上班族比掌握的技能技巧上班更輕松
上班族比掌握的技能技巧上班更輕松
歡迎您來(lái)到學(xué)習(xí)啦,歡迎閱讀這篇文章,希望可以幫到您。
一、誤刪資料恢復(fù)
一不小心刪錯(cuò)了,還把回收站清空了,咋辦啊?只要三步,你就能找回你刪掉并清空回收站的東西。
步驟:
1、單擊“開(kāi)始——運(yùn)行,然后輸入regedit (打開(kāi)注冊(cè)表)
2、依次展開(kāi):HEKEY——LOCAL——MACHIME/SOFTWARE/microsoft/windows/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左邊空白外點(diǎn)擊“新建”,選擇:“主鍵”,把它命名為“645FFO40——5081——101B——9F08——00AA002F954E”再把右邊的“默認(rèn)”的主鍵的鍵值設(shè)為“回收站”,然后退出注冊(cè)表。就OK啦。
3、要重啟計(jì)算機(jī)。
只要機(jī)器沒(méi)有運(yùn)行過(guò)磁盤(pán)整理。系統(tǒng)完好.任何時(shí)候的文件都可以找回來(lái)。也許你已經(jīng)在Excel中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表,也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算,也許你認(rèn)為Excel也不過(guò)如此,甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是Excel全部技巧的百分之一。本專(zhuān)題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。
一、讓不同類(lèi)型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)置。
1.打開(kāi)“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”命令,打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項(xiàng),在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框,將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500,字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000,字體設(shè)置為“棕色”)。
3.設(shè)置完成后,按下“確定”按鈕。
看看工資表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。
二、建立分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)
我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中,為了保持名稱(chēng)的一致性,利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)。
1.在Sheet2中,將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列),在“名稱(chēng)”欄內(nèi),輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列),執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中,單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,選中“序列”選項(xiàng),在下面的“來(lái)源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)),確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列(如D列),再打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,選中“序列”選項(xiàng)后,在“來(lái)源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇相應(yīng)的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。
提示:在以后打印報(bào)表時(shí),如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列,可以選中該列,右擊鼠標(biāo),選“隱藏”選項(xiàng),將該列隱藏起來(lái)即可。
三、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單,將常用的工作簿文檔添加到其中,方便隨時(shí)調(diào)用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo),選“自定義”選項(xiàng),打開(kāi)“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中,選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項(xiàng),再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“常用文檔”)。
2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng)),在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng)),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表”等),建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。重復(fù)上面的操作,多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。
3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等),右擊鼠標(biāo),在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開(kāi)”選項(xiàng),打開(kāi)“分配超鏈接”對(duì)話框。通過(guò)按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作,將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。
4.以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí),只要展開(kāi)“常用文檔”菜單,單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。
提示:盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
四、制作“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄
在編輯專(zhuān)業(yè)表格時(shí),常常需要輸入一些特殊的專(zhuān)業(yè)符號(hào),為了方便輸入,我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令,打開(kāi)“錄制新宏”對(duì)話框,輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中,然后“確定”開(kāi)始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕,然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕,完成宏的錄制。
仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。
2.打開(kāi)“自定義”對(duì)話框,在“工具欄”標(biāo)簽中,單擊“新建”按鈕,彈出“新建工具欄”對(duì)話框,輸入名稱(chēng)——“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”,確定后,即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。
切換到“命令”標(biāo)簽中,選中“類(lèi)別”下面的“宏”,將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”欄上(有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕)。
3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”,仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。
4.右擊某個(gè)命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選“指定宏”選項(xiàng),打開(kāi)“指定宏”對(duì)話框,選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等),確定退出。
