如何正確有效的學(xué)習(xí)office軟件
如何正確有效的學(xué)習(xí)office軟件
在我們工作中，無(wú)論是編寫(xiě)文章，還是設(shè)計(jì)演示文案，還是處理報(bào)表，提升辦公軟件的使用效率對(duì)我們的工作會(huì)有很大的幫助。所以學(xué)好office軟件是很有必要的，以下是學(xué)習(xí)啦小編分享給大家的有效的學(xué)習(xí)office軟件的方法，希望可以幫到你!
有效的學(xué)習(xí)office軟件的方法
Word 學(xué)習(xí)方法
首先了解每個(gè)軟件的“個(gè)性”。首先來(lái)講講Word。學(xué)習(xí)Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什么意思?技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的，前面操作有問(wèn)題，就會(huì)影響后面的操作。
下圖的金字塔結(jié)果來(lái)看，越頂端也“高端”!
大部分人的水平都在頁(yè)面設(shè)置階段甚至偏下，更多人可能就是用來(lái)打字存儲(chǔ)文字內(nèi)容的，通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)可以達(dá)到“排版自動(dòng)化進(jìn)階”水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調(diào)用就好了，這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。
至于更多高端的“綜合應(yīng)用進(jìn)階”，只需要掌握“郵件合并”即可。不過(guò)說(shuō)起來(lái)容易，郵件合并的強(qiáng)大功能可以讓你學(xué)好幾天，掌握“信函”和“標(biāo)簽”就夠你用了，當(dāng)然如果能輸出到outlook里面自動(dòng)生成郵件發(fā)出去，那就完美了。
(Word有專(zhuān)門(mén)的郵件面板，足以說(shuō)明這個(gè)功能的強(qiáng)大)
所以一定把Word的學(xué)習(xí)當(dāng)成一個(gè)“整體”去學(xué)習(xí)，而且一定是系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果并不明顯。
Excel 學(xué)習(xí)方法
Excel這個(gè)軟件的個(gè)性就是多面手，他的各個(gè)層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個(gè)“體系”可以解決一種層面的問(wèn)題，也就說(shuō)如果工作中用Excel缺哪兒不會(huì)就補(bǔ)哪兒，如果全都缺，就全部補(bǔ)，每個(gè)都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行，不用玩得特別深，就可以足以應(yīng)付工作。比如Excel一點(diǎn)都不會(huì)，那就學(xué)表格整理操作技巧。如果數(shù)據(jù)分析玩不轉(zhuǎn)，就學(xué)數(shù)據(jù)分析部分。如果老板對(duì)圖表有要求，那就把圖表制作做好。當(dāng)然如果先把Excel做成模板，那函數(shù)必不可少，當(dāng)然掌握幾個(gè)常用函數(shù)也會(huì)讓工作效率翻倍。如果會(huì)玩點(diǎn)VBA，你就是“超級(jí)大神牛人”。
在秦老師的Office企業(yè)培訓(xùn)中，Excel的定制課程也是非常多的，有專(zhuān)門(mén)的函數(shù)課，專(zhuān)門(mén)的圖表課，專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)分析的課。當(dāng)然還有就是全面體系講解的，但由于時(shí)間的問(wèn)題，所以需要講每個(gè)體系中抓取工作中最容易碰到的問(wèn)題變成授課的內(nèi)容，讓企業(yè)員工們都知道有這樣的功能，工作時(shí)候搞不好會(huì)碰到，至少做到有了“眼界”，不然連Excel問(wèn)題出現(xiàn)，百度都不知道該怎么用關(guān)鍵詞。也許這就是秦老師培訓(xùn)課程的受到大家歡迎之處，因?yàn)槭攴e累知道了大家平時(shí)工作的“痛點(diǎn)”在哪里!幫助大家減少學(xué)習(xí)Office的彎路。
總結(jié)一下，Excel是個(gè)多面手，缺哪兒補(bǔ)哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯(lián)動(dòng)性相對(duì)Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個(gè)函數(shù)和某個(gè)函數(shù)搭配可以解決某類(lèi)問(wèn)題等等，甚至能夠放入某個(gè)工作場(chǎng)景里，否則大家會(huì)有一問(wèn)題?我干嘛要學(xué)這個(gè)技巧?這個(gè)技巧和我有關(guān)系嗎?
