2016如何管理公司檔案
檔案有很多我們需要用到的資料，公司如何做到檔案管理呢?現(xiàn)在的檔案如何才能做到好的管理?小編為你帶來(lái)了“管理公司檔案”的相關(guān)知識(shí)，這其中也許就有你需要的。
3招教你優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理
物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)設(shè)施設(shè)備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費(fèi)等，每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合自身工作實(shí)際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理談些初步認(rèn)識(shí)。
物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)
與一般檔案相比較，物業(yè)公司檔案有其獨(dú)到的特點(diǎn)。正確認(rèn)識(shí)和研究這些特點(diǎn)，有利于掌握物業(yè)公司檔案的客觀規(guī)律，推進(jìn)物業(yè)公司檔案工作的科學(xué)管理，使之更好的服務(wù)于物業(yè)管理工作和業(yè)主。物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為檔案管理的動(dòng)態(tài)性、檔案內(nèi)容的憑證性、檔案利用的局限性等。
物業(yè)公司檔案管理存在的問題
(一)檔案管理動(dòng)態(tài)性與及時(shí)完整收集之間的矛盾
物業(yè)公司檔案中有關(guān)的信息通常會(huì)隨著物業(yè)管理工作的開展而變化，物業(yè)公司檔案管理動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，決定了必須根據(jù)物業(yè)和業(yè)主(物業(yè)使用人)情況的變化，對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容及時(shí)更新補(bǔ)充。現(xiàn)實(shí)工作中，有些物業(yè)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，致使負(fù)責(zé)物業(yè)管理具體運(yùn)營(yíng)操作的部門收到第一手資料后，不能及時(shí)向公司檔案部門移交，相當(dāng)一部分文件材料散存在各個(gè)樓盤管理部門，有的甚至任意雜亂堆放，或者過(guò)了很久以后才零零散散地交給檔案室，導(dǎo)致物業(yè)公司檔案的完整性得不到保障。
(二)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式與要求快速準(zhǔn)確查閱之間的矛盾
目前，相當(dāng)部分小型物業(yè)公司，檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式儲(chǔ)存，尚未采用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，也未實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文本雙套制管理的目標(biāo)。在實(shí)際工作中，由于物業(yè)公司與業(yè)主之間容易發(fā)生經(jīng)濟(jì)利益糾紛，物業(yè)公司的檔案是雙方維權(quán)的重要依據(jù)憑證，同時(shí)公司對(duì)業(yè)主日常生活的服務(wù)，也需要檔案幫助解決問題，檔案的借閱利用率很高，利用者對(duì)查閱的速度和信息內(nèi)容的精準(zhǔn)方面，要求也愈加迫切。傳統(tǒng)的提供原始紙質(zhì)檔案的查閱利用方式繁瑣而復(fù)雜，難以滿足物業(yè)公司實(shí)際工作的要求，查閱速度和精準(zhǔn)性與利用需求的矛盾日益顯現(xiàn)，使物業(yè)檔案的憑證依據(jù)作用難以及時(shí)、有效的發(fā)揮。
(三)檔案利用局限性與檔案人員保密意識(shí)缺失之間的矛盾
物業(yè)公司檔案中的有些內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，使得檔案利用對(duì)象受到一定程度的局限。比如業(yè)主信息聯(lián)系表，里面涉及業(yè)主的姓名，出生年月，家庭地址，固定電話及手機(jī)號(hào)碼，業(yè)主及其家庭主要成員的工作單位，以及業(yè)主的身份證和房產(chǎn)證復(fù)印件等信息。物業(yè)公司檔案人員有義務(wù)為業(yè)主、為公司做好__，不得隨意泄露，這是檔案人員從業(yè)最基本的職業(yè)道德。然而現(xiàn)實(shí)工作中，有些物業(yè)公司對(duì)檔案工作缺乏必要的重視，不注重檔案人員的選配，檔案人員入職門檻低，入職后崗位培訓(xùn)不到位，一些檔案管理人員匆匆上崗，對(duì)物業(yè)檔案管理的基本知識(shí)和起碼要求知之甚少，對(duì)物業(yè)公司檔案和業(yè)主信息的保密要求不了解。由于保密意識(shí)缺失，小則侵犯物業(yè)公司或業(yè)主的利益，大則引來(lái)狀告物業(yè)公司的訴訟官司，使公司承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，造成惡劣的社會(huì)影響，妨礙物業(yè)公司的健康發(fā)展。
優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理的措施
針對(duì)物業(yè)公司檔案管理面臨的情況，必須結(jié)合物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)，正確認(rèn)識(shí)存在的問題，并積極尋求切實(shí)可行的對(duì)策。筆者認(rèn)為，可從以下幾個(gè)方面采取措施。
(一)加大宣傳培訓(xùn)力度，提升全員檔案意識(shí)