重復(fù)此步操作,將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。
5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄,向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號(hào)了。
五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面
有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,用“視面管理器”吧。
1.打開(kāi)需要打印的工作表,用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉,選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo),在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,選“隱藏”選項(xiàng),將不需要打印的行(或列)隱藏起來(lái)。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令,打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框,單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對(duì)話框,輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“上報(bào)表”)后,單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來(lái),并重復(fù)上述操作,“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí),打開(kāi)“視面管理器”,選中需要打印的表格名稱(chēng),單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái),簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就OK了。
六、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序,這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序,也不是按筆畫(huà)順序,怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。
1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令,打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框,進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列(如“機(jī)關(guān),車(chē)隊(duì),一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門(mén)”列中任意一個(gè)單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令,打開(kāi)“排序”對(duì)話框,單擊“選項(xiàng)”按鈕,彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。
七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來(lái)了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域),執(zhí)行“格式→單元格”命令,打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框,在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項(xiàng),然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。
2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下,選中其中的“隱藏”選項(xiàng),按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令,打開(kāi)“保護(hù)工作表”對(duì)話框,設(shè)置好密碼后,“確定”返回。
經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后,上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái),就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示:在“保護(hù)”標(biāo)簽下,請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào),這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時(shí),有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便,何不設(shè)置一下,讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕,選中“打開(kāi)”選項(xiàng)后,“確定”退出。
以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí),中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開(kāi),當(dāng)選中其它單元格時(shí),中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令,打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫(xiě)),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí),只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)?,然后確認(rèn)一下就成了。
十、在Excel中自定義函數(shù)
Excel函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù),來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面,我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù):
1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開(kāi)Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中,執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令,插入一個(gè)新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關(guān)閉窗口,自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景,是襯在整個(gè)工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開(kāi)“工作表背景”對(duì)話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí),是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
十二、用連字符“&”來(lái)合并文本
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。
3.選中E列,執(zhí)行“復(fù)制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框,選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng),按下“確定”按鈕,E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。
提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn),但此時(shí)如果刪除B、C、D列,公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作,將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
十三、生成績(jī)條
常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條”這樣的問(wèn)題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來(lái)實(shí)現(xiàn),這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。
