公司前臺接待管理方法有哪些
公司前臺接待管理方法有哪些
了解前臺工作程序，前臺的重要性。員工的入職pei訓很重要，制度+人性化管理。讓員工知道來干什么的.今天，學習啦小編為你帶來了前臺管理方法。
前臺管理方法
(一) 公共區(qū)域管理
1、 公共區(qū)域管理指南
為加強對公共區(qū)域的管理，前臺工作員應嚴格按照理指南開關公共區(qū)域的照明、空調(diào)等電器設備。負責公共區(qū)域的衛(wèi)生、設備設施管理。
2、 衛(wèi)生管理
前臺工作員每天兩次對公共區(qū)域衛(wèi)生進行檢查，檢查內(nèi)容包括：墻面、地面、玻璃、衛(wèi)生間、綠化植物、設備間等，并將檢查結(jié)果填入公共區(qū)域點檢登記臺帳。
3、 設備設施管理
(1) 前臺工作員將公共場所房間名稱、房間號、桌子、椅子、柜子、空調(diào)、其他硬件配置、容納人數(shù)等信息編入公共場所信息明細表;
(2) 前臺工作員根據(jù)公共場所信息明細表內(nèi)容，于每周二、周六對公共場所的設備設施進行檢查，確保其安全、完整、正常使用。
(3) 前臺工作員負責接待總臺及周邊盆景、裝飾物的配置，總臺及周邊裝飾物的配置，并做好報夾管理等工作。
4、 會議室布置
前臺工作員根據(jù)會議信息表，根據(jù)相應的會場布置示意圖進行會場布置，并于會議召開前半小時，打開空調(diào)及相關照明設備，準備好茶水、煙缸等;會中每隔10到15分鐘續(xù)茶水一次;會議結(jié)束后，及時把桌椅恢復到原狀，清潔會議室的衛(wèi)生，物品擺放整齊，關閉空調(diào)、照明，鎖好門窗。
(二) 日常接待管理
1、 日常接待管理指南 據(jù)日常接待管理指南接待來訪訪客、接聽或轉(zhuǎn)接來電，信息。
2、 訪客接待
(1) 客人來訪時，前臺工作員應立即起身接待，了解訪客身份及來訪事由;并與相關部門聯(lián)系，確認訪客身份及來訪事由;
(2) 前臺工作員引導訪客填寫訪客登記單，注明訪客單位名稱、姓名、被訪部門及被訪人等信息;并告知訪客由接待人員在來訪單上注明離開時間并簽字確認，在離開時，將接待人員簽字確認后的來訪單交至前臺;
(3) 若訪客請求會見總經(jīng)理等高層領導，應問明來訪事由及是否預約，并報行政辦公室主任，由其負責請示領導，若公司領導同意接待，則引導至指定地點，并奉上茶水，每10到15分鐘續(xù)茶一次;若公司領導暫不接待，前臺工作員應婉言相告;
(4) 客人離去后應及時收拾茶杯、煙缸等，保持辦公場所的整潔;
(5) 若被訪人員不在公司，前臺工作員應主動詢問是否需轉(zhuǎn)告，留聯(lián)系方式，并做好書面登記。
3、 電話接轉(zhuǎn)、撥打
(1) 前臺工作員應及時接聽來電，一般在鈴響三聲內(nèi)接聽，首先向?qū)?span>方問候“您好，金橋地產(chǎn)”。接聽電話要態(tài)度熱情，保持微笑，親切自然，詢問來電事由，并根據(jù)情況轉(zhuǎn)接相關部門;通話結(jié)束，等對方掛斷電話后，再輕輕掛上電話;
(2) 撥打電話時應禮貌用語，說明身份;語言表達要流利，吐字清晰，聲調(diào)平和，語速適中，簡明扼要;待對方提出結(jié)束通話后禮貌告別;
(3) 接打電話過程中，如有其他人來訪，應給來訪者致以微笑，并用適當?shù)氖謩菔疽鈦碓L者先坐下稍等。
4、 接待信息登記
前臺工作員根據(jù)來訪單將來訪信息及時登入來訪接待信息登記單，形成來訪接待信息登記表，經(jīng)后勤事務主管審核后，形成來訪接待信息明細表。
(三) 實物郵件管理
1、 實物郵件管理指南
前臺工作員根據(jù)實物郵件管理指南，統(tǒng)一負責實物郵件的簽收、分發(fā)及各部門郵件的寄發(fā)，同時登記郵件寄發(fā)信息。
2、 郵件簽收與發(fā)放
(1) 每天中午12點前，前臺工作員到公司一樓信箱處取報紙及信件等，將郵件分發(fā)至收件人并將發(fā)放信息填入公司郵件收發(fā)臺帳，由收件人簽字確認。
(2) 郵局或快遞公司送至前臺的郵件，由前臺工作員統(tǒng)一簽收，并將郵件信息填入公司郵件收發(fā)臺帳，交至行政辦公室，由行政辦公室負責人簽收。公司郵件如需我方支付郵遞費用的，由收件部門經(jīng)辦人支付費用后根據(jù)公司規(guī)定予以報銷。
(3) 郵局或快遞公司送達的員工私人掛號信件、快遞、包裹等實物郵件應由員工本人簽收，如遇員工出差或工作地點不在本部，前臺工作員應電話告知員工本人，得到員工確認并授權(quán)后，代為簽收。員工需在兩個工作日內(nèi)親自或委托他人前來簽字領取郵件。前臺工作員將領取信息填入員工個人郵件收發(fā)臺帳，并由前臺工作員與員工接收人共同簽字確認。
