PPT演示實(shí)用技巧大全

　　PPT的出現(xiàn)為很多公司企業(yè)的日常辦公都帶來了很大的方便，通過PPT，我們可以更直觀地了解內(nèi)容，幻燈片播放形式的演示也使展示過程增添了一份直觀的感覺。其實(shí)PPT的使用還是有很多實(shí)用的技巧可以學(xué)習(xí)的。下面就讓學(xué)習(xí)啦小編為大家一一介紹吧。

　　■突破20次的撤消極限

　　Powerpoint的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但powerpoint默認(rèn)的操作次數(shù)卻只有20次。執(zhí)行“工具-選擇”，擊“編輯”標(biāo)簽卡，在“最多可取消操作數(shù)”中設(shè)置你需要的次數(shù)即可。不過要注意，powerpoint撤消操作次數(shù)限制最多為150次。

　　■利用畫筆來做標(biāo)記

　　利用powerpoint2003放映幻燈片時(shí)，為了讓效果更直觀，有時(shí)我們需要現(xiàn)場在幻燈片上做些標(biāo)記，這時(shí)該怎么辦?在打開的演示文稿中單擊鼠標(biāo)右鍵，然后依次選擇“指針選項(xiàng)-繪圖”即可，這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了，用完后，按ESC鍵便可退出。

　　■快速調(diào)節(jié)文字大小

　　在powerpoint中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號加以解決，其實(shí)我們有一個(gè)更加簡潔的方法。選中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是縮小文字。

　　■計(jì)算字?jǐn)?shù)和段落

　　執(zhí)行“文件-屬性”，在其對話框中選“統(tǒng)計(jì)”選項(xiàng)卡，該文件的各種數(shù)據(jù)，包括頁數(shù)、字?jǐn)?shù)、段落等信息都顯示在該選項(xiàng)卡的統(tǒng)計(jì)信息框里。

　　■輕松隱藏部分幻燈片

　　對于制作好的powerpoint幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時(shí)不顯示出來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側(cè)的窗口中，按Ctrl，分別點(diǎn)擊要隱藏的幻燈片，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”。如果想取消隱藏，只要選中相應(yīng)的幻燈片，再進(jìn)行一次上面的操作即可。

　　■將圖片文件用作項(xiàng)目符號

　　一般情況下，我們使用的項(xiàng)目符號都是1、2、3，a、b、c之類的。其實(shí)，我們還可以將圖片文件作為項(xiàng)目符號，美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項(xiàng)目符號的文本或列表。點(diǎn)擊“格式-項(xiàng)目符號和編號”，在“項(xiàng)目符號項(xiàng)”選項(xiàng)卡中單擊“圖片”，調(diào)出剪輯管理器，你就可以選擇圖片項(xiàng)目符號。在“圖片項(xiàng)目符號”對話框中，單擊一張圖片，再單擊確定。

　　■對象也用格式刷

　　在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設(shè)置等)，可以在設(shè)置好其中一個(gè)以后，選中它，點(diǎn)擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后單擊其它的文本框。如果有多個(gè)文本框，只要雙擊“格式刷”工具，再連續(xù)“刷”多個(gè)對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。其實(shí)，不光文本框，其它如自選圖形、圖片、藝術(shù)字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。

　　■幻燈片放映時(shí)讓鼠標(biāo)不出現(xiàn)Powerpoint幻燈片在放映時(shí)，有時(shí)我們需要對鼠標(biāo)指針加以控制，讓它一直隱藏。方法是：放映幻燈片，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)-箭頭選項(xiàng)”，然后單擊“永遠(yuǎn)隱藏”，就可以讓鼠標(biāo)指針無影無蹤了。如果需要“喚回”指針，則點(diǎn)擊此項(xiàng)菜單中的“可見”命令。如果你點(diǎn)擊了“自動(dòng)”(默認(rèn)選項(xiàng))，則將在鼠標(biāo)停止移動(dòng)3秒后自動(dòng)隱藏鼠標(biāo)指針，直到再次移動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)才會(huì)出現(xiàn)。