此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中,其中第1行為標(biāo)題,第2行為學(xué)科名稱(chēng)。
1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中;然后,再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此,成績(jī)條基本成型,下面簡(jiǎn)單修飾一下。
3.調(diào)整好行高和列寬后,同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域),按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的邊框列表中,選中“所有框線”選項(xiàng),為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。
4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域,點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標(biāo)左鍵,自A4拖拉至G186單元格區(qū)域,為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印”按鈕,即可將成績(jī)條打印出來(lái)。
十四、Excel幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí),常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令,打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話框,在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”),然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕,系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái),并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。
十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
有時(shí),我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí),需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容,可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令,打開(kāi)“監(jiān)視窗口”,單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕,展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框,用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作,添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后,無(wú)論在哪個(gè)工作表中,只要打開(kāi)“監(jiān)視窗口”,即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。
十六、為單元格快速畫(huà)邊框
在Excel 2002以前的版本中,為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項(xiàng),或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令,展開(kāi)“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫(huà)上邊框。
提示:①如果畫(huà)錯(cuò)了邊框,沒(méi)關(guān)系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫(huà)出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕,在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后,再畫(huà)邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對(duì)角的斜線。
十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度
你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù),或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候,Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告,那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能,對(duì)Excel來(lái)說(shuō),也并不難。
例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中,為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便,我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。所以,我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”,且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí),我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告”卡片中,將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”,并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然,當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí),Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框,告訴你出錯(cuò)原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí),在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,還有許多特殊類(lèi)型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類(lèi)型”啊,“序列大小”啊,“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn),讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開(kāi)Excel,軟件總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián),當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí),我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱(chēng)出現(xiàn)了“工作組”字樣,我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么,我們發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
但是,僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng),然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí),Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框,在這里我們選擇“格式”一項(xiàng),點(diǎn)“確定”后,同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫(xiě)
在Excel中,為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式,也不是數(shù)據(jù)庫(kù),而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字,其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內(nèi)容,Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫(xiě)。
