于采購流程管理辦法范文,僅供參考!

  采購流程管理辦法范文篇一

  一、 目的

  為了進一步加強公司制度管理,健全企業(yè)采購管理制度,監(jiān)督和控制不必要的開支,保證采購工作的正?;?、規(guī)范化,特制定此制度。

  二、 工作程序

  (一) 采購原則

  1.采購是一項重要、嚴肅的工作,各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。

  2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則,并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭,擇優(yōu)選取。

  3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由總務后勤人員負責采購;

  4.物料采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽談。

  (二)采購申請

  1.采購之前,采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量,需求日期及注意事項填寫“物品申請單或采購定單”。

  2.緊急采購時,由采購部門在“物品申請單”上注明“緊急采購”字樣,以便及時處理。

  3.若撤銷采購,應立即通知總務后勤人員或采購部人員,以免造成不必要的損失。

  (三)采購流程

  1. 采購經(jīng)辦人在“物品申請單或采購定單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。

  2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財務部進行審核,報總經(jīng)理審批后,方能進行采購。

  3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。

  (四)采購經(jīng)辦人職責

  1. 建立供應商資料與價格記錄。

  2. 做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。

  3. 詢價、比價、議價及定購作業(yè)。

  4. 所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。

  5. 做好平時的采購記錄及對帳工作。

  (五)采購方式

  1. 集中計劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。

  2. 長期報價采購:凡生產(chǎn)用物料須選定供應商議定長期供貨價格。

  3. 每年第一個月重新審定上年度供應商,與供應商洽談需兩人以上進行,并對供應商評審,且作出相關評審記錄。

  (六)采購實施

  1.“物品申請表”批準簽字且到財務部備案后,辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續(xù)。

  2.采購人員按核準的“采購定單或物料申請表”向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。

  3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后,才能辦理入倉手續(xù)。

  (七)采購付款方式

  1.物品采購無論金額多少,一律由經(jīng)辦人簽字,財務經(jīng)理審核,總經(jīng)理核準簽字后方可報銷。

  2.物料采購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結款或開支票。

  (八)采購經(jīng)辦人行為規(guī)范

  1. 采購人員應本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則,經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。

  2. 采購經(jīng)辦人應盡職盡責,不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者,給予辭退,情節(jié)嚴重者提交公安機關處理。

  三、 附則

  1.各部門需要采購時,凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購的,財務部將拒絕付款。

  四、本制度經(jīng)總經(jīng)理核準后實施。

  五、附生產(chǎn)物料采購流程圖

  采購流程管理辦法范文篇二

  一總則

  為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。

  二采購部人員職責及管理制度

  1.熱愛本職工作,勤于學習新技術,了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。

  2.廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。

  3.負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。

  4.負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。

  5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。

  6.大項材料必須做招標工作,其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

  7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。

  8.及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。

  9.做到每周一小結,每月一總結,每年一審核。

  10.完成領導交辦的其他工作。

  三采購工作流程

  采購部作為一個職能部門,在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財務、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實施做出各自的貢獻。

  1.在項目的初始運作階段,采購部根據(jù)項目部、投標部的具體要求,配合進行投標的材料報價,以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。

  2.項目正式運作后,采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求,對采購部下達《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。

  3.采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價單》(附表2)。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。

  4.供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。

  5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應由專人負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關責任人簽字后回傳采購部。

  6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務后,及時通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價,統(tǒng)一結算,節(jié)約運輸成本。

  7.項目完成后,采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時,采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領用單》,同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》,如有需要,采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。

  8.供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。

  四采購部發(fā)展規(guī)劃

  原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日,又有多少個公司能真正的做到這點呢?

  降低采購成本不是一個短期的目標,也不是短期內(nèi)就可以達成的目標,而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作,來完成這一共同目標。

  我們采購部的初步計劃如下,其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調(diào)整,但是保證前進的大方向永遠不變

  (一)在3個月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核,每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。

  (二)在6個月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌,高效,準確的運行。

  (三)在1年內(nèi)建立高效的采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實際效果。

  (四)在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

  (五)大膽設想:5—10年后,公司以自主設計,自主研發(fā)牽頭,以符合科技進步的產(chǎn)品、技術為主打,以完善的組織結構,人員搭配為根基,以高效、先進的管理體系為依托,建立一個集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務為主線,涉及鋼結構工程設計、施工,通信工程設計、施工,物流,工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商,為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。

  目前起草的《采購部管理制度和工作流程》與《供應商管理辦法》只是依據(jù)原來在工程項目公司及生產(chǎn)廠家的采購工作中所積累的經(jīng)驗做的一個現(xiàn)行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題,修改失誤,爭取在幾個月內(nèi)修改出一套完整的,適合公司具體情況的采購系統(tǒng)體系。希望公司領導,各個部門同事在具體實施中,多提寶貴意見,指出我們工作中的不足,促進我們采購部工作的進步,真正達到降低采購成本,推動公司發(fā)展的目標.