物業(yè)公司應(yīng)充分意識(shí)到物業(yè)公司檔案對(duì)于一個(gè)物業(yè)企業(yè)發(fā)展運(yùn)作的重要性。一方面，積極主動(dòng)開展宣傳。在全公司范圍開展檔案工作宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部、業(yè)務(wù)人員，特別是檔案人員的檔案意識(shí)，積極爭(zhēng)取物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)以及各業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作的高度重視，為物業(yè)公司檔案人員定期及時(shí)收集各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的檔案，營(yíng)造積極參與、主動(dòng)配合的氛圍基礎(chǔ)。另一方面，要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極組織公司和基層物業(yè)檔案人員開展崗位專業(yè)培訓(xùn)，并能做到檔案人員入職專業(yè)培訓(xùn)與在職繼續(xù)教育并重，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，使之具備檔案管理要求的基本素養(yǎng)和工作能力。同時(shí)，采取各種激勵(lì)措施，激發(fā)檔案人員的工作活力，不斷提高檔案管理水平，為做好物業(yè)公司檔案管理工作提供充分的人力和物力保障。
(二)創(chuàng)新管理手段，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程
在物業(yè)公司檔案管理過(guò)程中，要結(jié)合物業(yè)公司檔案內(nèi)容構(gòu)成相對(duì)固定的特點(diǎn)，盡快引進(jìn)信息化管理技術(shù)，運(yùn)用專業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)和查詢等功能。必要時(shí)，還可以進(jìn)行有關(guān)檔案的數(shù)字化處理，進(jìn)行電子掃描，檔案信息數(shù)據(jù)用光盤、移動(dòng)硬盤備份。借助信息技術(shù)，使得檔案的憑證依據(jù)和信息參考作用，在提供查閱利用過(guò)程中更加及時(shí)、有效的得以發(fā)揮。同時(shí)，要積極開發(fā)檔案資源，通過(guò)較深層次的信息開發(fā)，提供系統(tǒng)的信息加工材料，提高檔案的使用價(jià)值，更好地為物業(yè)管理業(yè)務(wù)部門和業(yè)主(物業(yè)使用人)服務(wù)，創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(三)強(qiáng)化制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎(chǔ)，要以科學(xué)化、規(guī)范化為目標(biāo)，根據(jù)物業(yè)管理狀況不斷改進(jìn)和創(chuàng)新各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能更好地優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理。要通過(guò)進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)崗位職責(zé)，明確各級(jí)人員的責(zé)任，把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要內(nèi)容和考核依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)制，貫徹落實(shí)實(shí)施。建立涵蓋公司領(lǐng)導(dǎo)，各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范文件材料歸檔和檔案管理的全過(guò)程，使物業(yè)公司檔案工作走上管理規(guī)范化的軌道。
物業(yè)公司檔案管理工作是物業(yè)企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作之一，物業(yè)檔案管理的優(yōu)化與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展密不可分，要充分認(rèn)識(shí)到目前物業(yè)公司檔案管理工作的不足，并想方設(shè)法優(yōu)化完善，使物業(yè)公司檔案更好地發(fā)揮對(duì)于物業(yè)企業(yè)乃至全社會(huì)的利用價(jià)值。
小額貸款公司檔案管理制度
一、基本材料
1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)構(gòu)證明(復(fù)印件)
2.法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托證明書(原件或復(fù)印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)
3.法人(組織機(jī)構(gòu))代碼證(復(fù)印件)、稅務(wù)登記證明(復(fù)印件)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證(復(fù)印件)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書(復(fù)印件)等
4.貸款卡(證)(復(fù)印件)、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級(jí)認(rèn)定書
5.公司合同或章程(復(fù)印件)、成立文件
6.會(huì)計(jì)事務(wù)所出具的驗(yàn)資報(bào)告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細(xì)材料
7.客戶近3年及近期的財(cái)務(wù)報(bào)告(原件或復(fù)印件)，以及有權(quán)部門對(duì)年度財(cái)務(wù)報(bào)表的審查證明、
8.信貸業(yè)務(wù)申報(bào)書
9.開戶證明(復(fù)印件)
10.有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件(復(fù)印件)
13.信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定工作底稿和客戶背景材料
14.與本公司簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議
15.企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制(全套材料)、更名等文件