最后要說(shuō)明一下的是，Excel這個(gè)軟件目前向著大數(shù)據(jù)對(duì)接的思路在進(jìn)行發(fā)展，比如可以與SQL數(shù)據(jù)庫(kù)直接進(jìn)行數(shù)據(jù)加載讀取，比如集成PowerBI這樣的強(qiáng)大數(shù)據(jù)商務(wù)智能分析，這些都算是專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的使用。如果對(duì)前面的技能比較熟練的基礎(chǔ)上可以在對(duì)此部分進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，讓Excel成為你工作的IB(install B )利器。
PPT學(xué)習(xí)方法
PPT這個(gè)軟件有點(diǎn)“深藏不露”的個(gè)性。這個(gè)軟件是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個(gè)數(shù)最少的軟件之一，僅次于Outlook,但這個(gè)軟件是職場(chǎng)中必用的一個(gè)軟件，做工作匯報(bào)必用。要求高一點(diǎn)銷(xiāo)售對(duì)外銷(xiāo)售的時(shí)候演示使用，要求更高市場(chǎng)部做產(chǎn)品發(fā)布等，需要用到設(shè)計(jì)更加專(zhuān)業(yè)的PPT要求，設(shè)置有些需求已經(jīng)超過(guò)了PPT本身的需求。
PPT的這個(gè)軟件的優(yōu)勢(shì)在于，用比較簡(jiǎn)單的操作實(shí)現(xiàn)比較專(zhuān)業(yè)的演示表達(dá)。但某些PPT愛(ài)好者會(huì)過(guò)度使用這個(gè)軟件，導(dǎo)致為了達(dá)到一個(gè)效果，而浪費(fèi)大量的工作時(shí)間。
秦老師培訓(xùn)教程的優(yōu)勢(shì)在于，利用良好的“性?xún)r(jià)比”，利用PPT的常規(guī)操作就可以將PPT制作得比較專(zhuān)業(yè)，滿(mǎn)足職場(chǎng)的中等演示需求。
這里秦老師給大家的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)是，在沒(méi)有掌握PPT美圖設(shè)計(jì)繪制之前，重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達(dá)梳理和PPT這個(gè)軟件是實(shí)用操作上，也就是下圖的開(kāi)始兩個(gè)階段。有時(shí)候我們會(huì)很多看到很多PPT軟文，告訴你很多的設(shè)計(jì)思路和技巧，但會(huì)發(fā)現(xiàn)你還是不會(huì)操作，為什么?軟件的操作技巧不熟練，怎么能快速達(dá)到軟文所能展示的效果?所那種軟文通常適合能搞定前兩階段的職場(chǎng)人士。
學(xué)習(xí)office Excel軟件的方法
A、循序漸進(jìn)
我們把Excel用戶(hù)大致分為新手、初級(jí)用戶(hù)、中級(jí)用戶(hù)、高級(jí)用戶(hù)和專(zhuān)家五個(gè)層次。
對(duì)于Excel的新手，我們建議先從掃盲做起。首先需要買(mǎi)一本Excel的入門(mén)教程，或者參加一下正規(guī)的電腦學(xué)校的初級(jí)班。在這個(gè)過(guò)程里面，學(xué)習(xí)者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能，諸如輸入數(shù)據(jù)，查找替換，設(shè)置單元格格式，排序、匯總、篩選和保存工作簿。如果學(xué)習(xí)者有其他的應(yīng)用軟件使用經(jīng)驗(yàn)，特別是其他Office組件的使用經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)過(guò)程會(huì)很快。
但是要注意，現(xiàn)在的任務(wù)只是掃盲，不要期望過(guò)高。千萬(wàn)不要以為知道了Excel的全部功能菜單就是精通Excel了。別說(shuō)在每項(xiàng)菜單命令后都隱藏著無(wú)數(shù)的玄機(jī)，光是Excel的精髓─—函數(shù)，學(xué)習(xí)者還沒(méi)有深入接觸到。當(dāng)然，經(jīng)過(guò)這個(gè)階段的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)者應(yīng)該可以開(kāi)始在工作中運(yùn)用Excel了，比如建立一個(gè)簡(jiǎn)單的表格，甚至畫(huà)一張簡(jiǎn)單的圖表。這就是人們常說(shuō)的初級(jí)用戶(hù)水平。