3、 郵件寄發(fā)
(1) 公司實物郵件主要包括公函、招標文件、向上級主管部門寄發(fā)的申請或報告等。凡以公司名義寄出的郵件，部門經(jīng)辦人應填寫郵件寄發(fā)審批單，經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批，前臺工作員憑批準后的郵件寄發(fā)審批單統(tǒng)一辦理;
(2) 公司所有郵件的寄發(fā)統(tǒng)一選用EMS郵政特快專遞;
(3) 寄發(fā)郵件時，各部門寄件人應將郵件封口并正確填寫好郵寄的相關信息后交至前臺。前臺工作員將收件人地址、郵編、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、寄件人和所屬部門以及郵遞費用等信息登入郵件寄發(fā)信息登記單，形成郵件寄發(fā)信息登記表，經(jīng)后勤事務主管及財務審核后，形成郵件寄發(fā)信息明細表，同時形成郵件寄發(fā)費用支出分類明細賬、郵件寄發(fā)費用支出總賬。
(四) 文印管理
1、 文印管理指南
前臺工作員根據(jù)文印管理指南，統(tǒng)一負責公司文印設備的管理，監(jiān)督各部門打印、復印情況并合理控制紙張、硒鼓等耗材用量。
2、 文印設備管理
(1) 文印設備是指公司用于各部門共用的打印、復印設備等，主要包括復印機、打印機、傳真機。公司文印設備由前臺工作員統(tǒng)一管理，并放置在指定地點，不得擅自移動。
(2) 前臺工作員應熟悉文印設備的使用和保養(yǎng)方法，每日下班前做好設備的清潔工作，并負責監(jiān)督公司員工按規(guī)范要求操作文印設備，發(fā)現(xiàn)故障應及時與后勤專項管理專員聯(lián)系維修，保證設備的正常運行。
3、范圍及要求
(1) 打(復)印超過10份或總頁數(shù)超過20頁的一般資料，經(jīng)辦人需填寫打(復)印審批單，交部門負責人審批;
(2) 打(復)印帶有公司公章的受控資料時，經(jīng)辦人需填寫打(復)印審批單，經(jīng)部門負責人審核，報分管領導審批;
(3) 打(復)印工程技術圖紙、財務報表、核價資料、競標資料等涉及公司技術、價格、標的、財務數(shù)據(jù)等保密資料時，經(jīng)辦人需填寫打(復)印審批單，經(jīng)部門負責人審核、分管領導復核，報總經(jīng)理審批;
(4) 打(復)印所有資料，經(jīng)辦人應將文印類型、日期、部門名稱、文件名稱、文件類型、頁數(shù)、份數(shù)、紙型、經(jīng)辦人等信息填入打(復)印登記臺帳，并簽字確認。私人的文件或資料一律禁止打(復)印;
(5) 重要、保密文件資料應嚴格按照公司《公文管理規(guī)定》、《員工守密管理規(guī)定》等相關規(guī)定的要求進行打(復)印;
(6) 前臺工作員應樹立嚴格的保密觀念，不得將打(復)印的資料中涉及公司機密的事項透露給他人;
(7) 超過20分鐘無人領取的打(復)印資料，前臺工作員可做廢棄文稿處理，受控及保密資料的廢棄文稿應及時銷毀，普通資料的廢棄文稿由前臺工作員收集并作為草稿紙利用。
4、 耗材管理
(1) 前臺工作員應將購置的耗材統(tǒng)一放置在通風、干燥的位置并擺放整齊;
(2) 公共區(qū)域的文印設備需要添加紙張時由前臺工作員進行添加，員工不得私自在文印設備中添加紙張;
(3) 硒鼓、墨粉等辦公耗材應充分利用。耗材需要更換時應聯(lián)系專業(yè)人員進行更換，并將每項耗材的更換日期、更換項目、使用壽命、前臺經(jīng)辦人等信息填入耗材更換登記臺帳，保證所有耗材合理使用，杜絕浪費;
(4) 耗材更換后，前臺工作員應將廢棄的硒鼓、墨盒等交專業(yè)維修人員統(tǒng)一處理;
(5) 打(復)印登記臺帳統(tǒng)計的紙張用量應與紙張領用數(shù)量基本一致，差額應控制在5%以下;
(6) 當A4紙張不足一箱,A3紙張不足一包時應及時申請購買，保證紙張供應。
5、 傳真收發(fā)
(1) 前臺工作員統(tǒng)一負責傳真的收發(fā)管理工作，監(jiān)督各部門傳真收發(fā)情況，并保持傳真機的整潔及正常運行;
(2) 保密或受控文件傳真時，經(jīng)辦人需填寫傳真收發(fā)審批單，經(jīng)部門負責人審核，報分管領導審批;一般文件或資料傳真。