  采購流程管理辦法范文篇三

  總 則

  第一條 為了滿足公司飛速發(fā)展的需要,為了加強對本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,財務部在李總的指示下,在項目部、采購部等部門的配合下,特制定此制度,

  材料采購流程管理制度。

  第二條 對外采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務應當分離,其中包括:

  (一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業(yè)務;

  (二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任;

  (三)貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。

  第三條 采購部門的劃分

  (一)生產(chǎn)原材料采購:由采購部門負責辦理。

  (二)日常辦公用品采購:由行政管理部或其指定的部門或?qū)H素撠熮k理。

  (三)對于重要材料的采購,必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。

  第四條 采購方式

  一般情況,選擇下列一種最有利的方式進行采購:

  (一)集中計劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計劃辦理采購較為有利,采購前,先通知請購部門依計劃提出請購,采購部門集中辦理采購。

  (二)長期報價采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的材料,采購部門應事先選定供應廠商,議定長期供應價格,批準后通知請購部門依需要提出請購。

  (三)未經(jīng)公司主管領導書面同意,不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應商;如有更適合供應商而需要替換原供應商的,采購部必須提交書面變更供應商陳述材料,獲得書面批準后方可變更。

  (四)詢價、議價結束后,需公司主管領導書面同意方可定價,否則公司不予認可價格(特殊情況下,需電話征得總經(jīng)理同意);由此引起后果由責任人負全責。

  (五)采購合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責,否則視為無效。

  第五條 詢價、比價、議價

  (一)經(jīng)辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后,以電話或其他聯(lián)絡方式向供應廠商議價,

  (二)凡是最低采購量超過請購量的,采購經(jīng)辦人員在議價后,應在請購單中注明,經(jīng)主管簽字確認后上報。

  (三)采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應依采購材料使用時間的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,需精選三家以上的供應商進行產(chǎn)品的書面比價,經(jīng)分析后進行議價,議價結果書面上報主管領導。

  (四)采購部門接到請購部門(項目部、行政管理部)以電話聯(lián)絡的緊急采購情況,主管應立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價,待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理。

  第六條 采購報銷流程圖

  第七條 請購與采購

  (一)使用部門根據(jù)本部門實際物資需求情況,填寫請購單(即采購單第一聯(lián)),明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、使用日期等,交給采購部門審核。請購單應有部門經(jīng)理簽字。

  (二)采購部門收到使用部門提交的請購單時,審核后如確有必要購買,由采購經(jīng)理簽字,再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準的“采購申請單”(即采購單第二聯(lián))后,應按照上述總則操作,貨比三家,選擇出合適的供應商后,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。

  (三) 采購單一式四份,第一聯(lián)即使用部門提交的請購單,第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請單,第三聯(lián)交給財務(采購員核銷時),第四聯(lián)交給倉管員(以備驗收)。

  第八條 驗收與入庫

  (一)采購物資到貨后,采購員要及時組織質(zhì)監(jiān)部門、倉庫管-理-員進行入庫前的清點驗收,驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符,然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗收合格后,驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗收單進行簽字,作為驗收和檢驗物資的依據(jù),第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給倉管員。

  (二)倉管員根據(jù)進貨檢驗報告結果(主要是驗收單)對合格貨品進行入庫,入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份,第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給財務,第三聯(lián)交給采購員。

  第九條 付款與核算

  (一)預付款采購

  1、按合同約定需要預付購貨款的,由采購員提供采購申請單、合同復印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號),辦理付款批準手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字),交公司財務部門辦理預付貨款業(yè)務。

  2、貨物及發(fā)票已到,驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后,采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財務部審核后,由總經(jīng)理簽字,財務做賬。

  (二)現(xiàn)款采購

  采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務部借款,采購回來后,采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù),由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗收,并開出入庫單(入庫單必須注名:供貨方名稱,貨物的名稱,數(shù)量、單價、金額、用途簽字)。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財務部審核后,由總經(jīng)理簽字,然后辦理報銷手續(xù)。

  (三)后付款采購

  采購員粘貼好報銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財務部審核后由總經(jīng)理簽字。供應商需要結款時,由財務將款項匯出。

  (四)貨物已到發(fā)票未到,驗收合格并與購貨合同核對無誤后,如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款,待發(fā)票到后再付清余款;發(fā)票已到貨物未到,不準支付購貨款。采購業(yè)務完畢后,財務部門要催促采購員及時結清購貨結余款,不留“尾巴”。

  (五)物資采購必須取得發(fā)票方可報銷,如無特殊情況,發(fā)票應是增值稅專用發(fā)票。

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