接下來(lái)，要向中級(jí)用戶(hù)進(jìn)軍。成為中級(jí)用戶(hù)有三個(gè)標(biāo)志：一是理解并熟練使用各個(gè)Excel菜單命令，二是熟練使用數(shù)據(jù)透視表，三是至少掌握20個(gè)常用函數(shù)以及函數(shù)的嵌套運(yùn)用，必須掌握的函數(shù)有SUM函數(shù)、IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)、INDEX函數(shù)、MATCH函數(shù)、OFFSET函數(shù)、TEXT函數(shù)等等。當(dāng)然，還有些中級(jí)用戶(hù)會(huì)使用簡(jiǎn)單的宏─—這個(gè)看起來(lái)很了不起的功能，即使如此，我們還是認(rèn)為他應(yīng)該只是一名中級(jí)用戶(hù)。
我們接觸過(guò)很多按上述的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定的“中級(jí)用戶(hù)”，他們?cè)谧约旱牟块T(mén)甚至公司里已經(jīng)是Excel水平最高的人。高手是寂寞的，所以他們都認(rèn)為Excel也不過(guò)如此了。一個(gè)Excel的中級(jí)用戶(hù)，應(yīng)該已經(jīng)有能力解決絕大多數(shù)工作中遇到的問(wèn)題，但是，這并不意味著Excel無(wú)法提供出更優(yōu)的解決方案。
成為一個(gè)高級(jí)用戶(hù)，需要完成兩項(xiàng)知識(shí)的升級(jí)，一是熟練運(yùn)用數(shù)組公式，也就是那種用花括號(hào)包圍起來(lái)的，必須用<Ctrl+Shift+Enter>組合鍵才能完成錄入的公式;二是能夠利用VBA編寫(xiě)不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)或過(guò)程。一旦進(jìn)入了這兩個(gè)領(lǐng)域，學(xué)習(xí)者會(huì)發(fā)現(xiàn)另一片天空，以前許多看似無(wú)法解決的問(wèn)題，現(xiàn)在都是多么的容易。
那么，哪種人可以被稱(chēng)作是Excel專(zhuān)家呢?很難用指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)。如果把Excel的功能細(xì)分來(lái)看，精通全部的人想必寥寥無(wú)幾。Excel是應(yīng)用性太強(qiáng)的軟件，這意味著一個(gè)沒(méi)有任何工作經(jīng)驗(yàn)的普通學(xué)生是很難成為Excel專(zhuān)家的。從某種意義上來(lái)說(shuō)，Excel專(zhuān)家也必定是某個(gè)或多個(gè)行業(yè)的專(zhuān)家，他們都擁有豐富的行業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。高超的Excel技術(shù)配合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)共同應(yīng)用，才有可能把Excel發(fā)揮到極致。同樣的Excel功能，不同的人去運(yùn)用，效果將是完全不同的。
能夠在某個(gè)領(lǐng)域不斷開(kāi)發(fā)出新的Excel的用法，這種人，可以被稱(chēng)作是專(zhuān)家。在Excel Home網(wǎng)站上，那些受人尊敬的、可以被稱(chēng)為Excel專(zhuān)家的版主與高級(jí)會(huì)員，無(wú)一不是各自行業(yè)中的出類(lèi)拔萃者。所以，如果希望成為Excel專(zhuān)家，就不能只單單學(xué)習(xí)Excel了。
B、善用資源，學(xué)以致用
除了少部分Excel發(fā)燒友(別懷疑，這種人的確存在)以外，大部分人學(xué)習(xí)Excel的目的是為了解決自己工作中的問(wèn)題和提升工作效率的。問(wèn)題，常常是促使人學(xué)習(xí)的一大動(dòng)機(jī)。如果您還達(dá)不到初級(jí)用戶(hù)的水平，建議按前文中所講先掃盲;如果您已經(jīng)具有初級(jí)用戶(hù)的水平，帶著問(wèn)題學(xué)習(xí)，不但進(jìn)步快，而且很容易對(duì)Excel產(chǎn)生更多的興趣，從而獲得持續(xù)的成長(zhǎng)。
遇到問(wèn)題的時(shí)候，如果知道應(yīng)該使用什么功能，但是對(duì)這個(gè)功能不太會(huì)用，此時(shí)最好的辦法是用F1調(diào)出Excel的聯(lián)機(jī)幫助，集中精力學(xué)習(xí)這個(gè)需要掌握的功能。這一招在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的時(shí)候特別適用，因?yàn)镋xcel有幾百個(gè)函數(shù)，想用人腦記住全部函數(shù)的參數(shù)與用法幾乎是不可能的事情。
