使用Microsoft Excel2003給考勤表更新?lián)Q代
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這里我們不談大公司里那些昂貴的IC卡考勤管理系統(tǒng)，我相信很多單位還在用紙制的簽到本，每月月底再進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。部門(mén)主管們?cè)碌滓y(tǒng)計(jì)分析當(dāng)月的銷售、毛利曲線，還要仔細(xì)地統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的考勤，才能計(jì)算出獎(jiǎng)金與工資。而且，越是和錢(qián)打交道的事情就越不能出錯(cuò)，要是不留神給誰(shuí)多算或少算了兩天假，總是件麻煩事情。
也許您曾想過(guò)用Excel編幾個(gè)函數(shù)來(lái)解決，但繁瑣的計(jì)算公式可能讓您放棄了這個(gè)念頭，其實(shí)Excel2003的模板里就有一個(gè)建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡(jiǎn)單的設(shè)置就好了。
一、激活考勤表模板
之所以在這里叫激活，是因?yàn)樗谀J(rèn)時(shí)沒(méi)有安裝的，所以，您最好先把Office2003安裝光盤(pán)準(zhǔn)備好，然后，點(diǎn)擊“新建”菜單“新建工作簿→本機(jī)上的模板→電子方案表格→考勤記錄”，當(dāng)它提示您插入光盤(pán)時(shí)按照屏幕提示做就行了。稍后，就會(huì)看到一個(gè)漂亮的考勤表界面。如圖1。
二、更改默認(rèn)設(shè)置
既然是電子考勤簿，那么有三點(diǎn)是最為重要的，一是自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，二是外人不能隨意修改，三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯(cuò)，比如把病假輸成-1，恐怕誰(shuí)也搞不懂是什么意思，接下來(lái)我們就來(lái)說(shuō)說(shuō)這三點(diǎn)。
1、 解鎖考勤表
新考勤表默認(rèn)是加鎖狀態(tài)，除了輸入數(shù)據(jù)外，我們將無(wú)法對(duì)其作任何操作，因此，首先要點(diǎn)擊“工具”菜單→“保護(hù)→撤銷工作表保護(hù)”來(lái)對(duì)其解鎖。
2、 修改允許數(shù)據(jù)
我們要求用數(shù)字1來(lái)代表該員工當(dāng)天因故休假，用空值代表當(dāng)天未休假。所以，要設(shè)置每個(gè)單元格只能接受數(shù)字1或空，除了這兩個(gè)值以外的其它字符將提示輸入錯(cuò)誤。
用鼠標(biāo)拖選1月1日至12月31日所有單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單→“有效性”，在彈出的如圖2對(duì)話框中將軟件默認(rèn)的最大值“8”改為“1”，然后，將“出錯(cuò)警告”標(biāo)簽里的“錯(cuò)誤信息”也改成要求的內(nèi)容。
3、 重新加鎖
重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護(hù)公式的安全，由于表格中需要設(shè)置的單元格均已預(yù)設(shè)好，這里只需點(diǎn)擊“工具”菜單→“保護(hù)→保護(hù)工作表”即可完成表格的加鎖工作。
小提示：加鎖后的考勤表首次打開(kāi)后會(huì)自動(dòng)停在“單位”一格中，這時(shí)，用Tab鍵會(huì)自動(dòng)在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn)，方便進(jìn)行操作。
三、制作其它員工的考勤表
1、復(fù)制考勤表
大家也許都會(huì)發(fā)現(xiàn)，這時(shí)的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其它人的數(shù)據(jù)呢？方法是，右鍵點(diǎn)擊最底下“Sheet 1”標(biāo)簽，然后選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”在彈出的對(duì)話框中勾選“建立副本”后確定即可。
2、 重命名考勤表
為便于查找，我們將復(fù)制好的幾個(gè)考勤表標(biāo)簽均改為該員工的姓名。雙擊標(biāo)簽名，然后輸入該員工名字即可。
四、為考勤表增設(shè)密碼
由于考勤記錄涉及到方方面面的問(wèn)題，所以一定要保證其它人員無(wú)法擅自修改或查看該表。方法就是設(shè)置打開(kāi)與編輯密碼。點(diǎn)擊“文件”菜單“另存為→工具→常規(guī)選項(xiàng)”，在如圖4的對(duì)話框中設(shè)置“打開(kāi)權(quán)限密碼”和“編輯權(quán)限密碼”項(xiàng)中輸入您的密碼后保存文件即可。
小提示：“打開(kāi)權(quán)限密碼”含義是每當(dāng)打開(kāi)該表格時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示輸入密碼，當(dāng)密碼不正確時(shí)，將無(wú)法看到表格內(nèi)容。“修改權(quán)限密碼”的含義是沒(méi)有提供正確的密碼時(shí)將無(wú)法實(shí)施修改，但可以直接看到表格內(nèi)容
五、總結(jié)