16.企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料
17.建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書(復(fù)印件)、資質(zhì)等級(jí)證書(復(fù)印件)、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證(復(fù)印件)
18.房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級(jí)證書(復(fù)印件)、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程開工許可證、商品房(預(yù))銷售許可證(如有)
21.信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)書及附件(原件)，有效的商品購(gòu)銷合同
22.董事會(huì)等同意申請(qǐng)信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)
23.第三方提供保證所需文件：
(1)同意保證意向書(原件)
(2)董事會(huì)同意提供擔(dān)保的決議或具有同等效力的證明(原件)
(3)保證人基本情況材料，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、 法定代表人身份證明(原件或復(fù)印件)、簽字樣本(原件)、 法人組織機(jī)構(gòu)代碼證(復(fù)印件)、 貸款證(卡)(復(fù)印件)、 公司合同或章程(復(fù)印件)、 客戶近3年及近期財(cái)會(huì)報(bào)告(原件或復(fù)印件)、 有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件(復(fù)印件)、 擔(dān)保評(píng)價(jià)報(bào)告(原件)、履行保證責(zé)任通知書
24.抵押或質(zhì)押方式所需文件：
(1)同意抵、質(zhì)押意向書(原件)
(2)抵押(質(zhì))物評(píng)估報(bào)告(原件)
(3)評(píng)估單位資格證明(復(fù)印件)
(4)抵押物(質(zhì)物)權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證(復(fù)印件)
(5)有處分權(quán)人同意抵押(質(zhì)押)的證明文件，包括：董事會(huì)同意抵(質(zhì))押的決議或具有同等效力的證明(原件)、 第三人同意提供抵(質(zhì))押的書面申明(原件)、 全體共有人同意抵(質(zhì))押的證明(原件)、 海關(guān)同意抵(質(zhì))押的聲明等(原件)、 國(guó)有資產(chǎn)管理部門對(duì)企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明(原件)、其它有權(quán)機(jī)構(gòu)同意抵(質(zhì))押的證明(原件)
(6)抵(質(zhì))押人有關(guān)身份證明(原件或復(fù)印件)
(7)抵(質(zhì))押物保險(xiǎn)單據(jù)(原件或復(fù)印件)
(8)抵(質(zhì))押登記證明(原件)
(9)質(zhì)物不予掛失的登記證明(原件)
25.信貸業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)報(bào)告(原件)
26.信貸審批決策文件(原件)
27.各類信貸合同(原件)
28.各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同(原件)
29.核定貸款指標(biāo)通知單(放款通知書)
30.貸款轉(zhuǎn)存憑證(提款通知單)
31.信貸業(yè)務(wù)發(fā)放(辦理)后至回收期間
(1)歷次信貸資產(chǎn)檢查報(bào)告及信貸后評(píng)價(jià)報(bào)告(原件)
(2)提前還款申請(qǐng)書
(3)調(diào)整利率通知書
(4)信貸到期通知書
(5)提前歸還貸款通知書
(6)催收利息通知書
(7)逾期貸款(墊款)催收通知書及回執(zhí)
(8)貸款展期申請(qǐng)書及調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告(原件)
(9)展期還款協(xié)議書及擔(dān)保文件(原件)
(10)貸款還款憑證.
(11)不良資產(chǎn)化解專題報(bào)告(原件)
(12)擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書(原件)
(13)起訴通知書回執(zhí)(原件)
(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請(qǐng)書、財(cái)產(chǎn)保全申請(qǐng)書、支付保全申請(qǐng)書、破產(chǎn)清償申請(qǐng)書、強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書、財(cái)產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報(bào)告等文件材料
(15)還款記錄、收回本息結(jié)清憑證(復(fù)印件)
(16)其他需要?dú)w檔的材料
33.企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營(yíng)決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項(xiàng)對(duì)本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報(bào)告
34.有權(quán)部門下達(dá)的下年度投資框架計(jì)劃或建設(shè)單位提出的下年度投資建議計(jì)劃(復(fù)印件)
35.設(shè)備、材料訂貨合同清單
二、保證業(yè)務(wù)另需材料
1.交存保證金的會(huì)計(jì)憑證(原件)
2.出具保函協(xié)議書(原件)
3.反擔(dān)保函
4.墊款通知單
5.收回并注銷的保函(原件)
6.企業(yè)存款帳戶對(duì)賬單(復(fù)印件)
7.其它有關(guān)材料如投標(biāo)須知、中標(biāo)通知、邀請(qǐng)投標(biāo)通知等
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