如果對(duì)所遇問(wèn)題不知從何下手，甚至不能確定Excel能否提供解決方法，可以求助于他人。此時(shí)，如果身邊有一位Excel高手，或者能馬上聯(lián)系到一位高手，那將是件非常幸運(yùn)的事情。如果沒(méi)有這樣的受助機(jī)會(huì)，也不用擔(dān)心，還可以上網(wǎng)搜索解決方法，或者到某些Excel網(wǎng)站上去尋求幫助。
當(dāng)利用各種資源解決了自己的問(wèn)題時(shí)，一定很有成就感，此時(shí)千萬(wàn)不要停止探索的腳步，爭(zhēng)取把解決方法理解得更透徹，能做到舉一反三。
Excel實(shí)在是博大精深，在學(xué)習(xí)的過(guò)程中如果遇到某些知識(shí)點(diǎn)暫時(shí)用不著，不必深究，但一定要了解，而不是簡(jiǎn)單的忽略。說(shuō)不定哪天就需要用到的某個(gè)功能，Excel里面明明有，可是您卻不知道，以至于影響到尋找答案的速度。在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的過(guò)程中，這一點(diǎn)也是要特別注意的。比如，作為一名財(cái)會(huì)工作者，可能沒(méi)有必要花很多精力去學(xué)習(xí)Excel的工程函數(shù)，而只需要了解到，Excel提供了很多的工程函數(shù)，就在函數(shù)列表里面。當(dāng)有一天需要用到它們時(shí)，可以在函數(shù)列表里面查找適合的函數(shù)，并配合查看幫助文件來(lái)快速掌握需要的函數(shù)。
C、多閱讀多實(shí)踐
多閱讀Excel技巧或案例方面的文章與書(shū)籍，能夠拓寬你的視野，并從中學(xué)到許多對(duì)自己有幫助的知識(shí)。在互聯(lián)網(wǎng)上，介紹Excel應(yīng)用的文章很多，而且可以免費(fèi)閱讀，有些甚至是視頻文件或者動(dòng)畫(huà)教程，這些都是非常好的學(xué)習(xí)資源。在圖書(shū)市場(chǎng)上也有許多Excel書(shū)，所以多花點(diǎn)時(shí)間在書(shū)店，也是個(gè)好主意。對(duì)于朋友推薦或者經(jīng)過(guò)試讀以后認(rèn)為確實(shí)對(duì)自己有幫助的書(shū)，可以買(mǎi)回家去仔細(xì)研讀。
我們經(jīng)常遇到這樣的問(wèn)題“學(xué)習(xí)Excel，什么書(shū)比較好”─—如何挑選一本好書(shū)，真是個(gè)比較難回答的問(wèn)題，因?yàn)椴煌娜耍枨笫遣灰粯拥?，適合一個(gè)人的書(shū)，不見(jiàn)得適合另一個(gè)人。另外，從專(zhuān)業(yè)的角度來(lái)看，Excel圖書(shū)的質(zhì)量良莠不齊，有許多看似精彩，實(shí)際無(wú)用的書(shū)。所以，選書(shū)之前，除了聽(tīng)別人的推薦，或到網(wǎng)上書(shū)店查看書(shū)評(píng)以外，最好還是能夠自己翻閱一下，先讀前言與目錄，然后再選擇書(shū)中你最感興趣的一章來(lái)讀。
學(xué)習(xí)Excel，閱讀與實(shí)踐必須并重。閱讀來(lái)的東西，只有親自在電腦上實(shí)踐幾次，才能把別人的知識(shí)真正轉(zhuǎn)化為自己的知識(shí)。通過(guò)實(shí)踐，還能夠舉一反三，即圍繞一個(gè)知識(shí)點(diǎn)，做各種假設(shè)來(lái)測(cè)試，以驗(yàn)證自己的理解是否正確和完整。
我們所見(jiàn)過(guò)的很多高手，實(shí)踐的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于閱讀的時(shí)間，因?yàn)镋xcel的基本功能是有限的，不需要太多文字去介紹。而真正的成長(zhǎng)來(lái)源于如何把這些有限的功能不斷排列組合以創(chuàng)新用法。偉人說(shuō)“實(shí)踐出真知”，在Excel里，不但實(shí)踐出真知，而且實(shí)踐出技巧，比如本書(shū)中的大部分技巧，都是大家“玩”出來(lái)的。
一件非常有意思的事情是，當(dāng)微軟公司Excel產(chǎn)品組的人見(jiàn)到由用戶(hù)發(fā)現(xiàn)的某些絕妙的技巧時(shí)，也會(huì)感覺(jué)非常新奇。設(shè)計(jì)者自己也無(wú)法預(yù)料他的程序會(huì)被人衍生出多少奇思妙想的用法，由此可見(jiàn)Excel是多么的值得去探索啊!