經(jīng)過(guò)上面幾步操作，相信您已經(jīng)制作出一個(gè)可以幫您應(yīng)付普通考勤統(tǒng)計(jì)的表格了，要是您對(duì)Excel的使用很熟悉，還可以在里面新建一個(gè)匯總表，然后通過(guò)自動(dòng)調(diào)用各表匯總數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)排假，部門(mén)考勤匯總等工作，或者直接將績(jī)效考核公式代入其中，讓計(jì)算機(jī)直接生成當(dāng)月工資單。
也許您曾想過(guò)用Excel編幾個(gè)函數(shù)來(lái)解決，但繁瑣的計(jì)算公式可能讓您放棄了這個(gè)念頭，其實(shí)Excel2003的模板里就有一個(gè)建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡(jiǎn)單的設(shè)置就好了。
一、激活考勤表模板
之所以在這里叫激活，是因?yàn)樗谀J(rèn)時(shí)沒(méi)有安裝的，所以，您最好先把Office2003安裝光盤(pán)準(zhǔn)備好，然后，點(diǎn)擊“新建”菜單“新建工作簿→本機(jī)上的模板→電子方案表格→考勤記錄”，當(dāng)它提示您插入光盤(pán)時(shí)按照屏幕提示做就行了。稍后，就會(huì)看到一個(gè)漂亮的考勤表界面。如圖1。
二、更改默認(rèn)設(shè)置
既然是電子考勤簿，那么有三點(diǎn)是最為重要的，一是自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，二是外人不能隨意修改，三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯(cuò)，比如把病假輸成-1，恐怕誰(shuí)也搞不懂是什么意思，接下來(lái)我們就來(lái)說(shuō)說(shuō)這三點(diǎn)。
1、 解鎖考勤表
新考勤表默認(rèn)是加鎖狀態(tài)，除了輸入數(shù)據(jù)外，我們將無(wú)法對(duì)其作任何操作，因此，首先要點(diǎn)擊“工具”菜單→“保護(hù)→撤銷工作表保護(hù)”來(lái)對(duì)其解鎖。
2、 修改允許數(shù)據(jù)
我們要求用數(shù)字1來(lái)代表該員工當(dāng)天因故休假，用空值代表當(dāng)天未休假。所以，要設(shè)置每個(gè)單元格只能接受數(shù)字1或空，除了這兩個(gè)值以外的其它字符將提示輸入錯(cuò)誤。
用鼠標(biāo)拖選1月1日至12月31日所有單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單→“有效性”，在彈出的如圖2對(duì)話框中將軟件默認(rèn)的最大值“8”改為“1”，然后，將“出錯(cuò)警告”標(biāo)簽里的“錯(cuò)誤信息”也改成要求的內(nèi)容。
3、 重新加鎖
重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護(hù)公式的安全，由于表格中需要設(shè)置的單元格均已預(yù)設(shè)好，這里只需點(diǎn)擊“工具”菜單→“保護(hù)→保護(hù)工作表”即可完成表格的加鎖工作。
小提示：加鎖后的考勤表首次打開(kāi)后會(huì)自動(dòng)停在“單位”一格中，這時(shí)，用Tab鍵會(huì)自動(dòng)在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn)，方便進(jìn)行操作。
三、制作其它員工的考勤表
1、復(fù)制考勤表
大家也許都會(huì)發(fā)現(xiàn)，這時(shí)的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其它人的數(shù)據(jù)呢？方法是，右鍵點(diǎn)擊最底下“Sheet 1”標(biāo)簽，然后選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”在彈出的對(duì)話框中勾選“建立副本”后確定即可。
2、 重命名考勤表
為便于查找，我們將復(fù)制好的幾個(gè)考勤表標(biāo)簽均改為該員工的姓名。雙擊標(biāo)簽名，然后輸入該員工名字即可。
四、為考勤表增設(shè)密碼
由于考勤記錄涉及到方方面面的問(wèn)題，所以一定要保證其它人員無(wú)法擅自修改或查看該表。方法就是設(shè)置打開(kāi)與編輯密碼。點(diǎn)擊“文件”菜單“另存為→工具→常規(guī)選項(xiàng)”，在如圖4的對(duì)話框中設(shè)置“打開(kāi)權(quán)限密碼”和“編輯權(quán)限密碼”項(xiàng)中輸入您的密碼后保存文件即可。
小提示：“打開(kāi)權(quán)限密碼”含義是每當(dāng)打開(kāi)該表格時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示輸入密碼，當(dāng)密碼不正確時(shí)，將無(wú)法看到表格內(nèi)容。“修改權(quán)限密碼”的含義是沒(méi)有提供正確的密碼時(shí)將無(wú)法實(shí)施修改，但可以直接看到表格內(nèi)容
五、總結(jié)
經(jīng)過(guò)上面幾步操作，相信您已經(jīng)制作出一個(gè)可以幫您應(yīng)付普通考勤統(tǒng)計(jì)的表格了，要是您對(duì)Excel的使用很熟悉，還可以在里面新建一個(gè)匯總表，然后通過(guò)自動(dòng)調(diào)用各表匯總數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)排假，部門(mén)考勤匯總等工作，或者直接將績(jī)效考核公式代入其中，讓計(jì)算機(jī)直接生成當(dāng)月工資單。