在Excel 2002中,至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是:“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫(xiě);“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫(xiě);“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫(xiě),如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如,我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”,然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”,回車(chē)后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣,如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”,然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”,那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外,從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入,絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法,特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱(chēng)謂的話,最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù),它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況,我們不從左右兩端開(kāi)始,而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí),就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符,也就是第4和第5兩個(gè)字。
二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)十分固定的模式:大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此,實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。其實(shí),只要我們理清思路,找準(zhǔn)函數(shù),只須編寫(xiě)一個(gè)公式,就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信,請(qǐng)看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長(zhǎng)串,不過(guò)含義卻很明確:①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的,則加上“th”后綴;②如果第1原則無(wú)效,則檢查最后一個(gè)數(shù)字,以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無(wú)效,那么就用“th”。因此,基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。
二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)
和財(cái)務(wù)打過(guò)交道的人都知道,在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”,那就是將金額中的空位補(bǔ)齊,或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類(lèi)的符號(hào)。其實(shí),在Excel中也有類(lèi)似的輸入方法,那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號(hào)”,填充位數(shù))”。
比如,我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16位,就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至16位,就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我們想用“#”號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充,則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠?qū)I(yè),要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號(hào)的話,那就改為:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能滿足你的要求。
二十三、創(chuàng)建文本直方圖
除了重復(fù)輸入之外,“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單,就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù),按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表,然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū),將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值,用“wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來(lái)。具體步驟如下:
在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到,一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前,方便直觀,簡(jiǎn)單明了。
二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)
有時(shí)候,我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣,需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問(wèn)題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外,還要?jiǎng)佑?ldquo;TRIM”函數(shù)來(lái)刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達(dá)式來(lái)幫忙:
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串,并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格,然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差,從而得出“空格”的數(shù)量,最后將空格數(shù)+1,就得出單元格中字符的數(shù)量了。
二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式,那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過(guò),我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”,然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng),“確定”后Excel 2002就會(huì)自行安裝了。完成后我們?cè)俅未蜷_(kāi)“工具”菜單,單擊“歐元轉(zhuǎn)換”,一個(gè)獨(dú)立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣,我們可以通過(guò)鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”,然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然,為了使歐元的顯示更顯專(zhuān)業(yè),我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕,這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。
給電腦重做系統(tǒng),自己學(xué)學(xué),可少花錢(qián),哈哈... ...
一、準(zhǔn)備工作:
首先,在啟動(dòng)電腦的時(shí)候按住DELETE鍵進(jìn)入BIOS,選擇 Advanced BIOS Features 選項(xiàng),按Enter鍵進(jìn)入設(shè)置程序。選擇First Boot Device 選項(xiàng),然后按鍵盤(pán)上的Page Up或Page Down 鍵將該項(xiàng)設(shè)置為CD-ROM,這樣就可以把系統(tǒng)改為光盤(pán)啟動(dòng)。
