公司檔案管理制度匯編
公司檔案管理制度匯編
有關(guān)于公司檔案管理制度匯集,能夠幫助各位更好的對檔案進行管理,今天小編就給大家?guī)砉緳n案管理制度匯集,供大家參考。
公司檔案管理制度匯編總集
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間:
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:
1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案,必須正確地標明密級,并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4.凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6.檔案人員要忠于職守,認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查:
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案,及時進行修補和復(fù)制。
2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理:
1.檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾,庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施,及時做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度——24度,相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8.檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定,要求保管期準確,案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物,嚴禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責(zé)
一、認真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識,充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。
四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
七、負責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責(zé)
一、認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。
二、負責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。
五、嚴格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準,不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
六、負責(zé)對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。