Office辦公軟件使用小技巧
1、快速改變行距
在編輯Word文檔時(shí)，如果要想快速改變文本段落的行距，可以首先選中需要設(shè)置的文本段落，然后：
按‘Ctrl+1’快捷鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距;
按‘Ctrl+2’快捷鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距;
按‘Ctrl+5’快捷鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。
2、返回上一次編輯位置
在編輯校對(duì)長(zhǎng)文檔時(shí)，如果想要查看上一次修改的位置，很可能需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間才能找到。而實(shí)際上，這個(gè)需求可以通過(guò)快捷鍵‘Shift+F5’來(lái)實(shí)現(xiàn)。這個(gè)快捷鍵的功能就是在最后三次編輯位置以及當(dāng)前光標(biāo)位置之間切換。也就是說(shuō)，當(dāng)按下‘Shift’鍵的同時(shí)，按下‘F5’鍵，光標(biāo)就會(huì)切換至最后一次編輯的位置;如果再按一次，就會(huì)切至最后第二次編輯的位置;再然后是最后第三次編輯的位置;再然后就又回到一開(kāi)始光標(biāo)的位置。這樣就可以快速找到之前在哪里修改過(guò)文檔了。
3、快速縮放顯示比例
使用Word進(jìn)行文檔編輯時(shí)，經(jīng)常會(huì)調(diào)整顯示比例來(lái)觀(guān)察文檔整體的布局，但如果每次都要去點(diǎn)擊底部狀態(tài)欄中縮放按鈕的話(huà)，實(shí)在是有點(diǎn)麻煩。其實(shí)，只要按住‘Ctrl’鍵并且向上或向下滾動(dòng)鼠標(biāo)中間的滾輪，就可以放大或縮小顯示的比例。
4、快速查找內(nèi)容
首次查找可以使用‘Ctrl+F’快捷鍵打開(kāi)‘查找’導(dǎo)航欄，然后輸入要查找的內(nèi)容即可。當(dāng)返回編輯區(qū)或者關(guān)閉‘查找’導(dǎo)航欄之后，還可以通過(guò)快捷鍵‘Shift+F4’來(lái)完成重復(fù)查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時(shí)，Word不再顯示‘查找’導(dǎo)航欄，而是按照上次查找的內(nèi)容來(lái)搜索，并反白顯示搜到的文本。
5、重復(fù)使用格式刷
我們都知道使用格式刷可以把一段文字的字體段落格式應(yīng)用到你選中的另一段文字上，但是如果你想把它應(yīng)用到多段不相連的文字上時(shí)(比如多個(gè)小標(biāo)題)，就需要每刷一次再點(diǎn)一下格式刷按鈕，這就顯得很繁瑣。而實(shí)際上，遇到這種情況時(shí)，可以雙擊格式刷按鈕，這時(shí)格式刷就是可重復(fù)使用的，當(dāng)你全部都刷完后只要再點(diǎn)一下格式刷按鈕或者按‘Esc’鍵就可以退出格式刷狀態(tài)。
6、添加水印
Word具有添加文字和圖片兩種類(lèi)型水印的功能,而且能夠設(shè)置水印的大小、位置等等。方法如下：
在Word“設(shè)計(jì)”功能區(qū)下點(diǎn)擊“水印”按鈕;
點(diǎn)擊“自定義水印”;
在“水印”對(duì)話(huà)框中選擇“文字水印”,然后在“文字”欄選擇合適的字句,也可以另外輸入文字;或在“水印”對(duì)話(huà)框中選擇“圖片水印”,然后點(diǎn)擊“選擇圖片”按鈕，找到要作為水印圖案的圖片;
點(diǎn)擊“確定”,水印就會(huì)出現(xiàn)在文字后面。
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