　　■改變鏈接文字的默認(rèn)顏色

　　Powerpoint2003中如果對文字做了超鏈接或動(dòng)作設(shè)置，那么powerpoint會(huì)給它一個(gè)默認(rèn)的文字顏色和單擊后的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預(yù)設(shè)的背景色很不協(xié)調(diào)，想更改嗎?那么可以點(diǎn)擊菜單命令“格式-幻燈片設(shè)計(jì)”，在打開的“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格下方的“編輯配色方案…”。在彈出的“編輯配色方案”對話框中，點(diǎn)擊“自定義”選項(xiàng)卡，然后就可以對超鏈接或已訪問的超鏈接文字顏色進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整了。

　　■快速切換輸入法

　　大家知道在excel中通過設(shè)置可以方便地切換輸入法，難道在powerpoint中就沒有這樣的功能嗎?事實(shí)上是有這種功能的：單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，切換到“編輯”選項(xiàng)卡，選中“’自動(dòng)鍵盤’切換”復(fù)選框，單擊確定即可。該設(shè)置對已有文件的編輯非常方便，但在編輯新文件時(shí)卻起不了多大的作用。

　　■巧用文字環(huán)繞方式

　　在Powerpoint/2003中，我們在插入剪貼畫之后可以將它自由旋轉(zhuǎn)，但在word2003中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉(zhuǎn)。其實(shí)，我們只須選中插入的剪貼畫，然后在出現(xiàn)的“圖片”工具欄中點(diǎn)擊“文字環(huán)繞”按鈕，在彈出的文字環(huán)繞方式中選擇除“嵌入型”以外的其它任意一種環(huán)繞方式，該剪貼畫就可以進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)了。此外，如果我們先在Powerpoint中插入剪貼畫，然后將它剪切到word中，也可以直接將它進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)。

　　■快速選擇多個(gè)對象

　　在powerpoint2003中，如果要選擇疊放在一起的若干個(gè)對象時(shí)會(huì)不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時(shí)候，更是如此。不過，我們可以點(diǎn)擊“繪圖”工具欄右側(cè)的三角箭頭(工具欄選項(xiàng))，依次指向“添加或刪除按鈕-繪圖”，然后選中“選中多個(gè)對象”，將它添加到“繪圖”工具欄中，點(diǎn)擊它，會(huì)打開“選擇多個(gè)對象”對話框。我們只要在對話框的對象列表中選中相應(yīng)的那些對象就可以了。這個(gè)按鈕的添加也可以這么做：點(diǎn)擊菜單命令“工具-自定義”，在打開的對話框中點(diǎn)擊“命令”選項(xiàng)卡，然后在“類別”中選“繪圖”，在“命令”欄中選擇“選中多個(gè)對象”，將它拖至工具欄的任意位置。

　　■打造多彩公式

　　在powerpoint中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認(rèn)的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協(xié)調(diào)。其實(shí)，我們可以選中編輯好的公式，然后點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示‘圖片’工具欄”命令。再點(diǎn)擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。

　　■靈活設(shè)置背景

　　大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當(dāng)你需要全屏演示一個(gè)圖表或者相片的時(shí)候。你可以進(jìn)入“格式”菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項(xiàng)之后，你就可以讓當(dāng)前幻燈片不使用母版背景。

　　■防止被修改

　　在powerpoint中點(diǎn)擊“工具-選項(xiàng)-安全性”，然后設(shè)置“修改權(quán)限密碼”即可防止PPT文檔被人修改。另外，還可以將PPT存為PPS格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。

　　■看看powerpoint的特殊播放模式

　　播放PPT文檔時(shí)，點(diǎn)擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動(dòng)默認(rèn)的全屏放映模式，這時(shí)必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時(shí)，按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。

　　■去掉鏈接文字的下劃線

　　向PPT文檔中插入一個(gè)文本框，在文本框輸入文字后，選中整個(gè)文本框，設(shè)置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時(shí)就看不到鏈接文字的下劃線了。

　　■窗口模式下播放PPT

　　在按住Alt鍵不放的同時(shí)，依次按D和V鍵即可。這個(gè)時(shí)候就可在窗口模式下播放PPT了。

　　■一次性展開全部菜單

　　由于工作的關(guān)系，經(jīng)常使用powerpoint發(fā)現(xiàn)它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項(xiàng)，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具-自定義”，單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選定“始終顯示整個(gè)菜單”復(fù)選框，再單擊“關(guān)閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。

　　■巧用鍵盤鋪助定位對象

　　在PPT中有時(shí)候用鼠標(biāo)定位對象不太準(zhǔn)確，按住Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)水平或豎直移動(dòng)對象，可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時(shí)用方向鍵來移動(dòng)對象，可以精確到像素點(diǎn)的級別。

