很多時(shí)候僅僅坐在計(jì)算機(jī)前效率并不能自動(dòng)地得到提高,我們必須學(xué)會(huì)更好地利用計(jì)算機(jī)。今天學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹下電腦辦公實(shí)用技巧吧。

　　電腦辦公實(shí)用技巧

　　關(guān)閉WPS里討厭的廣告

　　問(wèn)：話說(shuō)天下沒(méi)有白吃的午餐，每天打開(kāi)WPS都會(huì)出現(xiàn)熱點(diǎn)，只能關(guān)閉;而默認(rèn)打開(kāi)的稻殼兒模板，需要加載很長(zhǎng)時(shí)間，里面還有廣告。有辦法把它們都關(guān)閉嗎?

　　答：還算金山比較厚道，只是默認(rèn)打開(kāi)這些推送，并沒(méi)有不讓用戶關(guān)閉。在WPS工作界面的左上角有一個(gè)向下的箭頭，點(diǎn)開(kāi)后進(jìn)入“選項(xiàng)”界面，在左側(cè)選擇“視圖”，右側(cè)就會(huì)出現(xiàn)“定閱WPS熱點(diǎn)”的選項(xiàng)，勾選“不再顯示”即取消訂閱。至于默認(rèn)打開(kāi)的稻殼兒模板，只要點(diǎn)擊右下角的設(shè)置，在彈出的窗口中，將新建頁(yè)面設(shè)置成“新建空白頁(yè)”就可以了。

　　給PDF文件瘦瘦身

　　問(wèn)：公司搞了個(gè)新項(xiàng)目，要做大批的文件，以PDF電子檔的形式。奇怪的是，我也沒(méi)在里面插多少圖片，可保存后，文件容量都在30MB以上，對(duì)方總說(shuō)太大了，郵件沒(méi)辦法收下來(lái)。

　　答：通常，一份PDF文件中會(huì)包含注釋等內(nèi)容，在刪除了注釋和頁(yè)面后，這些數(shù)據(jù)仍會(huì)保存在文檔中。如需要減小文件容量，可以用福昕風(fēng)騰PDF套件進(jìn)行以下兩種方式的操作：一是PDF優(yōu)化，以降低圖片精度，調(diào)整字體;二是減少文件大小，類(lèi)似清理垃圾。你還可以點(diǎn)擊“審計(jì)可用空間”按鈕來(lái)查看PDF文件中各部分內(nèi)容的大小，這樣你就能夠知道，到底是哪些內(nèi)容撐大了文件，是圖片還是嵌入字體?然后可根據(jù)情況來(lái)替換。

　　Photoshop中白色變成黃色

　　問(wèn)：系統(tǒng)重裝之后，順帶升級(jí)了一下Photoshop，可是麻煩來(lái)了，無(wú)論是拾色器也好，默認(rèn)背景也好，白色通通變成了黃色，各種調(diào)整都改不回來(lái)。最奇怪的是，新建的圖片在我電腦看是黃色的，在其他電腦上打開(kāi)卻是白色的。

　　答：這其實(shí)是ICC顏色配置的問(wèn)題，發(fā)生在Win7自動(dòng)更新下載了顯示器的驅(qū)動(dòng)后，顯示器的顏色配置文件自動(dòng)改為新下載的，導(dǎo)致顯卡和顯示器的顏色配置不兼容。打開(kāi)控制面板，在右上角搜索欄輸入“顏色管理”， 再打開(kāi)“顏色管理”。在“設(shè)備”選項(xiàng)里，點(diǎn)“設(shè)備”下拉列表，選擇“顯示器”?？赡苣惆惭b過(guò)顯示器的驅(qū)動(dòng)程序，下面的配置文件中會(huì)有一個(gè)默認(rèn)的配置文件，勾選“使用我對(duì)設(shè)備的配置”，刪除當(dāng)前ICC配置。再點(diǎn)下面的“添加”按鈕，添加“sRGB IEC61966-2.1”，問(wèn)題即可解決。

　　電腦辦公實(shí)用word技巧

　　讓W(xué)ord認(rèn)識(shí)WPS2000/WPS Office文件 目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國(guó)金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無(wú)法讀取WPS Office文檔!其實(shí)，以前我們?cè)浀迷贠ffice2000安裝光盤(pán)上有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無(wú)法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會(huì)彈出如圖1所示的界面，點(diǎn)下“確定”鈕，該程序會(huì)自動(dòng)地判斷出你有沒(méi)有安裝過(guò)轉(zhuǎn)換器，并會(huì)自動(dòng)為你安裝。以后打開(kāi)Word后，在“打開(kāi)”對(duì)話框中的“文件類(lèi)型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項(xiàng)，選擇需要編輯的WPS文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)”后即可直接打開(kāi)WPS Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。其實(shí)，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕?ldquo;文件”→“建立新文件”命令，打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件，而不會(huì)打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框)，點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項(xiàng)目(但如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序，并會(huì)提示你插入Office2000光盤(pán))，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。

　　快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時(shí)往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí)我們固然可以使用Word2000打開(kāi)該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動(dòng)畫(huà)圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤(pán)。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個(gè)一個(gè)地拷貝、粘貼則相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁(yè)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣)，非常方便。

　　給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多個(gè)文件 在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作，免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤(pán)之苦。其實(shí)，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。

　　合并Word文件 我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化!

　　更改文件默認(rèn)存盤(pán)格式 在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“工具”→“選項(xiàng)”，打開(kāi)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

　　8修復(fù)文件 遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí)，在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序，只不過(guò)它比較隱蔽，你沒(méi)有注意罷了，巧妙地使用它說(shuō)不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過(guò)來(lái)呢。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”→“打開(kāi)”，在打開(kāi)文件對(duì)話框中的文件類(lèi)型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng)，否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目)，再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件，耐心等待一會(huì)兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中，這時(shí)候就麻煩你按一下存盤(pán)圖標(biāo)吧!

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