其次,退回到主菜單,保存BIOS設(shè)置。(保存方法是按下F10,然后再按Y鍵即可)
1.準(zhǔn)備好Windows XP Professional 簡(jiǎn)體中文版安裝光盤(pán),并檢查光驅(qū)是否支持自啟動(dòng)。
2.可能的情況下,在運(yùn)行安裝程序前用磁盤(pán)掃描程序掃描所有硬盤(pán)檢查硬盤(pán)錯(cuò)誤并進(jìn)行修復(fù),否則安裝程序運(yùn)行時(shí)如檢查到有硬盤(pán)錯(cuò)誤即會(huì)很麻煩。
3.用紙張記錄安裝文件的產(chǎn)品密匙(安裝序列號(hào))。
4.可能的情況下,用驅(qū)動(dòng)程序備份工具(如:驅(qū)動(dòng)精靈 2004 V1.9 Beta.exe)將原Windows XP下的所有驅(qū)動(dòng)程序備份到硬盤(pán)上(如∶F:Drive)。最好能記下主板、網(wǎng)卡、顯卡等主要硬件的型號(hào)及生產(chǎn)廠家,預(yù)先下載驅(qū)動(dòng)程序備用。
5.如果你想在安裝過(guò)程中格式化C盤(pán)或D盤(pán)(建議安裝過(guò)程中格式化C盤(pán)),請(qǐng)備份C盤(pán)或D盤(pán)有用的數(shù)據(jù)。
二、用光盤(pán)啟動(dòng)系統(tǒng):
(如果你已經(jīng)知道方法請(qǐng)轉(zhuǎn)到下一步),重新啟動(dòng)系統(tǒng)并把光驅(qū)設(shè)為第一啟動(dòng)盤(pán),保存設(shè)置并重啟。將XP安裝光盤(pán)放入光驅(qū),重新啟動(dòng)電腦。剛啟動(dòng)時(shí),當(dāng)出現(xiàn)如下圖所示時(shí)快速按下回車(chē)鍵,否則不能啟動(dòng)XP系統(tǒng)光盤(pán)安裝。如果你不知道具體做法請(qǐng)參考與這相同的-->如何進(jìn)入純DOS系統(tǒng):
光盤(pán)自啟動(dòng)后,如無(wú)意外即可見(jiàn)到安裝界面 ,將出現(xiàn)如下圖所示
全中文提示,“要現(xiàn)在安裝Windows XP,請(qǐng)按ENTER”,按回車(chē)鍵后,出現(xiàn)如下圖所示
許可協(xié)議,這里沒(méi)有選擇的余地,按“F8”后如下圖
這里用“向下或向上”方向鍵選擇安裝系統(tǒng)所用的分區(qū),如果你已格式化C盤(pán)請(qǐng)選擇C分區(qū),選擇好分區(qū)后按“Enter”鍵回車(chē),出現(xiàn)下圖所示
這里對(duì)所選分區(qū)可以進(jìn)行格式化,從而轉(zhuǎn)換文件系統(tǒng)格,或保存現(xiàn)有文件系統(tǒng),有多種選擇的余地,但要注意的是NTFS格式可節(jié)約磁盤(pán)空間提高安全性和減小磁盤(pán)碎片但同時(shí)存在很多問(wèn)題MacOS和98/Me下看不到NTFS格式的分區(qū),在這里選“用FAT文件系統(tǒng)格式化磁盤(pán)分區(qū)(快),按“Enter”鍵回車(chē),出現(xiàn)下圖所示
格式化C盤(pán)的警告,按F鍵將準(zhǔn)備格式化c盤(pán),出現(xiàn)下圖 所示
由于所選分區(qū)C的空間大于2048M(即2G),FAT文件系統(tǒng)不支持大于2048M的磁盤(pán)分區(qū),所以安裝程序會(huì)用FAT32文件系統(tǒng)格式對(duì)C盤(pán)進(jìn)行格式化,按“Enter”鍵回車(chē),出現(xiàn)下圖所示
圖中正在格式化C分區(qū);只有用光盤(pán)啟動(dòng)或安裝啟動(dòng)軟盤(pán) 啟動(dòng)XP安裝程序,才能在安裝過(guò)程中提供格式化分區(qū)選項(xiàng);如果用MS-DOS啟動(dòng)盤(pán)啟動(dòng)進(jìn)入DOS下,運(yùn)行i386winnt進(jìn)行安裝XP時(shí),安裝XP時(shí)沒(méi)有格式化分區(qū)選項(xiàng)。格式化C分區(qū)完成后,出現(xiàn)下圖所示
圖中開(kāi)始復(fù)制文件,文件復(fù)制完后,安裝程序開(kāi)始初始化Windows配置。然后系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)在15秒后重新啟動(dòng)。重新啟動(dòng)后,出現(xiàn)下圖所示
過(guò)5分鐘后,當(dāng)提示還需33分鐘時(shí)將出現(xiàn)如下圖
區(qū)域和語(yǔ)言設(shè)置選用默認(rèn)值就可以了,直接點(diǎn)“下一步”按鈕,出現(xiàn)如下圖
這里輸入你想好的姓名和單位,這里的姓名是你以后注冊(cè)的用戶名,點(diǎn)“下一步”按鈕,出現(xiàn)如下圖
如果你沒(méi)有預(yù)先記下產(chǎn)品密鑰(安裝序列號(hào))就大件事啦!這里輸入安裝序列號(hào),點(diǎn)“下一步”按鈕,出現(xiàn)如下圖
安裝程序自動(dòng)為你創(chuàng)建又長(zhǎng)又難看的計(jì)算機(jī)名稱(chēng),自己可任意更改,輸入兩次系統(tǒng)管理員密碼,請(qǐng)記住這個(gè)密碼,Administrator系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中具有最高權(quán)限,平時(shí)登陸系統(tǒng)不需要這個(gè)帳號(hào)。接著點(diǎn)“下一步”出現(xiàn)如下圖
日期和時(shí)間設(shè)置不用講,選北京時(shí)間,點(diǎn)“下一步”出現(xiàn)如下圖
開(kāi)始安裝,復(fù)制系統(tǒng)文件、安裝網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),很快出現(xiàn)如下圖
讓你選擇網(wǎng)絡(luò)安裝所用的方式,選典型設(shè)置點(diǎn)“下一步”出現(xiàn)如下圖
點(diǎn)“下一步”出現(xiàn)如下圖
繼續(xù)安裝,到這里后就不用你參與了,安裝程序會(huì)自動(dòng)完成全過(guò)程。安裝完成后自動(dòng)重新啟動(dòng),出現(xiàn)啟動(dòng)畫(huà)面,如下圖
第一次啟動(dòng)需要較長(zhǎng)時(shí)間,請(qǐng)耐心等候,接下來(lái)是歡迎使用畫(huà)面,提示設(shè)置系統(tǒng),如下圖
點(diǎn)擊右下角的“下一步”按鈕,出現(xiàn)設(shè)置上網(wǎng)連接畫(huà)面,如下圖所示
點(diǎn)擊右下角的“下一步”按鈕,出現(xiàn)設(shè)置上網(wǎng)連接畫(huà)面,如下圖所示
這里建立的寬帶撥號(hào)連接,不會(huì)在桌面上建立撥號(hào)連接快捷方式,且默認(rèn)的撥號(hào)連接名稱(chēng)為“我的ISP”(自定義除外);進(jìn)入桌面后通過(guò)連接向?qū)Ы⒌膶拵芴?hào)連接,在桌面上會(huì)建立撥號(hào)連接快捷方式,且默認(rèn)的撥號(hào)連接名稱(chēng)為“寬帶連接”(自定義除外)。如果你不想在這里建立寬帶撥號(hào)連接,請(qǐng)點(diǎn)擊“跳過(guò)”按鈕。
在這里我先創(chuàng)建一個(gè)寬帶連接,選第一項(xiàng)“數(shù)字用戶線(adsl)或電纜調(diào)制解調(diào)器”,點(diǎn)擊“下一步”按鈕,如下圖所示
目前使用的電信或聯(lián)通(ADSL)住宅用戶都有帳號(hào)和密碼的,所以我選“是,我使用用戶名和密碼連接”,點(diǎn)擊“下一步”按鈕,如下圖所示
輸入電信或聯(lián)通提供的帳號(hào)和密碼,在“你的ISP的服務(wù)名”處輸入你喜歡的名稱(chēng),該名稱(chēng)作為撥號(hào)連接快捷菜單的名稱(chēng),如果留空系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建名為“我的ISP”作為該連接的名稱(chēng),點(diǎn)擊“下一步”按鈕,如下圖所示
已經(jīng)建立了撥號(hào)連接,微軟當(dāng)然想你現(xiàn)在就激活XP啦,不過(guò)即使不激活也有30天的試用期,又何必急呢?選擇“否,請(qǐng)等候幾天提醒我”,點(diǎn)擊“下一步”按鈕,如下圖所示
輸入一個(gè)你平時(shí)用來(lái)登陸計(jì)算機(jī)的用戶名,點(diǎn)下一步出現(xiàn)如下圖
點(diǎn)擊完成,就結(jié)束安裝。系統(tǒng)將注銷(xiāo)并重新以新用戶身份登陸。登陸桌面后如下圖
六、找回常見(jiàn)的圖標(biāo)
在桌面上點(diǎn)開(kāi)始-->連接到-->寬帶連接,如下圖
左鍵點(diǎn)“寬帶連接”不放手,將其拖到桌面空白處,可見(jiàn)到桌面上多了一個(gè)“寬帶連接”快捷方式。結(jié)果如下圖
然后,右鍵在桌面空白處點(diǎn)擊,在彈出的菜單中選“屬性”,即打開(kāi)顯示“屬性窗口”如下圖
在圖中單擊“桌面”選項(xiàng)卡,出現(xiàn)如下圖
在圖中的左下部點(diǎn)擊“自定義桌面”按鈕,出現(xiàn)如下圖
在圖中的上部,將“我的文檔”、“我的電腦”、“網(wǎng)上鄰居”和“Internet Explorer”四個(gè)項(xiàng)目前面的空格上打鉤,然后點(diǎn)“確定”,再“確定”,你將會(huì)看到桌面上多了你想要的圖標(biāo)。