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Excel2007數(shù)據(jù)如何有效拒絕錯(cuò)誤數(shù)據(jù)

時(shí)間: 錦暉1117 分享

  Excel強(qiáng)大的制表功能,給我們的工作帶來(lái)了方便,但是在表格數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中難免會(huì)出錯(cuò),一不小心就會(huì)錄入一些錯(cuò)誤的數(shù)據(jù),比如重復(fù)的身份證號(hào)碼,超出范圍的無(wú)效數(shù)據(jù)等。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來(lái)的關(guān)于Excel2007數(shù)據(jù)拒絕錯(cuò)誤數(shù)據(jù),希望對(duì)您有所幫助。

  Excel2007數(shù)據(jù)拒絕錯(cuò)誤數(shù)據(jù)

  實(shí)例一:拒絕錄入重復(fù)數(shù)據(jù)

  身份證號(hào)碼、工作證編號(hào)等個(gè)人ID都是唯一的,不允許重復(fù),如果在Excel錄入重復(fù)的ID,就會(huì)給信息管理帶來(lái)不便,我們可以通過(guò)設(shè)置Excel 2007的數(shù)據(jù)有效性,拒絕錄入重復(fù)數(shù)據(jù)。

  運(yùn)行Excel 2007,切換到“數(shù)據(jù)”功能區(qū),選中需要錄入數(shù)據(jù)的列(如:A列),單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕,彈出“數(shù)據(jù)有效性”窗口。

  圖1 數(shù)據(jù)有效性窗口

  切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡,打下“允許”下拉框,選擇“自定義”,在“公式”欄中輸入“=countif(a:a,a1)=1”(不含雙引號(hào),在英文半角狀態(tài)下輸入)。

  圖2 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件

  切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡,選擇出錯(cuò)出錯(cuò)警告信息的樣式,填寫標(biāo)題和錯(cuò)誤信息,最后單擊“確定”按鈕,完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

  圖3 設(shè)置出錯(cuò)警告信息

  這樣,在A列中輸入身份證等信息,當(dāng)輸入的信息重復(fù)時(shí),Excel立刻彈出錯(cuò)誤警告,提示我們輸入有誤。

  圖4 彈出錯(cuò)誤警告

  這時(shí),只要單擊“否”,關(guān)閉提示消息框,重新輸入正確的數(shù)據(jù),就可以避免錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)。

  實(shí)例二:快速揪出無(wú)效數(shù)據(jù)

  用Excel處理數(shù)據(jù),有些數(shù)據(jù)是有范圍限制的,比如以百分制記分的考試成績(jī)必須是0—100之間的某個(gè)數(shù)據(jù),錄入此范圍之外的數(shù)據(jù)就是無(wú)效數(shù)據(jù),如果采用人工審核的方法,要從浩瀚的數(shù)據(jù)中找到無(wú)效數(shù)據(jù)是件麻煩事,我們可以用Excel 2007的數(shù)據(jù)有效性,快速揪出表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)。

  用Excel 2007打開(kāi)一份需要進(jìn)行審核的Excel表格,選中需要審核的區(qū)域,切換到“數(shù)據(jù)”功能區(qū),單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕,彈出數(shù)據(jù)有效性窗口,切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡,打開(kāi)“允許”下拉框,選擇“小數(shù)”,打開(kāi)“數(shù)據(jù)”下拉框,選擇“介于”,最小值設(shè)為0,最大值設(shè)為100,單擊“確定”按鈕(如圖5)。

  圖5 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性規(guī)則

  設(shè)置好數(shù)據(jù)有效性規(guī)則后,單擊“數(shù)據(jù)”功能區(qū),數(shù)據(jù)有效性按鈕右側(cè)的。

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