公司文件的管理有什么方法
公司文件的管理有什么方法
公司的文件是很重要的，一定要做好管理，這現(xiàn)在最常見(jiàn)的公司文件管理方法是什么？公司文件的管理方法由小編來(lái)為大家介紹。
企業(yè)常用文檔管理辦法：需加強(qiáng)安全措施
不管是什么類(lèi)型和什么規(guī)模的企業(yè)，每天所面臨的挑戰(zhàn)就是如何使經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)最大化和進(jìn)行有效的成本管理。這其中就包含企業(yè)的文檔管理，敏捷科技總結(jié)出一個(gè)公司正常管理公司文件的辦法，公司文件發(fā)放、存檔管理辦法大致如下：
1、公司各職能部門(mén)設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作。
2、文件起草打印完畢，需經(jīng)本部門(mén)主管審核簽字，報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后，方可下發(fā)。
3、建立文件發(fā)放登記表，登記表將記錄文件名稱(chēng)、發(fā)放時(shí)間及各部門(mén)、收件人等內(nèi)容。
4、發(fā)文部門(mén)持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表，由各部門(mén)收件人簽字后領(lǐng)取文件。
5、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。
6、各部門(mén)建立本年度各類(lèi)文件文件夾，文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。
7、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理，如有遺漏，盡快與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系補(bǔ)齊。
8、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類(lèi)、裝訂成冊(cè)，存入文件柜備查。
9、公司重要文件按年度、類(lèi)別裝訂造冊(cè)，存入文件柜中，在文件柜門(mén)上附有柜內(nèi)文件目錄。
10、凡借閱重要文件者，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續(xù)。
11、借閱文件要按時(shí)歸還，撤消借條。
12、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，經(jīng)部門(mén)主管審核同意，報(bào)辦公室粉碎銷(xiāo)毀。
這種流程聽(tīng)起來(lái)好像是有條有理，但是肯定很多人沒(méi)有意識(shí)到，在你關(guān)注其它事情的時(shí)候，自己可能已經(jīng)丟失了最寶貴的財(cái)富之一，這就是你的公司數(shù)據(jù)信息。
數(shù)據(jù)安全管理是企業(yè)的主要關(guān)注點(diǎn)，因?yàn)楹芏嘀行⌒推髽I(yè)還沒(méi)有完全意識(shí)到數(shù)據(jù)丟失所會(huì)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)于企業(yè)將會(huì)造成何等嚴(yán)重的損失，僅僅企業(yè)數(shù)據(jù)丟失就可能導(dǎo)致公司20%到25%的總利潤(rùn)虧損!
所以企業(yè)需要使用一套能保護(hù)數(shù)據(jù)的文檔管理系統(tǒng)，敏捷科技的電子文檔管理系統(tǒng)Agile DM，為企業(yè)搭建了一個(gè)電子文檔集中管理的平臺(tái)，具有批量上傳、安全控制、安全下載、版本管理、日志審計(jì)、在線(xiàn)協(xié)作等功能，滿(mǎn)足企業(yè)日常文檔管理中的各種需求，能夠極大的提升員工工作效率、提高文檔安全性。
保護(hù)你的數(shù)據(jù)就是保護(hù)你的商業(yè)信譽(yù)。當(dāng)然，你把這么多的精力放在市場(chǎng)之外是希望能夠保證你的聲譽(yù)永遠(yuǎn)不會(huì)被玷污，數(shù)據(jù)安全管理解決方案不僅可以幫助你采取抵制數(shù)據(jù)泄露的措施，還可以保護(hù)你的企業(yè)身份免受信譽(yù)困擾，更重要是的，可以讓你的企業(yè)避免遭受巨額潛在的經(jīng)濟(jì)損失。這難道不是一個(gè)明智之舉嗎?所以一個(gè)企業(yè)文檔管理軟件是重中之重，是提高企業(yè)效率，縮小人力成本的一個(gè)方案!
如何電腦文件管理
在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無(wú)序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當(dāng)許多人面臨這個(gè)問(wèn)題時(shí)，認(rèn)為硬盤(pán)空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺(tái)新的電腦了。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái)，好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來(lái)，會(huì)為自己日后省下更多的時(shí)間。
文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過(guò)文件夾分類(lèi)被很好地組織起來(lái)，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問(wèn)題目前最理想的方法就是分類(lèi)管理，從硬盤(pán)分區(qū)開(kāi)始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級(jí)的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對(duì)于相當(dāng)數(shù)量的人來(lái)說(shuō)，并不是一件輕松的事，因?yàn)樗麄兞?xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類(lèi)管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無(wú)論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅(jiān)持下來(lái)，形成習(xí)慣。
第一招 發(fā)揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開(kāi)始菜單、資源管理器、保存/打開(kāi)窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開(kāi)、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問(wèn)的文件存儲(chǔ)在這里。至于“我的文檔”存儲(chǔ)在c盤(pán)，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)誤刪除的問(wèn)題，可以在非系統(tǒng)盤(pán)建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì)自動(dòng)移過(guò)去，但如果你使用windows 9x，則需要手工將c：\my documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì)丟失數(shù)據(jù)。
第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)
文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的it自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類(lèi)別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾，
同類(lèi)的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名，同類(lèi)的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開(kāi)。這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。
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