Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法
數據有效性,是Excel中的一項基礎功能,在職場中的應用尤為廣泛,對于它的使用也許你并不陌生,但你對它的了解可能并沒有你所能想到的深入,接下來就帶你全面的走進“數據有效性”。今天,學習啦小編就教大家在Excel表格中數據有效性全面功能的使用操作。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法
數據有效性
數據有效性作為Excel龐大數據分析與處理功能的一個細小分支,位于“數據”選項卡下,包含設置、輸入信息、出錯警告、輸入法模式共四個二級選項,接下來會對每一個選項卡的使用方法、顯示效果進行一一解釋。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖1
數據有效性之設置
有效性條件之序列。
序列作為數據有效性的一個基礎應用,可以設定單元格允許顯示的內容,對于不顯示的內容進行屏蔽,更好的幫助數據分析與處理工作,深受廣大辦公室工作人員的喜歡,也最為大家所熟知。具體的操作方法簡單介紹如下:
一,將單元格顯示的內容預先輸入到Excel的表格中;
二,選擇“數據有效性”,在“允許”的下拉菜單中選擇“序列”;
三,在“來源”中選擇一步驟中已預先輸入內容的單元格,點擊“確定”即可。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖2
有效性條件之序列
序列的顯示效果如圖中所示,當選中單元格時,在單元格的右下角會出現(xiàn)一個倒三角,點擊倒三角會出現(xiàn)簽約作者、資深作者、特約作者三個選項,選擇其中一個選項即可。
要注意,也可以手動輸入以上內容,但必須是三個選項中的一個,否則無法輸入。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖3
有效性條件之整數
整數針對特定的單元格,可以設定整數的大小范圍。操作步驟類似于序列的設置,不過在“允許”的下拉菜單中選擇“整數”,然后可以分別設定整數上限、整數下限,當輸入數據不在該范圍時,彈出提示框。各項設置完畢后,點擊確定即可。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖4
有效性條件之其它
除了序列、整數之外,還有日期、時間、文本長度等其它功能選項,由于操作方法基本類似,在這里就不一一講訴了,有時間的讀者可以自己研究下。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖5
數據有效性之輸入信息
這項功能屬于“數據有效性”的第二個基本功能,平時可能很少有人去使用它,接下來就讓我給大家簡單介紹下。
“輸入信息”的作用就是當選定單元格時,會顯示之前已設置好的輸入信息,包括輸入標題、輸入信息,這個功能作用可以很大,比如將一些重要的信息輸入進去,這樣你在選定每一個單元格時,都會提醒你。設置好標題、輸入信息后,點擊確定即可。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖6
如圖所示,設置好輸入信息之后,再次選中單元格,就會顯示輸入信息,這會讓你的Excel更加靈動了,更加具有個性。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖7
數據有效性之出錯警告
“出錯警告”也是Excel多樣化的形式之一,可以設置出錯警告的輸入標題和錯誤信息的輸入內容,這些都會在輸入無效數據時顯示出來,對用戶做出警告。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖8
以前述數據有效性中整數為例,當時設置整數的范圍1-50時,在單元格中輸入51,則“51”就屬于無效數據,這時Excel就會顯示出警告。
出錯警告有三種樣式,即停止、警告、信息,都是在輸入無效數據時的提示方式,沒有本質的區(qū)別,只是顯示方式的差異,但是標題、錯誤信息確實一樣的。
Excel表格中數據有效性全面功能的使用方法圖9
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