　　■巧讓多對象排列整齊

　　在某幻燈片上插入了多個(gè)對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住Ctrl鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖-對齊或分布”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實(shí)現(xiàn)多個(gè)對象間隔均勻的整齊排列。

　　■打印清晰可讀的PPT文檔

　　通常PPT文稿被大家編輯得圖文聲色并茂，但若把這樣的演示文稿用黑白打印機(jī)打印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白打印機(jī)打印出清晰可讀的演示文稿：

　　首先點(diǎn)擊“工具-選項(xiàng)”命令，單擊“打印”選項(xiàng)卡，在“此文檔的默認(rèn)打印設(shè)置”標(biāo)題下，單擊“使用下列打印設(shè)置”，然后在“顏色/灰度”框中，單擊“純黑白”。

　　確定后在“顏色/灰度”框中選擇“灰度”模式是在黑白打印機(jī)上打印彩色幻燈片的最佳模式，此時(shí)將以不同灰度顯示不同彩色格式;選擇“純黑白”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義;選擇“顏色”模式則可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并將顏色信息存儲(chǔ)在*.prn文件中。當(dāng)選擇“顏色”模式時(shí)，如果打印機(jī)為黑白打印機(jī)，則打印時(shí)使用“灰度”模式。

　　■將聲音文件無限制打包到PPT文件中

　　幻燈片打包后可以到?jīng)]有安裝PPT的電腦中運(yùn)行，如果鏈接了聲音文件，則默認(rèn)將小于100KB的聲音素材打包到PPT文件中，而超過該大小的聲音素材則作為獨(dú)立的素材文件。其實(shí)我們可以通過設(shè)置就能將所有的聲音文件一起打包到PPT文件中。方法是：單擊“工具-選項(xiàng)-常規(guī)”，將“鏈接聲音文件不小于100KB”改大一點(diǎn)，如“50000KB”(最大值)就可以了。

　　■PPT編輯放映兩不誤

　　能不能一邊播放幻燈片，一邊對照著演示結(jié)果對幻燈進(jìn)行編輯呢?答案是肯定的，只須按住Ctrl不放，單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了，此時(shí)幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時(shí)，演示窗口會(huì)最小化，修改完成后再切換到演示窗口就可看到相應(yīng)的效果了。

　　■將PPT演示文稿保存為圖片

　　大家知道保存幻燈片時(shí)通過將保存類型選擇為“Web頁”可以將幻燈片中的所有圖片保存下來，如果想把所有的幻燈片以圖片的形式保存下來該如何操作呢?

　　打開要保存為圖片的演示文稿，單擊“文件-另存為”，將保存的文件類型選擇為“JPEG文件交換格式”，單擊“保存”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)詢問用戶“想導(dǎo)出演示文稿中的所有幻燈片還是只導(dǎo)出當(dāng)前的幻燈片?”，根據(jù)需要單擊其中的相應(yīng)的按鈕就可以了。

　　■PPT圖表也能用動(dòng)畫展示

　　Powerpoint中的圖表是一個(gè)完整的圖形，如何將圖表中的各個(gè)部分分別用動(dòng)畫展示出來了呢?其實(shí)只須右擊圖表，選擇“組合”中的“取消組合”就可以將圖表拆分開來了，接下來就可以對圖表中的每個(gè)部分分別設(shè)置動(dòng)作。

　　■PPT中視圖巧切換

　　當(dāng)你點(diǎn)擊“普通視圖”按鈕時(shí)如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”;再點(diǎn)擊一次“普通視圖”按鈕(不按shift鍵)則可以切換回來。而如果點(diǎn)擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時(shí)，按下shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

　　■PPT2007：隱藏重疊的圖片

　　如果在幻燈片中插入很多精美的圖片，在編輯的時(shí)候?qū)⒉豢杀苊獾刂丿B在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時(shí)消失呢?方法如下：

　　首先單擊“開始”選項(xiàng)卡，找到“編輯”功能組，再點(diǎn)擊“選擇→選擇窗格”，在工作區(qū)域的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當(dāng)前幻燈片上的“形狀”，并且在每個(gè)“形狀”右側(cè)都有一個(gè)“眼睛”的圖標(biāo)，單擊想隱藏的“形狀”右側(cè)的“眼睛”圖標(biāo)，就可以把檔住視線的“形狀”隱藏起來了。